Je zet die belangrijke grote en moeilijke klus regelmatig op je takenlijst of in je agenda.
Toch start je steeds met die andere urgente taken.
Gevolg is iedere keer een krappe deadline en je ervaart frustratie dat je nog niet begonnen bent met die klus.
…
Als je een project uitvoert is altijd maar weer de vraag hoe je dit binnen de gestelde tijd gaat lukken.
Je wilt de tijd natuurlijk zo efficiënt mogelijk gebruiken.
Daarnaast zijn er oorzaken die de planning in de soep laten lopen. Zoals:
Maar ook nog de voortgang van het project bijhouden en rapporteren, naast het binnen het gestelde budget uitvoeren van het project.
Dit allemaal samen kan overweldigend voelen.
Timemanagement is de belangrijkste pijler onder projectmanagement.
Naast het uitvoeren en management van het project is de factor tijd doorslaggevend voor een succesvol resultaat.
Timemanagement helpt je bij het beter plannen en anticiperen op onverwachte zaken tijdens de uitvoer van het project.
Naast het definiëren van mijlpalen, activiteiten en taken is het inschatten van de doorlooptijd van elk onderdeel noodzakelijk.
Een belangrijke stap hierin is om het project op te splitsen in onderdelen met een duidelijk begin en einde.
Een project kun je zien als een reis.
Deze bestaat uit de volgende vier onderdelen:
Het vertrekpunt is binnen het project het uitgangspunt.
Zoals de huidige situatie, de probleemomschrijving en de opsomming van de belanghebbenden.
De bestemming is het uiteindelijke gewenste resultaat. Wat is de bedoeling en wanneer is het af.
De routebeschrijving is het projectplan.
Dit beschrijft iedere stap van de uitvoering van het project.
Maar ook de wijze van controle en wat het eindresultaat van iedere stap is.
Verder is ook de volgorde van en de afhankelijkheid tussen de stappen belangrijk om te definiëren.
Het vervoermiddel zijn de resources.
Zoals de mensen, materialen, de doorlooptijd en het budget om van het vertrekpunt op de bestemming aan te komen.
Stress, tijdsdruk en geen overzicht over je werk. Kies voor
Gebruik deze belangrijke timemanagementvaardigheden bij de uitvoering van het project en jouw collega’s verbazen zich over hoe goed jij in projectmanagement bent.
Je wordt hierdoor woest aantrekkelijk voor iedere projectleider of opdrachtgever.
Naast dat ene project heb je ook nog andere taken en andere projecten.
Zorg dat van al deze projecten en taken er één plek is waarop alleen jouw taken samenkomen.
Wat het beste werkt is om een takenlijst te maken voor een beperkte tijdsspanne.
Bijvoorbeeld voor één werkweek of desnoods voor één dag.
Zet deze in volgorde van prioriteit. De belangrijkste en urgente taken komen bovenaan.
Blokkeer tijd in je agenda om geconcentreerd te werken aan deze taken.
Focus vasthouden lukt alleen als je zo min mogelijk afleiding ervaart.
Als je deze focustijd in je agenda blokt zien jouw collega’s ook dat ze je niet mogen storen, of dat je beschikbaar bent voor overleggen en vergaderingen.
Focustijd is één van de timemanagementtips die zorgt voor optimaal tijdbeheer.
Net als veel professionals heb je altijd meer te doen dan je tijd hebt.
Langere werkdagen maken wil niet zeggen dat je ook productiever bent.
De manier om meer gerealiseerd te krijgen is om taken te delegeren aan andere van je team of aan een externe partij.
Bijvoorbeeld een uitzendkracht, een ZZP-er of stagiaire.
Geen van bovenstaande tips is de gouden pil die zorgt dat jij de tijd op kantoor onmiddellijk zal verminderen.
Deze vaardigheden vereisen oefening en volharding.
Dus leg de lat in het begin niet te hoog en start met het werken aan je timemanagementvaardigheden.
Bijvoorbeeld door het volgen van onze Training Professioneel Timemanagement of te kiezen voor 1 op 1 begeleiding en coaching op het gebied van plannen en organiseren van je werk.
Anderen die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 26 juni Zwolle, 3 juli Amsterdam, 11 sep Rotterdam, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
Soms is het op je werk druk. Dat kan altijd een keer gebeuren.
Incidenteel te druk zijn is niet het probleem. Structureel te druk zijn wel.
Dan moet je op zoek naar een structurele oplossing.
Je productiviteit gaat omhoog als je stopt met te druk zijn. …
Tijdens één van mijn trainingen over Professioneel Timemanagement vertelde Kees, een deelnemer aan de training, mij over de vele mailtjes die hij krijgt.
Gevolg was dat hij niet toekomt aan de grotere projecten.
“Die mailtjes bepalen mijn hele dag”, vertelde Kees emotioneel. “Ik voel …
Timeboxing kan helpen om beter grip te krijgen op je planning van je dag of week.
Maar een goede planning wil niet zeggen dat je week perfect verloopt.
De frustratie kan er uit bestaan dat je de geplande dingen niet afkrijgt door tijdlekkage.
Hoe kun je dan deze tijdlekkage beperken en het beste uit je dag halen?
…
Hoe kijk jij tegen deze nieuwe situatie aan van altijd maar thuiswerken tijdens deze corona en harde lockdown periode?
Ben jij een professional die het thuiswerken een positieve verandering vind? Zoals:
Of ben jij iemand die weer terug verlangt naar het werken op kantoor?
Omdat je het praatje mist bij het koffieapparaat of mee kan kijken bij je ervaren collega.
Dit ligt natuurlijk aan je soort werk, persoonlijkheid of ook aan je thuissituatie.
Als je iemand bent die voor zijn gevoel al veel te lang thuiswerkt heb ik een aantal tips. Deze zijn voornamelijk voor jou als je tijdens deze harde corona lockdown periode het volgende herkent: …
We denken van wel, maar in werkelijkheid vergeten we vaak om slim en intelligent te werken.
Productiviteit gaat over slim om gaan met:
Het gaat bij productiviteit om jouw inspanningen om te zetten in een zo groot mogelijk resultaat, met een minimum aan inzet.
Productief zijn is begrijpen hoe je succesvol kan zijn met minder stress en minder moeite door je tijd slimmer te gebruiken.
“Als je het echt zo druk hebt, dan zeg je dat geen drie keer.”
( Citaat van Theo Maassen. Veel collega’s denken dat ze pas belangrijk zijn als ze het druk hebben. )
We hebben het allemaal druk, maar we zijn vaak bezig met de verkeerde activiteiten.
Je kunt al je tijd besteden aan het lezen en schrijven van e-mails, maar dat levert dat voldoende resultaten op?
Het zal ons niet dichter bij onze belangrijkste langetermijndoelen brengen.
Als we zeggen: ‘Ik heb het erg druk’, zeggen we eigenlijk: ‘Ik kan niet goed plannen ‘.
Denk je dat het plannen van je tijd betekent dat je zoveel mogelijk activiteiten op je takenlijst of in je agenda zet?
Als je dat doet, ben je weer harder aan het werken in plaats van slimmer.
De manier om slimmer en effectiever te werken, is dat deel van je activiteiten te identificeren, waardoor je de belangrijkste resultaten behaalt voor:
Als je deze activiteiten hebt geïdentificeerd ga je daar de meeste tijd aan besteden.
Gebruik daarvoor het deel van de dag dat je het meest energiek bent.
Voor de momenten dat je minder energiek bent doe je de activiteiten die het minste opbrengen.
Dus slimmer werken is niet meer doen, maar de belangrijke dingen doen als je het meeste energie hebt op de dag.
Ik geef je 5 tips die je direct al kunt toepassen.
Er zijn drie verschillende soorten afleidingen die ons overdag onderbreken:
Ik ga ze alle drie hieronder voor je langs.
Probeer enkele momenten op de dag te reserveren voor deze digitale afleiders.
Zoals vaste mailmomenten.
Je kunt bijvoorbeeld drie momenten plannen om de e-mail te checken:
Ervaar minder afleiding door het uitzetten van de notificaties op je mobiel en je computer.
Daardoor neem je zelf de regie weer in handen en bepaal zelf wanneer jij deze aandacht krijgen.
Check deze dan niet gedurende een activiteit maar tussen twee activiteiten of op vaste momenten.
Concentratie vasthouden is al niet eenvoudig. Open kantoortuinen of werken in de woonkamer met andere huisgenoten, helpen hier niet bij.
Zeker niet als er continue bellende en overleggende collega’s in je directe omgeving zijn.
Probeer te werken in een ongebruikte vergaderruimte, slaapkamer of zolder.
Gebruik duidelijke “niet storen”-signalen of investeer in een goede koptelefoon met noise canceling.
Door geconcentreerd te blijven, ben je veel productiever en zal ook de kwaliteit van het werk toenemen.
Bij te weinig energie ga je sneller in op afleidingen.
Zorg daarom goed voor jezelf, door:
Hulpmiddelen tegen afleiding: Acht tips tegen ongewenste interrupties.
Er is niets erger voor je productiviteit dan een onduidelijk doel.
Kom je ’s ochtends moeilijk op gang dan helpt het om een plan voor de dag te hebben.
Sluit je werkdag daarom af om al jouw prioriteiten voor de volgende dag vast te stellen op basis van de prioriteiten matrix van Eisenhower/Covey.
Zorg dat je de volgende dag start met de belangrijkste taken. Dat zijn vaak de taken waar je voor moet overwerken als je ze niet hebt gerealiseerd.
Mijn lijfspreuk is hiervoor: “Als je geen plan hebt voor de dag, kom je vanzelf in het plan van iemand anders terecht.”
Nog meer hierover weten? Ga naar: Het geheim van beter leren plannen en organiseren van je werk (7 tips)
Moet je wel naar iedere vergadering of deelnemen aan ieder online overleg?
Stel eerst deze vragen voordat je toezegt om deel te nemen:
Wil je hier meer over weten: Zeven tips voor sneller vergaderen
Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement
Kun je gedurende de week gelijksoortige taken opsparen en er een vast tijdstip op de dag of in de week voor plannen?
Zoals bij
Leer “Nee” te zeggen tegen onbelangrijke taken of geef ze alleen de tijd en het belang die ze verdienen!
Laat je niet misleiden door de gebruikelijke verzoeken als:
Maak van je werkplek geen afvalputje waar alles terechtkomt wat anderen niet willen doen.
En gebeurt dat wel, ruil dan taken uit.
Ik doe iets voor jou, wil jij dan nu iets voor mij doen?
Anderen die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 26 juni Zwolle, 3 juli Amsterdam, 11 sep Rotterdam, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
Motivatie is het “motief” om iets te doen.
Het zijn persoonlijke drijfveren om tot een prestatie te komen.
Het enige nadeel is dat je vaak het motief uit het oog verliest en de daardoor prestatie achterwege blijft.
Laatst sprak ik Frank, een deelnemer aan onze Training Professioneel Timemanagement.
Frank vertelde mij:
“Ik heb takenlijstjes en ik plan grotere klussen in mijn agenda.
Maar vaak heb ik geen motivatie om de geplande taak op te pakken.
Mijn prestaties zijn daardoor een stuk minder, dan wat ik zou kunnen!”
Herken je wat Frank mij vertelde?
…
Waarom stel je dingen uit?
Je bent niet de enige die last heeft van uitstelgedrag.
Want je herkent vast wel de volgende situaties. Zoals dat je eerst:
Het gevolg van uitstelgedrag kan zijn, dat je:
Prioriteiten stellen met de timemanagement-matrix methode van Eisenhower en Covey, hoe doe je dat?
Het missen van deadlines op je werk is een pijnlijk onderwerp bij je functioneringsgesprek, slecht voor de relatie met je collega´s en klanten.
Hoe vaak hoor je niet “Je moet je focussen” als je klaagt dat je je doelen niet bereikt?
Wat moet je met een dergelijk generiek advies?
Kijk dan eens naar het model met de kwadranten van de timemanagement prioriteitenmatrix van Dwight Eisenhower en Stephen Covey. Nog interessanter hierbij is het boek van Covey. De 7 Eigenschappen van Effectief Leiderschap. Daar vind je in hoofdstuk 3 de “Belangrijke zaken eerst.” een uitgebreide uitleg van deze tijdmanagementmatrix.
Eerst even duidelijkheid geven over wat nu urgent is en wat nu belangrijk is.
Door onze druk bezochte Open Training Professioneel Timemanagement of door onze inspirerende incompany trainingen, workshops en lezingen over plannen en organiseren van je werk, krijg jij en jouw collega’s ook vaardigheden ter voorkoming van tijdlekkage, tijdgebrek, werkstress, ongewenste onderbrekingen en alsmaar durende informatie overvloed van e-mail en interrupties.