Categorie: Timemanagement

Timemanagement binnen projectmanagement, hoe doe je dat?

Timemanagement binnen projectmanagement, hoe doe je dat?

Projecttijdbeheer

Als je een project uitvoert is altijd maar weer de vraag hoe je dit binnen de gestelde tijd gaat lukken.

Je wilt de tijd natuurlijk zo efficiënt mogelijk gebruiken.

Daarnaast zijn er oorzaken die de planning in de soep laten lopen. Zoals:

  • Onverwachte zaken en ad-hoc-klusjes,
  • Andere gelijktijdig lopende projecten,
  • Teamgenoten die iets van je willen,
  • Gewijzigde eisen en vragen van de opdrachtgever of van je leidinggevende

Maar ook nog de voorgang van het project bijhouden en rapporteren, naast het binnen het gestelde budget uitvoeren van het project.

Dit allemaal samen kan overweldigend voelen.

Timemanagement tijdens de voortgang van je project.

Timemanagement is de belangrijkste pijler onder projectmanagement.

Naast het uitvoeren en management van het project is de factor tijd doorslaggevend voor een succesvol resultaat.

Timemanagement helpt je bij het beter plannen en anticiperen op onverwachte zaken tijdens de uitvoer van het project.

Waarom is timemanagement belangrijk binnen projectmanagement?

Naast het definiëren van mijlpalen, activiteiten en taken is het inschatten van de doorlooptijd van elk onderdeel noodzakelijk.

Een belangrijke stap hierin is om het project op te splitsen in onderdelen met een duidelijk begin en eind.

Een project is als een reis in de tijd

Een project kun je zien als een reis.

Deze bestaat uit de volgende vier onderdelen:

  1. Het vertrekpunt,
  2. De bestemming,
  3. De routebeschrijving,
  4. Het vervoermiddel.

1. Het vertrekpunt

Het vertrekpunt is binnen het project het uitgangspunt.

Zoals de huidige situatie, de probleemomschrijving en de opsomming van de belanghebbenden.

2. De bestemming

De bestemming is het uiteindelijke gewenste resultaat. Wat is de bedoeling en wanneer is het af.

3. De routebeschrijving

De routebeschrijving is het projectplan.

Dit beschrijft iedere stap van de uitvoering van het project.

Maar ook de wijze van controle en wat het eindresultaat van iedere stap is.

Verder is ook de volgorde van, en de afhankelijkheid tussen de stappen belangrijk om te definiëren.

4. Het vervoermiddel

Het vervoermiddel zijn de resources.

Zoals de mensen, materialen, de doorlooptijd en het budget om van het vertrekpunt op de bestemming aan te komen.

Stress, tijdsdruk en geen overzicht over je werk. Kies voor
persoonlijke 1 op 1 begeleiding.

Drie belangrijke timemanagementvaardigheden binnen projectmanagement

Gebruik deze belangrijke timemanagementvaardigheden bij de uitvoering van het project en jouw collega’s verbazen zich over hoe goed jij in projectmanagement bent.

Je wordt hierdoor woest aantrekkelijk voor iedere projectleider of opdrachtgever.

1. Scheid de projectentakenlijst van je persoonlijke takenlijst.

Naast dat ene project heb je ook nog andere taken of andere projecten.

Zorg dat van al deze projecten en taken er één plek is waarop alleen jouw taken samenkomen.

Wat het beste werkt is om een takenlijst te maken voor een beperkte tijdsspanne.

Bijvoorbeeld voor één werkweek of desnoods voor 1 dag.

Zet deze in volgorde van prioriteit. De belangrijkste en urgente taken komen bovenaan.

2. Regel een rustige werkplek

Blokkeer tijd in je agenda om geconcentreerd te werken aan deze taken.

Focus vasthouden lukt alleen als je zo min mogelijk afleiding ervaart.

Als je deze focustijd in je agenda blokt zien jouw collega’s ook dat ze jou niet mogen storen, of dat je beschikbaar bent voor overleggen en vergaderingen.

Focustijd is één van de timemanagementtips die zorgt voor optimaal tijdbeheer.

3. Doe niet alles zelf

Net als veel professionals heb je altijd meer te doen dan je tijd hebt.

Langere werkdagen maken wil niet zeggen dat je ook productiever bent.

De manier om meer gerealiseerd te krijgen is om taken te delegeren aan andere van je team of aan een externe partij.

Bijvoorbeeld een externe partij, een ZZP-er of stagiaire.

Leer je tijd effectief te gebruiken

Geen van bovenstaande tips is de gouden pil die zorgt dat jij de tijd op kantoor onmiddellijk zal verminderen.

Deze vaardigheden vereisen oefening en volharding.

Dus leg de lat in het begin niet te hoog en start met het werken aan je timemanagementvaardigheden.

Bijvoorbeeld door het volgen van onze Training Professioneel Timemanagement of te kiezen voor 1 op 1 begeleiding en coaching op het gebied van plannen en organiseren van je werk.

Nog beter hierin worden?

Volg dan onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.
Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 12 september 2022 ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

  1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

    Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 12 okt Amsterdam (bijna vol), 17 okt Utrecht (bijna vol), 7 nov Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

  2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

    Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

    Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

    Vraag dan hier een offerte aan.

  5. Ga je graag zelf aan de slag?

    Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.


Tip 118

Timeboxing de timemanagementmethode die tijdlekkage stopt

Timeboxing de timemanagementmethode die tijdlekkage stopt

Timeboxing helpt bij een goede planning en stopt tijdlekkage

timeboxing tegen tijdlekkageTimeboxing kan helpen om beter grip te krijgen op je planning van je dag of week.

Maar een goede planning wil niet zeggen dat je week perfect verloopt.

De frustratie kan er uit bestaan dat je de geplande dingen niet afkrijgt door tijdlekkage.

Hoe kun je dan deze tijdlekkage beperken en het beste uit je dag halen?

Lees meer Lees meer

Thuiswerken en harde corona lockdown. Hoe blijf je productief? 9 tips

Thuiswerken en harde corona lockdown. Hoe blijf je productief? 9 tips

  • Harde Lockdown dus thuiswerken, zegt het kabinet

Harde lockdown corona thuiswerken tips pandemieHoe kijk jij tegen deze nieuwe situatie aan van altijd maar thuiswerken tijdens deze corona en harde lockdown periode?

Ben jij een professional die het thuiswerken een positieve verandering vind? Zoals:

    • Omdat je geen files en reistijd meer hebt.
  • Dat je niet meer de irritante telefoongesprekken van je collega’s in de kantoortuin hoeft te horen.
  • Of niet meer die langdradige collega hoeft te dulden, met zijn lange verhalen over zijn hobby of favoriete sportclub.

Of ben jij iemand die weer terug verlangt naar het werken op kantoor?

Omdat je het praatje mist bij het koffieapparaat of mee kan kijken bij je ervaren collega.

Dit ligt natuurlijk aan je soort werk, persoonlijkheid of ook aan je thuissituatie.

Als je iemand bent die voor zijn gevoel al veel te lang thuiswerkt heb ik een aantal tips. Deze zijn voornamelijk voor jou als je tijdens deze harde corona lockdown periode het volgende herkent:

Lees meer Lees meer

Hard werken voor succes is niet genoeg – Je zal ook slimmer moeten werken

Hard werken voor succes is niet genoeg – Je zal ook slimmer moeten werken

Hard werken om succesvol te zijn, is dat genoeg?

We denken van wel, maar in werkelijkheid vergeten we vaak om slim en intelligent te werken.

Productiviteit gaat over slim om gaan met:

  • jouw mentale energie,
  • jouw kennis,
  • en de tijd.

Het gaat bij productiviteit om jouw inspanningen om te zetten in een zo groot mogelijk resultaat, met een minimum aan inzet.

Productief zijn is begrijpen hoe je succesvol kan zijn met minder stress en minder moeite door je tijd slimmer te gebruiken.

Druk-druk-druk

“Als je het echt zo druk hebt, dan zeg je dat geen drie keer.”

( Citaat van Theo Maassen. Veel collega’s denken dat ze pas belangrijk zijn als ze het druk hebben. )

We hebben het allemaal druk, maar we zijn vaak bezig met de verkeerde activiteiten.

Je kunt al je tijd besteden aan het lezen en schrijven van e-mails, maar dat levert dat voldoende resultaten op?

Het zal ons niet dichter bij onze belangrijkste langetermijndoelen brengen.

Werkdruk beu?
Tem je werk met Professioneel Timemanagement. Meer weten?

Als we zeggen: ‘Ik heb het erg druk’, zeggen we eigenlijk: ‘Ik kan niet goed plannen ‘.

Denk je dat het plannen van je tijd betekent dat je zoveel mogelijk activiteiten op je takenlijst of in je agenda zet?

Als je dat doet, ben je weer harder aan het werken in plaats van slimmer.

Bekijk eens kritisch je takenlijst

De manier om slimmer en effectiever te werken, is dat deel van je activiteiten te identificeren, waardoor je de belangrijkste resultaten behaalt voor:

  • Jouw carrière,
  • voor jouw team,
  • of voor de organisatie.

Als je deze activiteiten hebt geïdentificeerd ga je daar de meeste tijd aan besteden.

Gebruik daarvoor het deel van de dag dat je het meest energiek bent.

Voor de momenten dat je minder energiek bent doe je de activiteiten die het minste opbrengen.

Dus slimmer werken is niet meer doen, maar de belangrijke dingen doen als je het meeste energie hebt op de dag.

Hoe kun je vandaag al slimmer werken?

Ik geef je 5 tips die je direct al kunt toepassen.

1 Afleidingen beperken

Er zijn drie verschillende soorten afleidingen die ons overdag onderbreken:

  1. digitale media,
  2. andere mensen
  3. en interne afleidingen.

Ik ga ze alle drie hieronder voor je langs.

A. Digitale media

Probeer enkele momenten op de dag te reserveren voor deze digitale afleiders.

Zoals vaste mailmomenten.

Je kunt bijvoorbeeld drie momenten plannen om de e-mail te checken:

  • In de ochtend, na het voltooien van de belangrijkste taken,
  • Bij terugkeer van je lunchpauze,
  • Kort voor het einde van de werkdag.

Ervaar minder afleiding door het uitzetten van de notificaties op je mobiel en je computer.

Daardoor neem je zelf de regie weer in handen en bepaal zelf wanneer jij deze aandacht krijgen.

Check deze dan niet gedurende een activiteit maar tussen twee activiteiten of op vaste momenten.

B. Andere mensen

Concentratie vasthouden is al niet eenvoudig. Open kantoortuinen of werken in de woonkamer met andere huisgenoten, helpen hier niet bij.

Zeker niet als er continue bellende en overleggende collega’s in je directe omgeving zijn.

Probeer te werken in een ongebruikte vergaderruimte, slaapkamer of zolder.

Gebruik duidelijke “niet storen”-signalen of investeer in een goede koptelefoon met noise canceling.

Door geconcentreerd te blijven, ben je veel productiever en zal ook de kwaliteit van het werk toenemen.

C. Interne afleidingen

Bij te weinig energie ga je sneller in op afleidingen.

Zorg daarom goed voor jezelf, door:

  • Voldoende slaap,
  • respecteer je lunchpauze,
  • eet en drink voldoende.

Hulpmiddelen tegen afleiding: Acht tips tegen ongewenste interrupties.

2. Begin je dag met een plan

Er is niets erger voor je productiviteit dan een onduidelijk doel.

Kom je ’s ochtends moeilijk op gang dan helpt het om een plan voor de dag te hebben.

Sluit je werkdag daarom af om al jouw prioriteiten voor de volgende dag vast te stellen op basis van de prioriteiten matrix van Eisenhower/Covey.

Zorg dat je de volgende dag start met de belangrijkste taken. Dat zijn vaak de taken waar je voor moet overwerken als je ze niet hebt gerealiseerd.

Mijn lijfspreuk is hiervoor: “Als je geen plan hebt voor de dag, kom je vanzelf in het plan van iemand anders terecht.”

Nog meer hierover weten? Ga naar: Het geheim van beter leren plannen en organiseren van je werk (7 tips)

3. Maak (online) vergaderingen productief

Moet je wel naar iedere vergadering of deelnemen aan ieder online overleg?

Stel eerst deze vragen voordat je toezegt om deel te nemen:

  • Is mijn aanwezigheid noodzakelijkerwijs nodig of heb ik voldoende aan de notulen?
  • Is mogelijk om op een online aanwezig te zijn, om onnodig reizen te beperken?
  • Is er een agenda met de onderwerpen?
  • Kunnen we de duur van de vergadering vooraf definiëren of beperken?

Wil je hier meer over weten: Zeven tips voor sneller vergaderen

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement
(fysiek en online live te volgen)

4. Groepeer vergelijkbare taken

Kun je gedurende de week gelijksoortige taken opsparen en er een vast tijdstip op de dag of in de week voor plannen?

Zoals bij

  • bestellingen doen,
  • facturen maken,
  • betalingen doe
  • en sociale media bijwerken,
  • telefoongesprekken voeren,
  • bijpraten met collega’s.

5. Leer nee zeggen

Leer “Nee” te zeggen tegen onbelangrijke taken of geef ze alleen de tijd en het belang die ze verdienen!

Laat je niet misleiden door de gebruikelijke verzoeken als:

  • “het is dringend”,
  • “zo snel mogelijk”,
  • “het is een kwestie van leven of dood”.

Maak van je werkplek geen afvalputje waar alles terechtkomt wat anderen niet willen doen.

En gebeurt dat wel, ruil dan taken uit.

Ik doe iets voor jou, wil jij dan nu iets voor mij doen?

Nog beter hierin worden?

Volg dan onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.
Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 12 september 2022 ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

  1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

    Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 12 okt Amsterdam (bijna vol), 17 okt Utrecht (bijna vol), 7 nov Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

  2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

    Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

    Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

    Vraag dan hier een offerte aan.

  5. Ga je graag zelf aan de slag?

    Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.

Motivatie krijgen om een belangrijke taak op te pakken. 4 tips.

Motivatie krijgen om een belangrijke taak op te pakken. 4 tips.

Hoe raak ik gemotiveerd en wat is motivatie?

Motivatieproblemen tips vasthoudenMotivatie is het “motief” om iets te doen.

Het zijn persoonlijke drijfveren om tot een prestatie te komen.

Het enige nadeel is dat je vaak het motief uit het oog verliest en de daardoor prestatie achterwege blijft.

Laatst sprak ik Frank, een deelnemer aan onze Training Professioneel Timemanagement.

Frank vertelde mij:

“Ik heb takenlijstjes en ik plan grotere klussen in mijn agenda.

Maar vaak heb ik geen motivatie om de geplande taak op te pakken.

Mijn prestaties zijn daardoor een stuk minder, dan wat ik zou kunnen!”

Herken je wat Frank mij vertelde?

Lees meer Lees meer

Stoppen van uitstelgedrag en cyberslenteren, hoe doe je dat?

Stoppen van uitstelgedrag en cyberslenteren, hoe doe je dat?

Herkennen van uitstelgedrag

UitstelgedragWaarom stel je dingen uit?

Je bent niet de enige die last heeft van uitstelgedrag.

Want je herkent vast wel de volgende situaties. Zoals dat je eerst:

  • het bureau moet opruimen voordat je start met die belangrijke klus?
  • de mail of andere kleine klussen gaat doen voordat je dat belangrijke rapport gaat schrijven?
  • met mensen in je omgeving gaat praten voordat je de studieboeken openslaat?

Het gevolg van uitstelgedrag kan zijn, dat je:

  • moeite hebt om zelfs van leuke dingen te genieten, omdat je openstaande taken altijd in je achterhoofd zitten,
  • een constante angst voelt voor wat je niet doet en wie jou daar straks op aanspreekt,
  • stress ervaart en daardoor slechter slaapt of piekert als je in bed ligt.

Lees meer Lees meer

Prioriteiten stellen met de Prioriteitenmatrix! Urgent versus Belangrijk betekenis en uitleg

Prioriteiten stellen met de Prioriteitenmatrix! Urgent versus Belangrijk betekenis en uitleg

Prioriteitenmatrix van Eisenhower. Help, ik haal urgent en belangrijk door elkaar!

Dringend prioriteiten-matrix timemanagement model eisenhower methode urgent belangrijk matrix versus dringend stephen stefen covey eisenhowermethode betekenis principe timemanagementmatrix tijdmatrix franklin kantoor op het werk

Prioriteiten stellen met de timemanagement-matrix methode van Eisenhower en Covey, hoe doe je dat?

Het missen van deadlines op je werk is een pijnlijk onderwerp bij je functioneringsgesprek, slecht voor de relatie met je collega´s en klanten.

Hoe vaak hoor je niet “Je moet je focussen” als je klaagt dat je je doelen niet bereikt?

Wat moet je met een dergelijk generiek advies?

Kijk dan eens naar het model met de kwadranten van de timemanagement prioriteitenmatrix van Dwight Eisenhower en Stephen Covey. Nog interessanter hierbij is het boek van Covey. De 7 Eigenschappen van Effectief Leiderschap. Daar vind je bij eigenschap 3 “Belangrijke zaken eerst.” een uitgebreide uitleg van deze tijdmanagementmatrix.

Eerst even duidelijkheid geven over wat nu urgent is en wat nu belangrijk is.

Lees meer Lees meer