Tem de notificatiemonsters en blijf afleiding de baas

Strategieën om de constante stroom van Teams, Whatsapp en e-mail de baas te blijven.

Je opent je laptop en dan:

• Een Teams-melding. Ping!
• Een e-mail. Ping!
• Een Whatsapp-bericht. Ping!

En voordat je goed en wel aan je eerste taak bent begonnen, heeft je aandacht al drie overstappen gemaakt.

Als je bij iedere notificatie reageert, geef je anderen onbewust de afstandsbediening van jouw werkdag.

Welkom in de moderne kantoorjungle. Waar de tijger inmiddels is vervangen door een rood bolletje, een pop-upvenster en een vriendelijk ping.

Het probleem is niet dat Teams, Whatsapp en e-mail bestaan.

Het probleem ontstaat wanneer deze hulpmiddelen bepalen wanneer jij mag nadenken, werken en pauzeren.

Want iedere notificatie lijkt klein.

Maar tientallen kleine onderbrekingen kunnen samen een behoorlijk gat in je werkdag slaan.

Het notificatiemonster woont in je laptop

Notificaties zijn ontworpen om aandacht te trekken.

• Een nieuw berichtje? Even kijken.
• Een collega stelt een vraag? Even antwoorden.
• Een e-mail met een rood bolletje? Toch maar openen.

En voor je het weet, ben je niet meer bezig met de presentatie die om 14.00 uur af moet zijn, maar met een discussie over de kleur van een Excel-grafiek.

Het verraderlijke is dat je vaak denkt: “Ik kijk alleen even.”

Maar “even” bestaat op kantoor zelden.

Je opent een bericht. Je leest iets. Je denkt na. Je reageert. Vervolgens zie je een ander bericht. Dat roept weer een andere gedachte op.

Je aandacht verandert daardoor in een pingpongbal.

• Ping → Teams.
• Pong → e-mail.
• Ping → telefoon.
• Pong → Whatsapp.
• Ping → collega aan je bureau.

En ondertussen ligt je oorspronkelijke taak ergens op tafel te wachten.

Niet iedere melding verdient een onmiddellijke reactie

Een van de belangrijkste strategieën is misschien ook de simpelste:

Niet alles wat binnenkomt, is belangrijk.

Dat klinkt logisch. Toch gedragen veel kantoorwerkers zich alsof ieder binnenkomend bericht een brandalarm is.
Maar er is een belangrijk verschil tussen:

• urgent
• belangrijk
• interessant
• handig om te weten
• iemand wil gewoon snel antwoord

Die laatste categorie is vaak de grootste veroorzaker van digitale onrust.

Een collega stuurt: “Heb je toevallig dat document van vorige week?”

1. Je ziet het bericht.
2. Je stopt met je werk.
3. Je zoekt het document.
4. Je stuurt het door.

En vijf minuten later denk je: “Waar was ik ook alweer mee bezig?”

Dat is precies waar het notificatiemonster zijn tanden in zet.

Maak van je inbox geen to-do-lijst

Een inbox is een verzamelplaats voor binnenkomende informatie.

• Geen agenda.
• Geen prioriteitenlijst.
• En al helemaal geen baas.

Toch behandelen we onze mailbox vaak alsof ieder nieuw bericht automatisch een taak is.

Een e-mail komt binnen en wordt onmiddellijk: “Dit moet ik doen.”

Maar een bericht is nog geen prioriteit.

Een betere vraag is: “Wat betekent dit bericht voor mijn planning?”

• Misschien moet je iets doen.
• Misschien moet je het delegeren.
• Misschien is het alleen informatie.
• Misschien hoeft er helemaal niets mee.

Je hoeft dus niet iedere e-mail te beantwoorden zodra hij binnenkomt.

Sterker nog: als je probeert iedere e-mail direct te verwerken, verander je je werkdag al snel in een permanent postkantoor.

Zet notificaties op dieet

Je hoeft niet meteen alle apps te verwijderen en terug te keren naar een faxapparaat.

Begin kleiner.

Kijk kritisch naar de meldingen die je krijgt.

Zet niet-essentiële notificaties uit

Vraag jezelf per melding af: “Moet ik dit weten zodra het gebeurt?”

Is het antwoord nee?

Dan mag de melding waarschijnlijk uit.

Denk bijvoorbeeld aan:

• nieuwe e-mails
• algemene Teams-kanalen
• Whatsapp-groepen waar je niet actief aan deelneemt
• meldingen van documenten die iemand heeft aangepast
• groepsgesprekken die vooral uit 👍 en “Dank je” bestaan

Niet iedere digitale deurbel hoeft in je hoofd af te gaan.

Werk met communicatiemomenten

In plaats van de hele dag beschikbaar te zijn, kun je ervoor kiezen om meerdere keren per dag berichten te verwerken.
Bijvoorbeeld:

• 09.30 uur – e-mail en Teams
• 12.00 uur – e-mail en Teams
• 15.30 uur – e-mail en Teams

Tussendoor staat je digitale voordeur dicht.

Natuurlijk werkt dit niet voor iedere functie. Als je klantenservice, crisiscommunicatie of een andere rol hebt waarbij directe reactie noodzakelijk is, gelden andere afspraken.

Maar voor veel kantoorwerk is permanente bereikbaarheid helemaal niet noodzakelijk.

Sterker nog: soms is het juist productiever om tijdelijk onbereikbaar te zijn.

Maak onderscheid tussen bereikbaar en beschikbaar

Dit verschil is enorm belangrijk.

A) Bereikbaar zijn betekent dat mensen je kunnen bereiken.
B) Beschikbaar zijn betekent dat jij op dat moment ruimte hebt om aandacht aan hen te geven.

Die twee zijn niet hetzelfde.

Je kunt prima bereikbaar zijn zonder iedere seconde beschikbaar te zijn.

Vergelijk het met een kantoor met een deur.

Een open deur betekent niet automatisch: “Kom maar binnen, ik onderbreek alles.”

Je kunt ook afspraken maken over wanneer de deur openstaat en wanneer niet.

Digitale communicatie heeft precies hetzelfde principe nodig.

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

https://www.eenhelderhoofd.nl/tem-de-notificatiemonsters-afleiding-de-baas/?preview=true

Gebruik je agenda als digitale dijk

Een goede planning beschermt je aandacht.

Plan daarom niet alleen afspraken, maar ook werktijd waarin je niet gestoord wilt worden.

Bijvoorbeeld:

• 09.00 – 10.30 | Focuswerk
• 10.30 – 11.00 | E-mail, Whatsapp en Teams
• 11.00 – 12.00 | Overleg
• 13.00 – 14.30 | Focuswerk
• 14.30 – 15.00 | Communicatie

Je bouwt daarmee als het ware een dijk om je aandacht.

Zonder dijk stroomt alles je dag binnen.

Met een dijk bepaal jij wanneer je het water doorlaat.

Gebruik statussen bewust

Teams heeft niet voor niets statussen als Bezet, Niet storen en Afwezig. Gebruik ze.

Niet als toneelstukje om te doen alsof je ontzettend belangrijk bent, maar als hulpmiddel om je omgeving te laten weten wat er gebeurt.

Bijvoorbeeld: Niet storen – focuswerk tot 10.30 uur.

Daarmee geef je collega’s context.

En nog belangrijker: je geeft jezelf toestemming om niet onmiddellijk te reageren.

Want soms is de grootste afleiding niet de melding zelf.

Het is de gedachte: “Straks denkt iemand dat ik niet werk omdat ik niet reageer.”

Spreek teamregels af

Individuele instellingen helpen, maar communicatie is uiteindelijk ook een teamkwestie.

Als iedereen elkaar de hele dag via vijf verschillende kanalen berichten stuurt, kun je persoonlijk nog zo gedisciplineerd zijn.

Dan blijf je dweilen terwijl de kraan openstaat.

Maak daarom duidelijke afspraken.

Bijvoorbeeld:

• E-mail voor niet-urgente communicatie.
• Teams voor korte werkvragen.
• Een telefoontje voor echte spoed.
• Geen verwachting dat iedereen direct reageert.
• Gebruik @mentions alleen wanneer iemand daadwerkelijk iets moet doen.
• Geen werkberichten buiten afgesproken werktijden, tenzij het echt noodzakelijk is.

Het belangrijkste is niet welk systeem je gebruikt. Het belangrijkste is dat iedereen weet waarvoor je het gebruikt.

De gouden regel: maak urgentie zichtbaar

Een veelvoorkomend probleem is dat alles dezelfde digitale urgentie krijgt.

Een mail met: “Wanneer komt het jou uit om hierover volgende week even te praten?” krijgt dezelfde notificatie als: “De server ligt eruit.”

Dat is natuurlijk vreemd.

Als alles rood knippert, weet je uiteindelijk niet meer wat echt brandt.

Maak daarom afspraken over urgentie.

Bijvoorbeeld:

• Normaal: e-mail of Teams. Antwoord binnen een afgesproken termijn.
• Belangrijk: Teams met duidelijke @mention.
• Spoed: bellen.

Zo voorkom je dat de hele organisatie voortdurend op de digitale snelweg met de alarmlichten aan rijdt.

Bescherm je denkwerk

Niet alle werkzaamheden zijn gelijk.

Een simpele administratieve handeling kun je soms prima combineren met een paar berichten.

Maar voor werkzaamheden waarbij je moet nadenken, schrijven, analyseren of creëren, is iedere onderbreking duurder.

Je moet namelijk niet alleen stoppen.

Je moet daarna ook weer terugvinden:

• Waar was ik?
• Wat wilde ik doen?
• Wat dacht ik net?
• Welke beslissing was ik aan het nemen?

Je brein moet iedere keer opnieuw de draad oppakken.

Daarom is focuswerk het moment waarop je notificatiemonsters vooral buiten de deur moeten blijven.

Probeer de 30-minutenregel

Wil je experimenteren?

Plan morgen één blok van 30 minuten.

Zet gedurende die 30 minuten:

• Teams op niet storen.
• E-mail dicht.
• Whatsapp op stil.
• Telefoon uit het zicht.
• Eén duidelijke taak open.

Niet drie taken. Niet twaalf tabbladen. Eén taak.

Kijk daarna wat er gebeurt.

Waarschijnlijk ontdek je iets opvallends:

• De wereld vergaat niet.
• Er zijn nog steeds collega’s.
• Er zijn nog steeds e-mails.
• Teams bestaat nog.

En jij hebt waarschijnlijk meer gedaan dan tijdens drie uur half werken en half reageren.

Het doel is niet minder communicatie

Het doel is betere communicatie.

We hoeven niet terug naar 1998.

Teams, Whatsapp en e-mail kunnen fantastisch zijn. Ze maken samenwerken sneller, makkelijker en vaak ook leuker.

Maar technologie hoort jou te helpen. Niet andersom.

Je hoeft dus niet alle notificaties te verbannen.

Je moet vooral voorkomen dat ze allemaal tegelijk aan je mouw trekken.

Zie je aandacht als een beperkt budget. Iedere notificatie kost een klein bedrag.

Eén euro lijkt weinig.

Maar als er honderd mensen voor je deur staan die allemaal één euro willen lenen, ben je aan het einde van de dag ineens blut.

Je aandacht werkt ongeveer hetzelfde.

Tem het monster

De oplossing voor digitale overprikkeling is daarom niet ingewikkeld.

Begin met drie vragen:

1. Moet ik dit onmiddellijk weten? Zo nee: notificatie uit.
2. Moet ik hier onmiddellijk op reageren? Zo nee: plan een moment.
3. Is dit echt mijn prioriteit? Zo nee: laat je planning niet kapen.

Je hoeft niet sneller te worden in reageren. Je moet vooral beter worden in bepalen waarop je reageert.

Want een productieve werkdag is niet een dag waarop je 147 berichten hebt beantwoord.

Het is een dag waarop je de dingen hebt gedaan die er daadwerkelijk toe doen.

En misschien is dat wel de beste manier om het notificatiemonster te temmen.

Dus niet proberen het monster sneller te voeren, maar besluiten wanneer het etenstijd is.

En jij?

Hoe vaak word jij tijdens een werkdag uit je concentratie gehaald door Teams, Whatsapp, e-mail of andere meldingen?

Welke notificatie zou jij vandaag het liefst voorgoed het zwijgen opleggen?

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

Anderen, die dit artikel hebben gelezen, vonden ook dit interessant.

• Task batching, slimmer werken met minder afleiding.
• Waarom is multitasken een illusie?
• 5 manieren tegen gijzeling door je mailbox.

Vond je dit artikel nuttig?

Help Google om je in de toekomst sneller de beste tips te tonen. Met één klik kun je onze website instellen als jouw favoriete bron. Google laat onze artikelen en adviezen dan sneller aan jou zien wanneer je zoekt naar rust en productiviteit. Druk op de knop en zet het vinkje achter de EenHelderHoofd aan te zetten. Voeg Een Helder Hoofd toe als voorkeursbron op Google

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 7 sep Eindhoven, 23 sep Rotterdam, 23 sep Den Haag, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je afdeling of team productiever wordenn?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Stel je vraag aan mij (Eric) via 073-6 232 804 of stel je vraag via mail, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.