De perfecte dagstart voor je werk

Waarom je de eerste 60 minuten van je werkdag nooit in je inbox moet doorbrengen.

Je hebt je computer nog maar net aangezet of je mailbox staat al in de fik.

Drie dringende verzoeken, een uitnodiging voor een vergadering die je niet nodig hebt en een collega die vraagt of je ‘heel even’ kunt meekijken.

Voor je het weet, ben je een uur verder en heb je vooral andermans werk gedaan.

Wie zijn werkdag begint met e-mail, geeft anderen de afstandsbediening over zijn agenda.

Wil je meer grip op je werk, minder stress en aan het einde van de dag het gevoel hebben dat je écht iets hebt bereikt? Dan begint dat niet bij een lege inbox, maar bij een slimme dagstart.

Je inbox is geen persoonlijk planbord

E-mail is een fantastisch communicatiemiddel. Maar als je mailbox bepaalt wat je vandaag gaat doen, is het ook een uitstekende manier om je prioriteiten uit handen te geven.

Iedere afzender heeft namelijk zijn eigen agenda. De ene collega wil vandaag nog een rapport, je manager heeft een vraag en een leverancier wacht op antwoord.

Voor iedereen is zijn eigen verzoek belangrijk. Maar zijn al die verzoeken ook belangrijk voor jouw werk?

Waarschijnlijk niet.

Toch gebeurt er iets opvallends zodra we onze inbox openen.

We reageren op wat zich aandient.

Een rood uitroepteken trekt onze aandacht, een ongeduldig berichtje wekt schuldgevoel op en een interessante vraag leidt ons naar een compleet ander onderwerp.

En daar gaat het mis. Je bent niet langer bezig met wat jij wilde bereiken, maar met wat anderen toevallig bij je naar binnen schuiven.

Je mailbox is een verzamelplaats voor communicatie, geen prioriteitenlijst.

Waarom het eerste uur zoveel verschil maakt

De eerste uren van je werkdag zijn voor veel kantoorwerkers een kans om vooruitgang te boeken.

Je kunt aandacht besteden aan belangrijke taken voordat vergaderingen, vragen en onverwachte verzoeken de boel overnemen.

Dat betekent niet dat iedereen ’s ochtends op zijn scherpst is.

Je biologische klok, je werkzaamheden en je persoonlijke ritme spelen allemaal mee.

Het gaat erom dat je bewust kiest wanneer je je beste aandacht inzet.

Want geconcentreerd werken vraagt iets van je brein. Je moet informatie verwerken, verbanden leggen, keuzes maken en afleidingen weerstaan.

Als je voortdurend wisselt tussen e-mails, chatberichten en inhoudelijk werk, moet je steeds opnieuw schakelen. Dat kost tijd en mentale energie.

Bovendien kan één onschuldig mailtje een complete kettingreactie veroorzaken.

Je opent een bericht, klikt op een bijlage, zoekt informatie op, beantwoordt een vraag en belandt vervolgens in een discussie over iets wat helemaal niet op je planning stond.

Je bent druk geweest. Maar ben je ook dichter bij je belangrijkste resultaat gekomen?

Dat is de vraag die telt.

De perfecte dagstart in vier stappen

Een goede dagstart hoeft geen ingewikkeld ochtendritueel te zijn. Je hebt geen meditatiekussen, drie apps of een inspirerende quote boven je bureau nodig. Met ongeveer 15 tot 30 minuten kom je al een heel eind.

1. Bepaal eerst wat vandaag belangrijk is

Voordat je je inbox opent, kijk je naar je agenda en je takenlijst.

• Welke afspraken staan er vandaag?
• Welke deadlines komen eraan?
• Welke belangrijke taak verdient vandaag mijn aandacht?
• Wat moet ik vandaag afronden om met een goed gevoel naar huis te gaan?

Kies vervolgens maximaal drie belangrijke resultaten voor de dag. Dat hoeven geen drie enorme projecten te zijn. Het gaat erom dat je weet wat voor jou het verschil maakt.

Een handige vraag: *Als ik vandaag maar één belangrijke taak goed kan afronden, welke zou dat dan zijn?*

Zo voorkom je dat je aan het einde van de dag twintig kleine dingen hebt gedaan, terwijl dat ene belangrijke rapport nog steeds naar je zit te staren.

2. Reserveer tijd voor je belangrijkste werk

Een prioriteit zonder gereserveerde tijd is vooral een goede bedoeling.

Kijk daarom naar je agenda en plan een concreet blok voor je belangrijkste taak.

ijvoorbeeld van 09.00 tot 10.00 uur.

Zet meldingen uit, sluit onnodige tabbladen en laat collega’s weten dat je even niet beschikbaar bent, als dat binnen jouw werkafspraken past.

Maak de start bovendien zo klein mogelijk.

Moet je een rapport schrijven? Begin dan met de eerste paragraaf.

Moet je een voorstel maken? Open het document en werk eerst de hoofdlijnen uit.

Je hoeft niet meteen de Mount Everest te beklimmen. De eerste meters zijn voldoende om op gang te komen.

En lukt een volledig uur focuswerk niet door afspraken of operationele verantwoordelijkheden?

Reserveer dan een korter blok.

Dertig minuten ongestoord werken is vaak waardevoller dan een uur waarin je om de drie minuten wordt onderbroken.

3. Bekijk je mailbox met een doel

E-mail negeren is niet voor iedereen haalbaar of verstandig.

Misschien werk je in een klantcontactfunctie, heb je operationele verantwoordelijkheden of moet je bereikbaar zijn voor urgente zaken.

Het gaat dus niet om een heilig verbod op e-mail. Het gaat om de volgorde en de regie.

Open je mailbox op een bewust gekozen moment en beoordeel berichten op basis van hun werkelijke belang.

• Urgent en belangrijk: pak het op als het echt niet kan wachten.
• Belangrijk, maar niet urgent: plan er tijd voor in.
• Urgent voor iemand anders: bepaal of jij degene bent die dit moet oplossen.
• Niet belangrijk: handel het kort af, archiveer het of verwijder het.

Laat je daarbij niet misleiden door de toon van een bericht. Een mail met ‘DRINGEND!!!’ is niet automatisch belangrijker dan jouw deadline van vandaag.

En onthoud: niet iedere e-mail verdient een antwoord, laat staan een antwoord binnen vijf minuten.

4. Maak ruimte voor onverwachte zaken

Een planning waarin iedere minuut is volgepropt, is geen planning maar een dominospel. Eén onverwachte vraag en de rest ligt om.

Houd daarom bewust ruimte vrij voor ad-hocwerk, korte verzoeken en tegenvallers. Hoeveel ruimte je nodig hebt, hangt af van je functie en de mate waarin je werk onvoorspelbaar is.

Werk je in een omgeving waar voortdurend iets tussendoor komt? Plan dan liever meerdere kortere focusblokken dan één ambitieus blok van twee uur dat vrijwel zeker sneuvelt.

Een realistische planning geeft houvast én kan tegen een stootje.

Maar wat als je manager direct antwoord verwacht?

Een veelgehoord bezwaar is: ‘Leuk bedacht, maar mijn collega’s verwachten dat ik meteen reageer.’

Dat kan een terechte zorg zijn. Zeker als binnen jouw organisatie de ongeschreven regel geldt dat iedereen altijd beschikbaar moet zijn.

Toch betekent snel reageren niet automatisch dat je goed werk levert. Als je voortdurend bereikbaar bent, kan het lastig worden om de taken uit te voeren waarvoor je juist bent aangenomen.

Maak daarom afspraken over bereikbaarheid:

• Wanneer ben je beschikbaar voor vragen?
• Welke berichten zijn echt urgent?
• Welk kanaal gebruiken collega’s bij spoed?
• En welke zaken kunnen wachten tot je volgende e-mailronde?

Bespreek dit met je team of leidinggevende. Zo wordt focus geen individuele hobby, maar een gezamenlijke werkafspraak.

Natuurlijk zijn er functies waarin je de inbox direct moet controleren. Ook dan kun je het verschil maken door eerst bewust te bepalen wat je prioriteiten zijn en vervolgens je communicatie zo efficiënt mogelijk te organiseren.

De perfecte dagstart ziet er niet voor iedereen hetzelfde uit. De regie nemen kan wel.

Van inboxreflex naar regie over je werkdag

Probeer het eens een week. Begin je werkdag niet automatisch met e-mail, maar met je agenda, je prioriteiten en een concreet plan.

Reserveer vervolgens het eerste geschikte focusblok voor belangrijk werk. Bekijk je inbox daarna op een bewust gekozen moment, tenzij je functie vereist dat je eerder bereikbaar bent.

Evalueer aan het einde van de week wat het je heeft opgeleverd.

Heb je meer belangrijke taken afgerond? Was je minder gehaast? Had je meer rust in je hoofd? Of bleek je werkpraktijk om andere afspraken te vragen?

Je hoeft je mailbox niet te verslaan. Je hoeft alleen te voorkomen dat hij de baas over je werkdag wordt.

Want een lege inbox is mooi meegenomen, maar een werkdag waarin je de juiste dingen hebt gedaan, is uiteindelijk veel meer waard.

En jij? Open jij ’s ochtends als eerste je mailbox, of bepaal je eerst wat jouw werkdag succesvol maakt?

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

Anderen, die dit artikel hebben gelezen, vonden ook dit interessant.

• Slimmer Plannen met een Standaard Week Sjabloon.
• Dit is het geheim van beter leren plannen en organiseren van je werk (7 tips).
• Alles wat je moet weten over prioriteiten stellen.

Vond je dit artikel nuttig?

Help Google om je in de toekomst sneller de beste tips te tonen. Met één klik kun je onze website instellen als jouw favoriete bron. Google laat onze artikelen en adviezen dan sneller aan jou zien wanneer je zoekt naar rust en productiviteit. Druk op de knop en zet het vinkje achter de EenHelderHoofd aan te zetten. Voeg Een Helder Hoofd toe als voorkeursbron op Google

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 6 nov Utrecht, 9 nov Eindhoven, 30 nov Rotterdam, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je afdeling of team productiever wordenn?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Stel je vraag aan mij (Eric) via 073-6 232 804 of stel je vraag via mail, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.