Drie redenen waarom jouw takenlijst niet werkt

Drie redenen waarom jouw takenlijst niet werkt

Druk-druk-druk

Je bent de hele dag druk bezig geweest, maar je gaat toch ontevreden over je resultaten naar huis.

Van alles al geprobeerd om dit te verbeteren?

Zoals alle taken in je agenda zetten, een lange takenlijst maken, de slimste apps voor je mobiel geïnstalleerd.

Ook de kunst afkijken bij andere collega’s heeft je niet geholpen.

Waarom verbeterd je efficiëntie niet?

Ik som de drie meest voorkomende oorzaken voor je op:

  • Je takenlijst is te lang
  • De takenlijst is niet compleet
  • Je ziet je takenlijst te weinig

Maar er is hoop voor iedereen die één of meerdere van bovenstaande oorzaken bij zich herkent.

Hieronder vind je de oplossingen die ik in mijn timemanagement trainingen en 1 op 1 timemanagement begeleiding aan de deelnemers leer.

Zoals ook hieronder bij Annette.

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement
(fysiek en online live te volgen)

Takenlijst te lang

“Het lijkt wel dat sinds ik een takenlijst maak deze alleen maar langer wordt. Er komen meer taken bij dan ik dagelijks kan afstrepen. Het lijkt wel een slechte horrorfilm.”, vertelde Annette mij met een duidelijke walging op haar gezicht.

Zij is één van de deelnemers van mijn 1 op 1 begeleidingstraject voor Professioneel Timemanagement.

We kijken samen naar haar lijst en ontdekken dat er tussen de dagelijkse taken ook taken voor de langere termijn staan.

Verder zie ik op verschillende plekken gelijksoortige taken.

We starten daarom met het verdelen van de lijst in tweeën.

Een takenlijst voor zaken die echt deze week moeten en een aparte “Later”-lijst die volgende week of nog later aan de beurt komen.

Daarna pakken we de lijst met taken van deze week en sorteren de acties op soort. Daarbij ontdekken wij de volgende soorten taken:

  • Bellen
  • Mailen
  • Zoeken op internet / googlen
  • Lezen en beoordelen
  • Bestellen
  • Nadenken en brainstormen
  • Overige taken

Takenlijst incompleet

Tip:Weer een privéleven zonder je carrière in gevaar te brengen? Dan is Professioneel Timemanagement iets voor jou: Meer weten?

“De lijst is verre van compleet.” zei Annette bedroeft. “Vaak denk ik aan zaken op momenten dat het niet uitkomt”.

Ik vroeg geïnteresseerd: “Kun je mij wat voorbeelden geven.” En ze knikte instemmend en zei “Nou bijvoorbeeld:”

  • Loop ik in het bos met de hond, denk aan dat rapport dat ik moet mailen naar mijn leidinggevende.
  • Zie ik een aantal paarden rennen in de wei, denk aan het teamuitje dat ik moet organiseren.
  • Speelt er salsamuziek op mijn autoradio, herinner ik mezelf aan mijn voornemen voor het volgen van een Latijns-Amerikaanse danscursus.

“Maar je kunt wat doen aan die frustratie.”, stel ik haar gerust.

Het enige wat je op zo’n moment kunt doen is ergens een reminder parkeren.

Waarbij je zorgt dat je deze reminder ziet als het wel uitkomt.

Bijvoorbeeld een notitie maken met pen en papier en die op een zichtbare plek leggen zodat je dit de volgende dag kunt opnemen op je takenlijst.

Of jezelf een mail hierover sturen als herinnering.

Je ziet je takenlijst te weinig

Takenlijst in broekzakHet geldt voor iedere takenlijst en ook voor de takenlijst van Annette.

Als je deze niet regelmatig bijwerkt en zorgt dat deze volledig is, ga je steeds weer denken aan die openstaande taken.

Dat gebeurt dan op het moment dat je er niets mee kunt.

De beste oplossing is:

  • Om de takenlijst aan het begin van de dag er bij te pakken en aan te vullen met de taken die je de vorige dag hebt verzameld.
  • Pak de lijst ook vlak voor de lunch erbij en vul deze dan aan met alle nieuwe verzoeken die via mail, chats, vergaderingen en telefoongesprekken zijn binnen gekomen.
  • Aan het einde van de werkdag doe je hetzelfde en bepaal je alvast de taken die je de volgende werkdag gaat oppakken.
  • Aan het einde van de week kijk je op de “Later”-lijst en bepaal je of er taken naar je takenlijst voor de nieuwe week verplaatst kan worden.

Zo blijft de takenlijst beheersbaar.

Meer hierover

Takenlijst met Microsoft To-Do op je telefoon

Literatuurverwijzing

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

  1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

    Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 3 nov ONLINE LIVE, 10 nov Utrecht, 17 nov Rotterdam, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

  2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

    Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

    Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

    Vraag dan hier een offerte aan.

  5. Ga je graag zelf aan de slag?

    Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Eerstvolgende Cursus Professioneel Timemanagement op

3 nov ONLINE LIVE, 10 nov Utrecht, 17 nov Rotterdam, 23 nov ONLINE LIVE, 7 dec Zwolle, 6 dec Eindhoven, 13 dec Amsterdam, etc.

Meer info Meer data, locaties en prijs Klantervaringen

"Onze trainingen zijn populair. Wil je mee doen met onze training, wacht dan niet te lang met inschrijven."

We hebben niet alle data gepubliceerd. Wil je ze allemaal, vraag ze dan aan met onderstaande knop.

Ik wil nu alle trainingsdata en locaties in mijn mailbox
 

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.

Tip 114