Energiemanagement versus timemanagement: Werk met je biologische klok

Tijd heb je, energie niet altijd

Je kunt je agenda perfect hebben ingericht, je taken netjes hebben gepland en toch aan het einde van de dag het gevoel hebben dat je door een vrachtwagen bent overreden.

Dan ligt het misschien niet aan je timemanagement.

Misschien plan je je tijd wel goed, maar houd je te weinig rekening met je energie.

Bij timemanagement kijken we vooral naar de beschikbare tijd.

Je hebt bijvoorbeeld van 09.00 tot 17.00 uur om je werk te doen. In die acht uur plan je vergaderingen, e-mails, administratie en je belangrijkste taken.

Op papier klopt het allemaal.

Maar je bent geen computer die acht uur lang op dezelfde snelheid blijft draaien.

Je energieniveau verandert gedurende de dag. Je concentratie verandert. Je vermogen om ingewikkelde problemen op te lossen verandert. En ook je behoefte aan pauze en herstel verandert.
Toch plannen we ons werk vaak alsof iedere minuut van de werkdag hetzelfde is.

Een leeg blok in je agenda om 16.00 uur?

Mooi. Daar kan die ingewikkelde rapportage wel in.

Alleen jammer als je brein op dat moment denkt:
“Leuk bedacht. Maar ik ben eigenlijk al naar huis.”

Daar komt energiemanagement om de hoek kijken.

Wat is het verschil tussen timemanagement en energiemanagement?

Timemanagement gaat over het effectief gebruiken van de tijd die je hebt.
Je kijkt bijvoorbeeld naar:

• Welke taken moet ik doen?
• Wat heeft prioriteit?
• Hoeveel tijd heb ik beschikbaar?
• Wanneer plan ik een taak?
• Hoe voorkom ik dat mijn agenda helemaal volloopt?

Energiemanagement voegt daar een belangrijke vraag aan toe: Wanneer heb ik de energie om deze taak goed uit te voeren?

Dat lijkt een klein verschil, maar het kan grote gevolgen hebben voor hoe je je werkdag organiseert.

Want twee uur werktijd zijn niet automatisch twee uur dezelfde mentale capaciteit.

Het ene uur kun je superscherp zijn. Het volgende uur kan iedere binnenkomende e-mail voelen als een persoonlijke aanval op je concentratie.

Plan je belangrijkste werk op je energierijkste momenten

Je biologische klok speelt een belangrijke rol in je energieniveau en alertheid.

Niet iedereen heeft namelijk op hetzelfde moment van de dag zijn beste concentratie.

• De één wordt ’s ochtends wakker en staat meteen op scherp.
• De ander heeft eerst tijd nodig om überhaupt te ontdekken waar zijn koffie staat.
• En weer iemand anders komt pas later op de dag echt op gang.

Daarom kan het verstandig zijn om je werk niet uitsluitend op basis van de klok aan de muur te plannen.

Kijk ook naar je eigen energiepatroon.

1. Wanneer ben jij meestal het meest alert?
2. Wanneer kun je langere tijd geconcentreerd werken?
3. Wanneer ben je goed in analyseren en ingewikkelde beslissingen nemen?
4. En wanneer merk je dat je vooral behoefte hebt aan eenvoudige taken?

Als je daar zicht op krijgt, kun je je agenda veel slimmer indelen.

Bewaar je beste energie voor je belangrijkste taken

Stel dat je merkt dat je tussen 08.00 en 10.00 uur meestal goed kunt nadenken.

Dan is het zonde om die uren automatisch te vullen met e-mail, vergaderingen en administratieve klusjes.

Je gebruikt dan je beste mentale energie voor taken die misschien helemaal niet zoveel concentratie vragen.

En vervolgens schuif je die belangrijke taak door naar het einde van de werkdag.

Precies op het moment dat je energie begint te dalen.

Dat is een beetje alsof je besluit om een berg te beklimmen zodra je wandelschoenen het lekkerst zitten en vervolgens pas begint wanneer je benen moe zijn.

Draai het eens om. Gebruik je energierijke momenten voor werkzaamheden die veel van je vragen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• schrijven;
• analyseren;
• complexe problemen oplossen;
• belangrijke beslissingen nemen;
• geconcentreerd werken;
• voorbereiden van een belangrijk gesprek.

Je hoeft daarmee niet iedere minuut van je werkdag dicht te timen.

Het gaat er juist om dat je bewust omgaat met de momenten waarop je mentale batterij het meest gevuld is.

En wat doe je als je energie lager is?

Een lager energieniveau betekent niet dat je dan niets meer kunt doen.

Het kan juist een goed moment zijn voor taken die minder mentale inspanning vragen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• e-mail verwerken;
• administratie;
• eenvoudige telefoontjes;
• routinetaken;
• kleine praktische klusjes;
• het voorbereiden van werkzaamheden.

Daarmee voorkom je dat je op je meest vermoeide moment probeert om je moeilijkste taak van de dag op te lossen.

Een ingewikkeld probleem wordt meestal niet eenvoudiger doordat jij inmiddels voor de vierde keer naar hetzelfde Excel-bestand zit te staren.

Kijk niet alleen naar je agenda, maar ook naar je energiebalans

Een volle agenda zegt niets over hoeveel energie je daadwerkelijk beschikbaar hebt.

Een dag met vier vergaderingen kan bijvoorbeeld op papier prima passen.

Maar als die vergaderingen allemaal veel concentratie, sociale interactie en besluitvorming vragen, kan je energieniveau aan het einde van de dag behoorlijk lager zijn.

Dat betekent dat je bij het plannen van je werk niet alleen moet kijken naar: “Past het in mijn agenda?”

Maar ook naar: “Past het bij mijn energieniveau?”

Dat is een belangrijk verschil.

Een taak kan namelijk qua tijd prima passen, maar qua energie helemaal niet.

Leer je eigen energiepatroon kennen

Energiemanagement begint daarom niet met een ingewikkeld systeem.

Het begint met observeren.

Kijk eens een paar dagen bewust naar je werkdag.

Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Wanneer ben ik het meest geconcentreerd?
• Wanneer gaat mijn denkvermogen omhoog?
• Op welke momenten stel ik moeilijke taken het makkelijkst uit?
• Wanneer krijg ik een dip?
• Welke werkzaamheden kosten mij veel energie?
• Welke werkzaamheden geven juist energie?

Je zult misschien ontdekken dat je energie gedurende de dag een bepaald patroon volgt.

En dat patroon is interessante informatie voor je planning.

Je agenda hoeft niet alleen je tijd te beheren

Een agenda wordt vaak gezien als een hulpmiddel om afspraken en taken in tijdvakken te zetten.

Maar je agenda kan meer zijn dan dat.

Je kunt hem ook gebruiken om je energie bewust te verdelen.

Plan bijvoorbeeld niet drie intensieve vergaderingen direct achter elkaar als je weet dat dit je leegtrekt.

Zet waar mogelijk herstelmomenten tussen werkzaamheden die veel van je vragen.

En gebruik je beste concentratieblok voor je belangrijkste taak.

Zo ontstaat er een agenda die niet alleen vertelt wat je wanneer moet doen, maar die ook rekening houdt met hoe je op dat moment waarschijnlijk functioneert.

Dat maakt je planning realistischer.

Timemanagement is dus niet het hele verhaal

Timemanagement blijft belangrijk.

Je kunt tenslotte niet onbeperkt taken blijven verplaatsen omdat je energie toevallig even niet meewerkt.

Maar alleen kijken naar tijd is soms te beperkt.

Je hebt niet alleen een agenda. Je hebt ook een lichaam en een brein.

En die twee trekken zich niet altijd iets aan van wat jij om 14.00 uur in je agenda hebt gezet.

Daarom is de combinatie interessant:

1. Timemanagement helpt je bepalen wanneer je iets doet.
2. Energiemanagement helpt je bepalen wanneer je het beste moment hebt om het te doen.

Samen zorgen ze voor een veel realistischer manier van plannen.

Plan dus niet alleen met de klok

De belangrijkste vraag bij het plannen van je werkdag is misschien niet: “Wanneer heb ik tijd?”

Maar: “Wanneer heb ik de energie om dit goed te doen?”

Dat betekent niet dat je voortaan je hele werkdag moet organiseren rond je biologische klok.

Het betekent wel dat je er rekening mee kunt houden.

Want als je weet wanneer jouw brein meestal op volle kracht draait, waarom zou je die informatie dan niet gebruiken?

Je plant je belangrijkste taken immers ook niet bewust op het moment waarop je weet dat je het minst scherp bent.

Of nou ja, dat zou je natuurlijk kunnen doen. Maar dan is de kans groot dat je aan het einde van de middag naar je scherm zit te kijken en denkt:
“Waarom leek dit vanochtend eigenlijk zo’n goed idee?”

Aan de slag met jouw energie

Begin morgen eens met één simpele verandering.

Kies één belangrijke taak die concentratie vraagt.

Plan die niet automatisch in het eerstvolgende lege blok in je agenda.

Kijk eerst naar je energieniveau. Wanneer ben jij op je best?

En reserveer dat moment voor werk dat er écht toe doet.

Want misschien hoef je niet méér tijd te managen.

Misschien moet je vooral slimmer omgaan met de energie die je al hebt.

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

Anderen, die dit artikel hebben gelezen, vonden ook dit interessant.

• Een productieve week en toch energie overhouden voor het weekend
• Surfen op je eigen energiegolf
• Snoei je taken. Hoe jij meer tijd wint voor wat echt telt..

Vond je dit artikel nuttig?

Help Google om je in de toekomst sneller de beste tips te tonen. Met één klik kun je onze website instellen als jouw favoriete bron. Google laat onze artikelen en adviezen dan sneller aan jou zien wanneer je zoekt naar rust en productiviteit. Druk op de knop en zet het vinkje achter de EenHelderHoofd aan te zetten. Voeg Een Helder Hoofd toe als voorkeursbron op Google

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 7 sep Eindhoven, 23 sep Rotterdam, 23 sep Den Haag, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je afdeling of team productiever wordenn?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Stel je vraag aan mij (Eric) via 073-6 232 804 of stel je vraag via mail, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.