Tijdens één van mijn trainingen over Professioneel Timemanagement vertelde Kees, een deelnemer aan de training, mij over de vele mailtjes die hij krijgt.
Gevolg was dat hij niet toekomt aan de grotere projecten.
“Die mailtjes bepalen mijn hele dag”, vertelde Kees emotioneel. “Ik voel …
Timeboxing kan helpen om beter grip te krijgen op je planning van je dag of week.
Maar een goede planning wil niet zeggen dat je week perfect verloopt.
De frustratie kan er uit bestaan dat je de geplande dingen niet afkrijgt door tijdlekkage.
Hoe kun je dan deze tijdlekkage beperken en het beste uit je dag halen?
…
Hoe kijk jij tegen deze nieuwe situatie aan van altijd maar thuiswerken tijdens deze corona en harde lockdown periode?
Ben jij een professional die het thuiswerken een positieve verandering vind? Zoals:
Of ben jij iemand die weer terug verlangt naar het werken op kantoor?
Omdat je het praatje mist bij het koffieapparaat of mee kan kijken bij je ervaren collega.
Dit ligt natuurlijk aan je soort werk, persoonlijkheid of ook aan je thuissituatie.
Als je iemand bent die voor zijn gevoel al veel te lang thuiswerkt heb ik een aantal tips. Deze zijn voornamelijk voor jou als je tijdens deze harde corona lockdown periode het volgende herkent: …
We denken van wel, maar in werkelijkheid vergeten we vaak om slim en intelligent te werken.
Productiviteit gaat over slim om gaan met:
Je inspanningen omzetten in een zo groot mogelijk resultaat, met een minimum aan inzet.
Productief zijn is begrijpen hoe je succesvol kan zijn met minder stress en minder moeite door je tijd slimmer te gebruiken.
“Als je het echt zo druk hebt, dan zeg je dat geen drie keer.”
( Citaat van Theo Maassen. Veel collega’s denken dat ze pas belangrijk zijn als ze het druk hebben. )
We hebben het allemaal druk, maar we zijn vaak bezig met de verkeerde activiteiten.
We zouden al onze tijd kunnen besteden aan het lezen en schrijven van e-mails, maar dat levert geen resultaten op.
En het zal ons ook niet dichter bij onze belangrijkste langetermijndoelen brengen.
Als we zeggen: ‘Ik heb het erg druk’, zeggen we eigenlijk: ‘Ik kan niet goed plannen ‘.
We denken vaak dat het plannen van onze tijd betekent dat we zoveel mogelijk activiteiten op de takenlijst zetten. Maar dan ben je weer harder aan het werken in plaats van slimmer.
De manier om slimmer en effectiever te werken, is dat deel van je activiteiten te identificeren, waardoor je de belangrijkste resultaten behaalt voor:
Als je deze activiteiten hebt geïdentificeerd ga je daar de meeste tijd aan besteden.
Gebruik daarvoor het deel van de dag dat je het meest energiek bent.
Voor de momenten dat je minder energiek bent doe je de activiteiten die het minste opbrengen.
Dus slimmer werken is niet meer doen, maar de belangrijke dingen doen als je het meeste energie hebt op de dag.
Ik geeft je 5 tips die je direct al kunt toepassen.
Er zijn drie verschillende soorten afleidingen die ons overdag onderbreken:
Ik ga ze alle drie hieronder voor je langs.
Probeer enkele momenten op de dag te reserveren voor deze digitale afleiders. Zoals vaste mailmomenten.
Je kunt bijvoorbeeld drie momenten plannen om de e-mail te checken:
Ervaar minder afleiding door de notificaties van de sociale media apps uit te zetten en bepaal zelf wanneer jij deze wilt checken. Niet gedurende een activiteit maar tussen twee activiteiten.
Concentratie vasthouden is al niet eenvoudig. Open kantoortuinen of werken in de woonkamer met andere huisgenoten, helpen hier niet bij. Zeker niet als er continue bellende en overleggende collega’s in je directe omgeving zijn.
Probeer te werken in een ongebruikte vergaderruimte, slaapkamer of zolder. Gebruik duidelijke “niet storen”-signalen of investeer in een goede koptelefoon met noice canceling.
Door geconcentreerd te blijven, ben je veel productiever en zal ook de kwaliteit van het werk toenemen.
Bij te weinig energie ga je sneller in op afleidingen. Zorg daarom voor voldoende slaap, sla geen pauzes over tijdens je werk, eet en drink voldoende om met volledig opgeladen batterijen je werk te doen.
Hulpmiddelen tegen afleiding: Acht tips tegen ongewenste interrupties.
Er is niets erger voor je productiviteit dan een onduidelijk doel. Kom je ’s ochtends moeilijk op gang dan helpt het om een plan voor de dag te hebben.
Sluit je werkdag daarom af om al jouw prioriteiten voor de volgende dag vast te stellen op basis van de prioriteiten matrix van Eisenhower.
Zorg dat je de volgende dag start met de belangrijkste taken. Dat zijn vaak de taken waar je voor moet overwerken als je ze niet hebt gerealiseerd.
Mijn lijfspreuk is hiervoor: “Als je geen plan hebt voor de dag, kom je vanzelf in het plan van iemand anders terecht.”
Nog meer hierover weten? Ga naar: Het geheim van beter leren plannen en organiseren van je werk (7 tips)
Moet je wel naar iedere vergadering of deelnemen aan ieder online overleg?
Stel eerst deze vragen voordat je toezegt om deel te nemen:
Wil je hier meer over weten: Zeven tips voor sneller vergaderen
Altijd druk? Volg onze Training
Professional Timemanagement
(fysiek en online live te volgen)
Kun je gedurende de week gelijksoortige taken opsparen en er een vast tijdstip op de dag of in de week voor plannen?
Zoals bij bestellingen doen, facturen maken, betalingen, telefoongesprekken, bijpraten met collega’s en sociale media bijwerken.
Leer “Nee” te zeggen tegen onbelangrijke taken of geef ze alleen de tijd en het belang die ze verdienen!
Laat je niet misleiden door de gebruikelijke verzoeken als “het is dringend”, “zo snel mogelijk”, “het is een kwestie van leven of dood” enz.
Maak van je werkplek geen afvalputje waar alles terechtkomt wat anderen niet willen doen.
En gebeurt dat wel, ruil dan taken uit. Ik doe iets voor jou, wil jij dan nu iets voor mij doen?
Anderen die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 20 apr ONLINE LIVE (bijna vol), 19 mei Rotterdam, 1 jun ONLINE LIVE, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
20 apr ONLINE LIVE (bijna vol), 19 mei Rotterdam, 1 jun ONLINE LIVE, 17 jun Rotterdam, 18 jun Eindhoven, 21 jun Amsterdam, 30 jun Utrecht, etc.
We hebben niet alle data gepubliceerd. Wil je ze allemaal, vraag ze dan aan met onderstaande knop.
Ik wil nu alle trainingsdata en locaties in mijn mailbox
Waarom stel je dingen uit? Je bent niet de enige die last heeft van uitstelgedrag. Want herken je misschien de volgende situatie dat je eerst:
Het gevolg van uitstelgedrag kan zijn, dat je:
Prioriteiten stellen met de timemanagement-matrix methode van Eisenhower en Covey, hoe doe je dat?
Het missen van deadlines op je werk is een pijnlijk onderwerp bij je functioneringsgesprek, slecht voor de relatie met je collega´s en klanten.
Hoe vaak hoor je niet “Je moet je focussen” als je klaagt dat je je doelen niet bereikt?
Wat moet je met een dergelijk generiek advies?
Kijk dan eens naar het model met de kwadranten van de timemanagement prioriteitenmatrix van Dwight Eisenhower en Stephen Covey. Nog interessanter hierbij is het boek van Covey. De 7 Eigenschappen van Effectief Leiderschap. Daar vind je bij eigenschap 3 “Belangrijke zaken eerst.” een uitgebreide uitleg van deze tijdmanagementmatrix.
Eerst even duidelijkheid geven over wat nu urgent is en wat nu belangrijk is.
We leven nu in een bijzondere tijd. Kijk in de media of het journaal en het nieuws wordt beheerst door het coronavirus. Door de intelligente lock-down is bijna iedereen vanuit thuis aan het werk.
Daarbij spelen er een aantal nieuwe uitdagingen. Zoals: …
Je kent die dagen wel, dat tijd voorbij vliegt.
Je begint gemotiveerd om efficiënt te werken, maar na verloop van tijd is het steeds moeilijker om zaken van je lijstje af te handelen.
De tijd glipt tussen je vingers door.
Dan heb je last van tijdrovers, tijdverspillers, tijdsaboteurs en tijdlekkage. …
Alleen ga je sneller, maar met een team kom je verder.
Ken je die uitspraak?
Vaak heb je geen keuze om het alleen te doen.
Je moet in een team functioneren om de organisatiedoelen te bereiken.
Maar ook is teamwork nodig om …
Hoe komt het dat je vaak achteraf pas voelt dat de klus die je hebt afgerond niet de juiste is geweest?
Waarom vergeten wij, bij het kiezen van een volgende taak, de lange termijndoelen?
Wanneer je bekend bent met onderstaande tips, weet je beter dan ooit wat je moet doen om slimmer met je tijd om te gaan. Bovendien heb je straks door, hoe je veel gemakkelijker slimmer omgaat met je tijd. En ga je merken dat je meer voldoening en plezier in je werk zal ervaren. …
Door onze druk bezochte Open Training Professioneel Timemanagement of door onze inspirerende incompany trainingen, workshops en lezingen over plannen en organiseren van je werk, krijg jij en jouw collega’s ook vaardigheden ter voorkoming van tijdlekkage, tijdgebrek, werkstress, ongewenste onderbrekingen en alsmaar durende informatie overvloed van e-mail en interrupties.