De kantoortuin is geen concentratieprobleem

Je zit net lekker in je werk. Eén zin verder en je bent eindelijk waar je moet zijn.

En dan achter je: “Heb jij toevallig voor mij…?”

Daar gaat je concentratie.

Een kantoortuin is geen concentratieprobleem dat je moet oplossen met meer wilskracht, maar met slimme afspraken en praktische technieken.

Je brein heeft geen aan-uitknop

Diep focussen betekent dat je langere tijd met je aandacht bij één taak blijft.

Bijvoorbeeld een rapport schrijven, een ingewikkeld probleem oplossen of een presentatie maken.

Dat klinkt eenvoudig. Tot je werkt in een kantoortuin.

Een collega voert een telefoongesprek. Iemand schuift met een stoel. Achter je wordt uitgebreid besproken wat er gisteren tijdens de lunch is gegeten. Verderop klinkt Teams.

En precies op het moment dat je een briljant idee krijgt, vraagt iemand: “Heb jij nog even tijd?”

Je brein is ondertussen geen supercomputer meer, maar een browser met 37 tabbladen open.

Het probleem is niet alleen het geluid. Het zijn vooral de onderbrekingen en de verwachting dat je beschikbaar bent.

Elke keer dat je aandacht wordt onderbroken, moet je brein opnieuw bepalen: waar was ik ook alweer mee bezig?

Diepe focus begint met één duidelijke keuze

Een veelgemaakte fout is proberen geconcentreerd te werken terwijl je tegelijkertijd beschikbaar wilt blijven voor alles en iedereen.

Dat is ongeveer hetzelfde als proberen te slapen terwijl je de wekker iedere vijf minuten controleert.

Kies daarom vooraf wat je nodig hebt:

“De komende 45 minuten werk ik aan deze ene taak en ben ik niet beschikbaar voor andere zaken.”

Niet: “Ik ga even wat doen aan dat rapport.”

Maar: “Van 10.00 tot 10.45 uur werk ik de conclusie van het rapport uit.”

Hoe concreter je doel, hoe makkelijker je brein weet waar het zijn aandacht moet parkeren.

Hoe je af te sluiten en constructief te werken in een onrustige omgeving.

Ik heb voor jou 7 praktische technieken om je af te sluiten en constructief te werken in een onrustige omgeving.

1. Maak van je koptelefoon een verkeersbord

Een koptelefoon kan meer zijn dan een apparaat om muziek mee te luisteren.

Maak er een visueel signaal van.

Spreek bijvoorbeeld met je collega’s af:

• koptelefoon op = ik werk geconcentreerd;
• koptelefoon af = aanspreekbaar;
• dringend = spreek me gewoon aan.

Zo hoef je niet iedere keer te zeggen dat je niet gestoord wilt worden.

Je koptelefoon wordt daarmee een soort stoplicht voor je omgeving.

En nee, je hoeft er niet per se death metal doorheen te laten knallen. Rustige muziek, ruisonderdrukking of zelfs helemaal geen geluid kan ook prima werken.

2. Werk in focusblokken

Je hoeft niet de hele dag diep geconcentreerd te zijn. Dat is voor de meeste mensen simpelweg niet realistisch.

Werk liever met afgebakende focusblokken.

Bijvoorbeeld:

• 09.00 – 09.45 uur Focus: Rapport schrijven.
• 09.45 – 10.00 uur Bereikbaar: Mail, Teams en vragen.
• 10.00 – 10.45 uur Focus: Analyse afronden.
• 10.45 – 11.00 uur Pauze

Je creëert daarmee momenten waarop je bewust wel en bewust niet beschikbaar bent.

Dat geeft rust. Zowel voor jou als voor je collega’s.

3. Zet meldingen op dieet

De hele dag worden er onderbrekingen naar je afgevuurd.

• Je telefoon trilt.
• Teams springt op.
• Een nieuwe e-mail verschijnt.
• Je agenda meldt dat je over tien minuten een afspraak hebt.

En ondertussen probeert je brein een ingewikkelde tekst te schrijven.

Dat is alsof je een boek probeert te lezen terwijl iemand iedere dertig seconden een post-it voor je ogen houdt.

Zet daarom tijdens een focusblok zoveel mogelijk meldingen uit.
Denk aan:

• e-mailmeldingen;
• Teams-meldingen;
• WhatsApp Web;
• pop-ups;
• telefoonmeldingen.

Je hoeft niet onbereikbaar te zijn. Je hoeft alleen niet continu onderbroken te worden.

4. Gebruik een parkeerplaats voor afleiding

Tijdens geconcentreerd werken komen er gegarandeerd andere gedachten voorbij.

• “Dat moet ik straks nog mailen.”
• “Niet vergeten om Jan terug te bellen.”
• “Hoe zat het ook alweer met die offerte?”

Je kunt die gedachte proberen te onthouden.

Maar daarmee geef je je brein een extra taak.

Beter is om de gedachte te parkeren.

Leg een notitieblok naast je toetsenbord of gebruik een eenvoudige digitale lijst.

Schrijf bijvoorbeeld:

• Jan bellen
• offerte controleren
• afspraak plannen

En ga daarna terug naar je taak.

Je hoeft de gedachte niet op te lossen. Je hoeft alleen te voorkomen dat je brein hem de hele tijd opnieuw op het toneel zet.

5. Verminder de visuele herrie

In een kantoortuin is niet alleen geluid een bron van afleiding. Ook beweging trekt aandacht.

Iemand loopt langs. Een collega gaat koffie halen. Een printer begint te ratelen. Aan de andere kant van de ruimte ontstaat een spontaan overleg.

Je brein is van nature alert op veranderingen in de omgeving.

Kijk daarom eens kritisch naar je werkplek.

Kun je je bureau zo draaien dat je minder zicht hebt op de looproute?

Kun je tijdelijk ergens anders zitten?

Is er een stilteruimte beschikbaar?

Of kun je bepaalde taken vanuit huis uitvoeren?

De beste concentratietechniek is soms simpelweg: ga ergens zitten waar minder gebeurt.

6. Maak afspraken over onderbreken

Een kantoortuin werkt beter wanneer iedereen weet wanneer iemand wel en niet aanspreekbaar is.

Maak daarom met je team eenvoudige afspraken.

Bijvoorbeeld:

• Welke signalen gebruiken we voor “niet storen”?
• Wanneer kun je elkaar wél aanspreken?
• Wat is echt urgent?
• Welke vragen kunnen via Teams of e-mail?
• Wanneer plannen we overleg?

Dat voorkomt dat iedere vraag verandert in een live-uitzending.

En belangrijk: maak onderscheid tussen urgent en belangrijk.
“Heb je dit bestand toevallig?” is meestal geen spoed.
“De server staat in brand.” Dat is een ander verhaal.

7. Plan je lastigste werk op je beste momenten

Niet iedereen heeft op ieder moment van de dag dezelfde hoeveelheid concentratie.

Misschien ben jij ’s ochtends scherp en verandert je brein na drie uur in aardappelpuree.

Gebruik je beste momenten dan voor werk dat diepe focus vraagt.

Bewaar eenvoudige taken zoals administratie, e-mail of het verwerken van lijstjes voor momenten waarop je minder concentratie hebt.

Zo gebruik je je energie slimmer in plaats van harder.

En als iemand toch binnenkomt?

Dan hoef je niet meteen geïrriteerd te raken.

Gebruik een vriendelijke, duidelijke reactie:
“Ik ben dit nog even aan het afronden. Kunnen we hier over een half uur op terugkomen?”

Je hoeft geen muur om jezelf heen te bouwen.

Je moet vooral duidelijk maken wanneer de deur weer open gaat.

Dat maakt het voor anderen makkelijker om jouw focus te respecteren.

Diepe focus is geen luxe

[TipRechtsDrukIn veel organisaties wordt geconcentreerd werken behandeld als iets wat je doet als al het andere klaar is.

Maar dat moment komt meestal nooit.

Er is altijd mail. Er is altijd Teams. Er is altijd een collega met een vraag. En er is altijd wel een vergadering die tussendoor komt fietsen.

Daarom moet je focus actief organiseren.

Niet door de kantoortuin tot een klooster te verbouwen.

Wel door bewust momenten te creëren waarin je brein even van de achtbaan af mag.

Begin klein

Start morgen eens met één experiment.
]

• Kies één belangrijke taak.
• Reserveer 45 minuten.
• Zet meldingen uit.
• Maak je omgeving duidelijk dat je niet gestoord wilt worden.
• Leg een notitieblok klaar voor afleidende gedachten.
• En werk alleen aan die ene taak.

Misschien ontdek je dat je in 45 minuten meer gedaan krijgt dan tijdens twee uur half werken, half mailen, half Teams en half koffie drinken.

Ja, dat zijn vier halve dingen.

Precies dat is het probleem.

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

Anderen, die dit artikel hebben gelezen, vonden ook dit interessant.

• Tem de notificatiemonsters en blijf afleiding de baas
• Je inbox is een concentratiesloopkogel.
• Wat is de kunst van het nee-zeggen tegen collega’s?

Vond je dit artikel nuttig?

Help Google om je in de toekomst sneller de beste tips te tonen. Met één klik kun je onze website instellen als jouw favoriete bron. Google laat onze artikelen en adviezen dan sneller aan jou zien wanneer je zoekt naar rust en productiviteit. Druk op de knop en zet het vinkje achter de EenHelderHoofd aan te zetten. Voeg Een Helder Hoofd toe als voorkeursbron op Google

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 7 sep Eindhoven, 23 sep Rotterdam, 23 sep Den Haag, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je afdeling of team productiever wordenn?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Stel je vraag aan mij (Eric) via 073-6 232 804 of stel je vraag via mail, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.