Hard werken om succesvol te zijn, is dat genoeg?

We denken van wel, maar in werkelijkheid vergeten we vaak om slim en intelligent te werken.

Productiviteit gaat over slim om gaan met:

• jouw mentale energie,
• jouw kennis,
• en de tijd.

Je inspanningen omzetten in een zo groot mogelijk resultaat, met een minimum aan inzet.

Productief zijn is begrijpen hoe je succesvol kan zijn met minder stress en minder moeite door je tijd slimmer te gebruiken.

Druk-druk-druk

“Als je het echt zo druk hebt, dan zeg je dat geen drie keer.”

( Citaat van Theo Maassen. Veel collega’s denken dat ze pas belangrijk zijn als ze het druk hebben. )

We hebben het allemaal druk, maar we zijn vaak bezig met de verkeerde activiteiten.

We zouden al onze tijd kunnen besteden aan het lezen en schrijven van e-mails, maar dat levert geen resultaten op.

En het zal ons ook niet dichter bij onze belangrijkste langetermijndoelen brengen.

Als we zeggen: ‘Ik heb het erg druk’, zeggen we eigenlijk: ‘Ik kan niet goed plannen ‘.

We denken vaak dat het plannen van onze tijd betekent dat we zoveel mogelijk activiteiten op de takenlijst zetten. Maar dan ben je weer harder aan het werken in plaats van slimmer.

Bekijk eens kritisch je takenlijst

De manier om slimmer en effectiever te werken, is dat deel van je activiteiten te identificeren, waardoor je de belangrijkste resultaten behaalt voor:

• Jouw carrière,
• voor jouw team,
• of voor de organisatie.

Als je deze activiteiten hebt geïdentificeerd ga je daar de meeste tijd aan besteden.

Gebruik daarvoor het deel van de dag dat je het meest energiek bent.

Voor de momenten dat je minder energiek bent doe je de activiteiten die het minste opbrengen.

Dus slimmer werken is niet meer doen, maar de belangrijke dingen doen als je het meeste energie hebt op de dag.

Hoe kun je vandaag al slimmer werken?

Ik geeft je 5 tips die je direct al kunt toepassen.

1 Afleidingen beperken

Er zijn drie verschillende soorten afleidingen die ons overdag onderbreken:

1. digitale media,
2. andere mensen
3. en interne afleidingen.

Ik ga ze alle drie hieronder voor je langs.

A. Digitale media

Probeer enkele momenten op de dag te reserveren voor deze digitale afleiders. Zoals vaste mailmomenten.
Je kunt bijvoorbeeld drie momenten plannen om de e-mail te checken:

• In de ochtend, na het voltooien van de belangrijkste taken,
• Bij terugkeer van je lunchpauze,
• Kort voor het einde van de werkdag.

Ervaar minder afleiding door de notificaties van de sociale media apps uit te zetten en bepaal zelf wanneer jij deze wilt checken. Niet gedurende een activiteit maar tussen twee activiteiten.

B. Andere mensen

Concentratie vasthouden is al niet eenvoudig. Open kantoortuinen of werken in de woonkamer met andere huisgenoten, helpen hier niet bij. Zeker niet als er continue bellende en overleggende collega’s in je directe omgeving zijn.

Probeer te werken in een ongebruikte vergaderruimte, slaapkamer of zolder. Gebruik duidelijke “niet storen”-signalen of investeer in een goede koptelefoon met noice canceling.

Door geconcentreerd te blijven, ben je veel productiever en zal ook de kwaliteit van het werk toenemen.

C. Interne afleidingen

Bij te weinig energie ga je sneller in op afleidingen. Zorg daarom voor voldoende slaap, sla geen pauzes over tijdens je werk, eet en drink voldoende om met volledig opgeladen batterijen je werk te doen.

Hulpmiddelen tegen afleiding: Acht tips tegen ongewenste interrupties.

2. Begin je dag met een plan

Er is niets erger voor je productiviteit dan een onduidelijk doel. Kom je ’s ochtends moeilijk op gang dan helpt het om een plan voor de dag te hebben.

Sluit je werkdag daarom af om al jouw prioriteiten voor de volgende dag vast te stellen op basis van de prioriteiten matrix van Eisenhower.

Zorg dat je de volgende dag start met de belangrijkste taken. Dat zijn vaak de taken waar je voor moet overwerken als je ze niet hebt gerealiseerd.

Mijn lijfspreuk is hiervoor: “Als je geen plan hebt voor de dag, kom je vanzelf in het plan van iemand anders terecht.”

Nog meer hierover weten? Ga naar: Het geheim van beter leren plannen en organiseren van je werk (7 tips)

3. Maak (online) vergaderingen productief

Moet je wel naar iedere vergadering of deelnemen aan ieder online overleg?

Stel eerst deze vragen voordat je toezegt om deel te nemen:

• Is mijn aanwezigheid noodzakelijkerwijs nodig of heb ik voldoende aan de notulen?
• Is mogelijk om op een online aanwezig te zijn, om onnodig reizen te beperken?
• Is er een agenda met de onderwerpen?
• Kunnen we de duur van de vergadering vooraf definiëren of beperken?

Wil je hier meer over weten: Zeven tips voor sneller vergaderen

Altijd druk? Volg onze
Training Timemanagement

4. Groepeer vergelijkbare taken

Kun je gedurende de week gelijksoortige taken opsparen en er een vast tijdstip op de dag of in de week voor plannen?

Zoals bij bestellingen doen, facturen maken, betalingen, telefoongesprekken, bijpraten met collega’s en sociale media bijwerken.

5. Leer nee zeggen

Leer “Nee” te zeggen tegen onbelangrijke taken of geef ze alleen de tijd en het belang die ze verdienen!

Laat je niet misleiden door de gebruikelijke verzoeken als “het is dringend”, “zo snel mogelijk”, “het is een kwestie van leven of dood” enz.

Maak van je werkplek geen afvalputje waar alles terechtkomt wat anderen niet willen doen.

En gebeurt dat wel, ruil dan taken uit. Ik doe iets voor jou, wil jij dan nu iets voor mij doen?

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:

• Eisenhouwer prioriteitenmatrix. Wat is belangrijk en/of urgent.
• Nee zeggen op je werk, en toch gewaardeerd worden.
• Minder afleiding door je te stoppen met je e-mailverslaving.
• Sneller en efficiënter vergaderen. Gebruik deze zeven tips.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 29 jan ONLINE LIVE (bijna vol), 12 feb Utrecht, 17 feb Amsterdam, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.
Tip 109

Coronatijd is een bijzondere tijd

We leven nu in een bijzondere tijd. Kijk in de media of het journaal en het nieuws wordt beheerst door het coronavirus. Door de intelligente lock-down is bijna iedereen vanuit thuis aan het werk.

Daarbij spelen er een aantal nieuwe uitdagingen. Zoals: …

Lees meer Lees meer

Slim omgaan met je tijd is niet vanzelfsprekend

Hoe komt het dat je vaak achteraf pas voelt dat de klus die je hebt afgerond niet de juiste is geweest?

Waarom vergeten wij, bij het kiezen van een volgende taak, de lange termijndoelen?

Wanneer je bekend bent met onderstaande tips, weet je beter dan ooit wat je moet doen om slimmer met je tijd om te gaan. Bovendien heb je straks door, hoe je veel gemakkelijker slimmer omgaat met je tijd. En ga je merken dat je meer voldoening en plezier in je werk zal ervaren. …

Lees meer Lees meer

Goede voornemens moeilijk?

Rond de jaarwisseling hoor je om je heen goede voornemens.

Word je ook regelmatig gevraagd wat je goede voornemens zijn voor het nieuwe jaar?

Wil jij ook meedoen met deze traditie? Dan heb ik hier een aantal goede voornemens die je niet moet doen, maar juist moet laten.

Grote kans dat …

Lees meer Lees meer

Wil jij ook een goed functioneringsgesprek?

Werk je in een organisatie waar je periodiek wordt beoordeeld?

En ben je dan zenuwachtig voor een beoordelings- of functioneringsgesprek?

Dat is nergens voor nodig als je de, in dit artikel beschreven, rode draad van het gesprek zelf in je achterhoofd houdt.

Deze rode draad kun je zelf in het gesprek sturen, zonder dat je leidinggevende hier iets van merkt.

Het is erg eenvoudig. …

Lees meer Lees meer