Het geheim van beter leren plannen en organiseren (Tip 83)

Waarom beter leren plannen en organiseren?

beter leren plannen en organiserenRegelmatig krijg ik het verzoek om een training over beter leren plannen en organiseren te geven. De reden hiervoor is dat men graag efficiënter wil werken.

Zeker met bij vele projecten die allemaal tegelijk aandacht nodig hebben.

Misschien heb jij ook regelmatig het gevoel dat je onder je werk bedolven wordt.

Of je ervaart vaak werkstress. Maar je hebt geen tijd om in het beter plannen en organiseren uit te zoeken.

Beter leren plannen en organiseren vindt niet iedereen nuttig.

Soms hoor ik argumenten, zoals dat de hectiek helaas de realiteit is. Of dat de toekomst niet te plannen valt.

Deze beperkende overtuigingen zijn dan het excuus om niet te plannen en organiseren van het werk.

Voordat je dit artikel verder leest raad ik je trouwens aan om het Gratis e-book "Prioriteiten stellen doe je zo !" te bekijken. Daarin leer je hoe jij zelf prioriteiten stelt en ontdek je alle technieken om dit op een snelle manier te doen. Je collega’s zullen versteld van je staan.


Beter leren plannen en organiseren? Volg onze
Training Timemanagement

1. Start de dag met een plan

Als je dagelijks in de waan van de dag moet werken, dan is het verstandig om vooraf even stil te staan. Ik noem dat eerst denken en dan doen. Want een goede planning geeft je al een voorsprong.


organiseer-en-plan-je-dagJe denkt aan het begin van je werkdag na over je werkzaamheden
. Schrijf deze op een actielijst en maak een realistische tijdsinschatting.

Begin bij de doelstellingen die je deze dag of deze week wilt behalen.

Bijvoorbeeld door dagelijks jezelf af te vragen wat de drie meest belangrijke zaken zijn. Maar ook voor welke taken moet ik vandaag overwerken als deze aan het einde van de dag niet af zijn. Schat voor iedere actie de benodigde tijd in. Plan niet de hele dag vol. Houd rekening met pauzes en dat er altijd wel onverwachte onderbrekingen of verzoeken langskomen.

Trap niet in de valkuil dat je wat je bedacht hebt wel zal onthouden, maar schrijf deze op.
Je hoofd gebruiken als organisatietool is geen goed idee. Of je blijft er steeds aan denken, of je vergeet dingen. Dit is allebei niet efficiënt en geeft geen rust in je hoofd.

2. Leer prioriteiten stellen

Soms komen er verzoeken op je af die erg belangrijk zijn voor anderen. Natuurlijk wil je collega’s helpen.

Denk dan dat je zelf ook met belangrijke zaken bezig bent. En kan jouw collega inschatten of zijn verzoek belangrijker is dan de taak waar jij nu mee bezig bent?

First Things First is zorgen dat jouw belangrijke taken voorrang krijgen t.o.v. verzoeken van anderen. Zijn je eigen belangrijke taken afgehandeld, dan kun je tijd besteden aan de verzoeken van anderen. De prioriteitenmatrix van Eisenhower is hiervoor een superhandig hulpmiddel.

Eerst volgende timemanagement cursus op 20 juni Den Bosch, 26 juni Nijmegen, 27 juni Utrecht, 28 juni Zwolle, 4 juli Amsterdam, 4 sept Rotterdam, 12 sept Utrecht enz.
Schrijf je in Meer data, locaties en prijs Klantervaringen

"Onze trainingen zijn populair. Wil je mee doen met onze training, wacht dan niet te lang met inschrijven."

3. Houd rekening met je ritme

plannen en organiseren in jouw ritmeDe hele dag op je toppen van je kunnen functioneren is een hele uitdaging. Gedurende de dag wisselt het niveau van je mentale energie. Houd daarom rekening met je ritme.

Misschien ben jij een ochtend- of een avondmens. Heb je veel mentale energie dan kun je het beste de moeilijke klussen doen.

Heb je minder energie, dan doe je de routineklussen. Zoals archiveer van documenten, e-maillezen of bestellingen doen. Breng structuur in je dag, door rekening te houden met je power-up momenten en mindere momenten.

4. Bewaak je eigen planning

Bewaak je eigen tijd door inzicht te krijgen. Bepaal wat de verhouding is tussen je geplande en niet geplande taken.

Heb je teveel ongeplande taken, dan moet je actie ondernemen. Bijvoorbeeld door vaker nee te zeggen.

Vind je dit moeilijk dan kun je beginnen om bij een verzoek eerst om bedenktijd te vragen. Assertiviteit is steeds vaker een competentie om in deze hectische tijd beter je tijd te bewaken.

Heb je te veel belangrijke taken op één dag, leer dan ook om te delegeren.

5. Beter leren organiseren

Tip: Altijd maar druk? Dan is timemanagement iets voor jou:
Meer weten?

Steeds maar weer uit je concentratie vallen door onderliggende stukken of informatie te moeten opzoeken kost extra tijd. Verzamel alle spullen om de geplande taak te kunnen afwerken. Zorg na het afwerken van de taak alles weer netjes is opgeruimd. Een clean-desk vermindert de afleiding en geeft je meer focus gedurende de dag.

Bedenk ook wat er allemaal van jouw verwacht wordt als je een overleg of vergadering hebt. Je moet misschien vooraf notulen of stukken lezen.

Er is misschien reistijd om naar en van de vergaderlocatie te komen. Maar een grote valkuil is dat je vergeet dat er van jou ook actie verwacht wordt na de vergadering.

6. Vervelende klus eerst

We hebben allemaal wel eens vervelende klussen waar je geen zin in hebt. Het liefste stel je dit uit. Uitstelgedrag is één van de top 3 meest gehoorde tijdrovers.

Maar als je de dag begint met die vervelende klus, dan kan daarna de dag alleen maar leuker worden.

Zo voorkom je uitstelgedrag. Ik roep altijd D.E.R.K. dat staat voor Doe Eerst Rot Klus.

7. Doe de juiste dingen

Als je net ergens nieuw gaat werken, dan is het onduidelijk wat je rollen en verantwoordelijkheden zijn. Regelmatig overleg met je leidinggevende is dan een goede methode om dit helder te krijgen.

Maar als jij de professional bent met vele jaren ervaring dan is sparren met je leidinggevende hierover ook nuttig. Wacht hiermee niet tot het functioneringsgesprek.

De functieomschrijving bij start van je dienstverband bevat waarschijnlijk andere taken en verantwoordelijkheden dan waar je nu dagelijks mee bezig bent.

Heeft jouw leidinggevende dezelfde verwachtingen als jij over de werkzaamheden die je nu doet? Een goed gesprek hierover geeft dan helderheid.

Het uiteindelijke resultaat

De tijd die je investeert in beter plannen en organiseren verdien je dubbel en dwars terug. Als je dagelijks hier 15 minuten tijd aan besteedt, zal je met minder stress de dag door komen.

Maak je dan een realistische planning dan lijkt het wel of je meer gedaan krijgt in dezelfde tijd.

Beter leren plannen en organiseren? Volg onze
Training Timemanagement

Vind je dit artikel over plannen en organiseren interessant?

Ik heb je hulp nodig. Ik zou het leuk vinden als je mij bedankt via een “social share”, door dit artikel te delen via jouw favoriete sociale mediaplatform. Dit kan heel eenvoudig met onderstaande deellinkjes voor de meest gebruikte sociale media. Alvast bedankt.


Anderen bekeken ook de volgende artikelen:

Boek tip

Organiseren is een belangrijk onderdeel van ons bestaan en agenda’s zijn onlosmakelijk verbonden met de vormgeving van ons dagelijks leven.

Boek: Leren organiseren – Samenwerken, managen en coachen, Willem Visser, Uitgeverij Coutinho, 239 blz

In ‘Leren organiseren‘ komen algemene principes van het organiseren aan bod, zoals plannen, samenwerken, onderhandelen, vergaderen, beleidsmatig werken en leidinggeven. Ook gaat veel aandacht uit naar moderne varianten als projectmatig werken, projectmanagement, strategisch management, time-management, zelfsturende teams, coachen en competentieleren. Vanuit deze brede aanpak wordt een theoretisch kader gegeven waarin de onderlinge samenhang van organisatieontwikkelingen duidelijk wordt gemaakt. Maar de nadruk ligt op het aanleren van vaardigheden en competenties met behulp van de oefeningen en opdrachten die in het boek zijn opgenomen.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en time-management uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.