Eerste hulp bij uitstelgedrag op de werkvloer

Waarom we moeilijke projecten parkeren en hoe je de drempel om te beginnen verlaagt

Soms heb je dat ene project waar je al drie dagen tegenaan kijkt.

Terwijl je ondertussen wel je mailbox hebt bijgewerkt, je bureau hebt opgeruimd en zelfs die ene Excel-kolom hebt aangepast die eigenlijk prima stond.

Uitstelgedrag gaat meestal niet over luiheid, maar over een te hoge drempel om te beginnen.

En dat is goed nieuws.

Want als je weet waarom je iets uitstelt, kun je ook iets doen aan die drempel.

Waarom parkeren we moeilijke projecten?

Uitstelgedrag ontstaat vaak precies daar waar het werk ingewikkeld, onduidelijk of onaangenaam wordt.

Een project met een heldere opdracht als “stuur de klant de definitieve versie van het rapport” is meestal geen probleem. Je weet wat je moet doen en waar het eindpunt ligt.

Maar wat als de opdracht luidt: “Kun jij alvast eens nadenken over de strategie voor volgend jaar?”

Succes ermee.

• Waar begin je?
• Wat moet het eindresultaat zijn?
• Welke informatie heb je nodig?
• En wanneer is het eigenlijk goed genoeg?

Je brein ziet geen overzichtelijk taakje, maar een soort mistig bos zonder wandelroute.

En als je niet weet waar het pad begint, is de verleiding groot om eerst maar even je mailbox te openen.

Daar ligt tenminste een duidelijke stapel.

De mailbox als professionele vluchtheuvel

Dat verklaart ook waarom we op kantoor soms opvallend productief kunnen zijn met dingen die eigenlijk helemaal niet belangrijk zijn.

Een moeilijke taak staat op je to-dolijst te wachten. Je denkt: daar moet ik straks echt even goed voor gaan zitten.

• Dus je opent Teams.
• Daar staat een berichtje.
• Dat moet je natuurlijk eerst beantwoorden.
• Daarna zie je een e-mail.
• Die kan ook wel even.
• Vervolgens nog een telefoontje.

En voor je het weet ben je 45 minuten verder en heb je alles gedaan behalve datgene waarvoor je eigenlijk tijd had gereserveerd.

Je bent niet lui geweest. Je bent alleen heel efficiënt om de belangrijke taak heen gelopen.

Maak van een project een eerste stap

De grootste fout bij uitstelgedrag is vaak dat we een compleet project op onze takenlijst zetten.

Bijvoorbeeld: “Presentatie klant maken.”

Dat klinkt overzichtelijk. Maar je brein kan daar verrassend weinig mee.

Want wat betekent maken?
Informatie verzamelen? Een structuur bedenken? Oude presentaties zoeken? Dia’s maken? Grafieken maken? Teksten schrijven? Oefenen?

Het is eigenlijk geen taak, maar een verhuisdoos met twintig verschillende taken erin.

Maak de eerste stap daarom belachelijk klein.
Niet: “Presentatie klant maken.”
Maar: “Oude presentatie van klant openen.”
Of:
“De drie belangrijkste boodschappen voor de presentatie opschrijven.”

Dat voelt bijna te simpel.

En precies dat is de bedoeling.

De start moet kleiner zijn dan je weerstand

Je hoeft jezelf niet te motiveren om het hele project af te maken.

Je hoeft jezelf alleen zover te krijgen dat je begint.

Dat is een belangrijk verschil.

Vergelijk het met een koude auto op een winterochtend. Je hoeft niet meteen 150 kilometer te rijden. Je hoeft alleen de motor te starten.

Zodra je bezig bent, verandert er iets.

De taak wordt concreter. Je krijgt informatie. Je ziet verbanden. En vaak ontstaat er vanzelf momentum.

Beginnen is regelmatig het moeilijkste onderdeel van het werk.

Maak daarom de eerste actie zo klein dat je brein nauwelijks nog een goed excuus kan bedenken.

Gebruik de vijfminutenregel

Kom je echt niet op gang? Spreek dan met jezelf af: “Ik doe dit vijf minuten. Daarna mag ik stoppen.”

Vijf minuten is geen commitment voor een complete werkdag.

Het is een proefrit.

Zet een timer en begin.

Niet nadenken over hoe lang het project nog duurt. Niet alvast bedenken wat er allemaal mis kan gaan. Gewoon vijf minuten aan de slag.

En de kans is groot dat je na vijf minuten denkt: “Ach, nu ik toch bezig ben…”

Gefeliciteerd. Je bent zojuist over de startdrempel heen gestapt.

Haal de vaagheid uit je werk

Uitstelgedrag wordt vaak gevoed door onduidelijkheid.

Vraag jezelf daarom bij een taak die je blijft parkeren drie dingen af:

1. Wat moet er uiteindelijk klaar zijn? Maak het resultaat concreet.
2. Wat is de eerstvolgende fysieke actie? Niet “onderzoek doen”, maar bijvoorbeeld “drie relevante rapporten verzamelen”.
3. Hoeveel tijd geef ik mezelf hiervoor? Een taak zonder tijdsgrens heeft namelijk de neiging zich te gedragen als een elastiekje: hij rekt uit totdat alle beschikbare tijd op is.

Reserveer tijd voor moeilijk werk

Een moeilijke taak tussen twaalf vergaderingen en 37 binnenkomende Teams-berichten proppen is ongeveer hetzelfde als proberen een boek te lezen terwijl iemand voortdurend aan je mouw trekt.

Plan daarom bewust blokken waarin je aan grotere of complexere taken werkt.

Zet bijvoorbeeld 45 of 60 minuten in je agenda.

En behandel die afspraak alsof er een belangrijke klant tegenover je zit.

Want die afspraak ís belangrijk voor je toekomstige zelf.

Stop met wachten op het perfecte moment

Een andere oorzaak van uitstelgedrag is perfectionisme.

Je wilt het meteen goed doen.

Het probleem: daardoor begin je soms helemaal niet.

Een eerste versie hoeft niet goed te zijn. Hij moet bestaan.

Schrijf eerst die slechte eerste alinea. Maak eerst die lelijke eerste presentatie. Zet eerst die rommelige ideeën op papier.

Je kunt iets verbeteren wat er al is.

Een leeg document kun je alleen maar naar staren.

Maak het jezelf makkelijk

Wil je minder uitstellen? Kijk dan niet alleen naar je gedrag, maar ook naar je werkomgeving.

• Leg de documenten die je nodig hebt alvast klaar.
• Sluit onnodige programma’s.
• Zet meldingen uit.
• Leg je telefoon buiten handbereik.
• Open het document waaraan je morgen verder wilt werken voordat je je werkdag afsluit.

Maak de start van morgen zo eenvoudig mogelijk.

Want hoe minder handelingen nodig zijn om te beginnen, hoe kleiner de kans dat je onderweg strandt bij LinkedIn, Teams of de zoveelste nieuwsbrief.

Van uitstellen naar starten

Uitstelgedrag verdwijnt waarschijnlijk nooit helemaal.

En dat hoeft ook niet.

Iedereen stelt weleens iets uit. Zeker als een taak ingewikkeld, saai, spannend of onduidelijk is.

De oplossing is dan ook niet om jezelf streng toe te spreken.

De oplossing is om de drempel te verlagen:

• Maak een groot project klein.
• Maak een vage opdracht concreet.
• Reserveer tijd.
• Verwijder afleiding.

En richt je niet op “het hele project afmaken”, maar op de eerstvolgende stap zetten.

Want soms heb je geen gebrek aan discipline.

Je staat gewoon voor een deur waarvan je niet weet waar de klink zit.

Vind de klink. Open de deur. En begin.

Welke taak op jouw werk ligt al veel te lang geparkeerd en wat zou een eerste, belachelijk kleine stap kunnen zijn om vandaag tóch te beginnen?

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

Anderen, die dit artikel hebben gelezen, vonden ook dit interessant.

• Eat That Frog-methode tegen uitstelgedrag.
• Uitstelgedrag voorkomen met deze drie tactieken.
• 5 tips om uitstelgedrag te voorkomen tijdens het thuiswerken.

Vond je dit artikel nuttig?

Help Google om je in de toekomst sneller de beste tips te tonen. Met één klik kun je onze website instellen als jouw favoriete bron. Google laat onze artikelen en adviezen dan sneller aan jou zien wanneer je zoekt naar rust en productiviteit. Druk op de knop en zet het vinkje achter de EenHelderHoofd aan te zetten. Voeg Een Helder Hoofd toe als voorkeursbron op Google

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 28 sep Utrecht, 2 okt Amsterdam, 5 okt Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je afdeling of team productiever wordenn?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Stel je vraag aan mij (Eric) via 073-6 232 804 of stel je vraag via mail, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.