Waarom is multitasken een illusie?
Waarom tegelijkertijd mailen en vergaderen je productiviteit met 40% verlaagt?
We kennen allemaal wel zo iemand. Die tijdens een online vergadering driftig e-mails beantwoordt, ondertussen een appje stuurt, een slok koffie neemt en tussendoor instemmend knikt alsof hij elk woord heeft gehoord.
Op het eerste gezicht lijkt het indrukwekkend. In werkelijkheid lijkt het meer op een jongleur die steeds meer ballen de lucht in gooit, totdat er eentje op zijn hoofd belandt.
Ons brein is namelijk geen Zwitsers zakmes dat alles tegelijk kan.
Het lijkt eerder op een spoorwissel: er kan maar één trein tegelijk overheen.
Iedere keer dat je van taak wisselt, moet de wissel opnieuw worden omgezet.
Dat kost tijd, energie en concentratie.
De grote schijnvertoning
Multitasken klinkt modern. Efficiënt zelfs.
Alsof je met één hand een rapport schrijft en met de andere de wereld redt.
Maar neurowetenschappers zijn er al jaren over eens: bij denkwerk bestaat multitasken eigenlijk niet.
Wat we doen is razendsnel schakelen tussen verschillende taken. En elke keer dat we overschakelen, betaalt ons brein een kleine tol.
Vergelijk het met een kok die vijf pannen tegelijk in de gaten probeert te houden.
Hij rent van fornuis naar fornuis, vergeet waar het zout al in zit en ontdekt uiteindelijk dat de aardappelen overkoken terwijl de saus aanbrandt.
Hij was de hele tijd druk, maar niet per se effectief.
De verborgen rekening
Veel mensen denken tijd te winnen door tijdens een vergadering hun mailbox leeg te werken.
In werkelijkheid gebeurt precies het tegenovergestelde.
Onderzoek laat zien dat voortdurend schakelen tussen taken de productiviteit met ongeveer 40 procent kan verminderen. Bovendien stijgt het aantal fouten en duurt het langer voordat een taak echt is afgerond.
Dat komt doordat ons werkgeheugen telkens opnieuw moet “opladen”.
Iedere onderbreking vraagt kostbare minuten om weer volledig in de taak te komen.
Die minuten lijken onschuldig, maar tel ze eens op over een werkdag vol notificaties, telefoontjes en e-mails. Je verliest al snel tientallen minuten, soms zelfs uren.
“Ik kan daar wél tegen”
Iedere werkvloer heeft er minstens één: de zelfverklaarde multitaskkampioen.
Hij beweert moeiteloos te kunnen vergaderen, appen, mailen én luisteren.
Maar ons brein trekt zich weinig aan van zelfvertrouwen.
Ook mensen die denken uitzonderlijk goed te kunnen multitasken, blijken in onderzoeken niet beter te presteren.
Vaak juist het tegenovergestelde. Het gevoel dat alles onder controle is, blijkt vooral een prettig sprookje dat ons brein zichzelf vertelt.
Vrouwen beter in multitasken?
Ook dat idee mag naar het rijk der fabelen. Natuurlijk kunnen sommige mensen beter organiseren of routineklussen combineren. Denk aan koken terwijl de wasmachine draait of wandelen terwijl je een podcast luistert.
Die routine gaat meestal prima, maar zodra er iets onverwachts om aandacht vraagt, staat de pan zo weer buiten focus.
Lijkt erop dat aangebrand eten geen kwestie van geslacht is, maar van afleiding.
Zodra twee activiteiten allebei denkwerk vragen, gelden voor iedereen dezelfde spelregels. Het brein kiest, altijd.
De notificatie is de nieuwe deurbel
Stel je voor dat tijdens elk gesprek iemand onverwacht aanbelt.
Even open doen.
Terug naar binnen.
Weer aanbellen.
Nog eens open doen.
Na een tijdje zou niemand nog een fatsoenlijk gesprek kunnen voeren.
Toch laten we ons werk voortdurend onderbreken door piepjes, trillingen en pop-ups.
Iedere melding trekt onze aandacht weg van waar we mee bezig zijn. Vaak duurt het veel langer om weer volledig geconcentreerd te raken, dan we zelf beseffen.
Wat werkt dan wel?
31 augustus iets voor jou: Meer weten?
De oplossing is verrassend eenvoudig: geef je brein rust om één ding tegelijk te doen.
Werk bijvoorbeeld in blokken van ongeveer 30 tot 45 minuten.
Zet meldingen uit, sluit je mailbox en richt je aandacht volledig op één taak.
Pas daarna neem je een korte pauze of werk je je berichten bij.
Die manier van werken voelt misschien minder spectaculair dan voortdurend schakelen, maar levert uiteindelijk meer op en kost minder energie.
Tot slot
Multitasken is als proberen om vijf televisieprogramma’s tegelijk te volgen met één afstandsbediening.
Je bent voortdurend aan het zappen, maar aan het einde van de avond weet je eigenlijk niet meer waar het allemaal over ging.
Dus de volgende keer dat je tijdens een vergadering de verleiding voelt om “heel even” je mailbox te openen, stel jezelf dan één vraag: wil ik druk lijken, of wil ik echt productief zijn?
Je brein kent het antwoord allang.
Professional Timemanagement
Anderen, die dit artikel hebben gelezen, vonden ook dit interessant.
- Wat is het verschil tussen druk en productief?
- Overprikkeld brein? Leer efficiënt werken.
- Task batching, slimmer werken met minder afleiding.
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 13 juli Utrecht, 31 aug Amsterdam, 7 sep Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je afdeling of team productiever wordenn?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stel je vraag via mail, voor een gratis en vrijblijvend advies.
De Eat That Frog-methode is speciaal ontwikkeld voor mensen die regelmatig worstelen met uitstelgedrag. Op kantoor gebeurt dit vaker dan we denken. 
Je kent het wel, dat glimmende advies uit de zelfhulpboeken voor productiviteit: “Bekijk je mail maar twee keer per dag op vaste tijden.”
Uitstelgedrag voorkomen met deze drie tactiekenNiet harder werken. Slimmer werken.
Zelfdiscipline betekent niet dat je verandert in een productiviteitsrobot die plezierloos kleurcodes in Excel-tabellen zet.
Zonder plan ben je in feite een kapitein die hoopt dat de wind hem toevallig naar de juiste haven blaast.
Niet alles wat schreeuwt heeft ook echt honger.
Je werkt aan een belangrijk rapport, maar checkt tussendoor
Ooit geprobeerd om 37 openstaande taken, 12 losse ideeën en die ene “niet vergeten!” allemaal tegelijk in je hoofd te bewaren?
Je kent ‘m vast, die innerlijke stem die zegt:
Komt jouw werkdruk ook altijd onaangekondigd binnen, samen met die overvolle agenda en je lieve collega’s met ‘nog even snel een vraagje’?