Slimmer vergaderen, minder uren verliezen

Hoe je de duur van meetings halveert en de output verdubbelt.

Je agenda zit vol met afspraken waarin je vooral bespreekt wat er tijdens de volgende afspraak besproken moet worden.

Een vergadering is geen parkeerplaats voor problemen: als je niet weet wat je wilt bereiken, kun je beter niet gaan zitten.

We vergaderen wat af op kantoor.

• Overleggen,
• bijpraten,
• afstemmen,
• brainstormen,
• evalueren,
• besluiten nemen.

En voor je het weet, is je ochtend verdwenen in Teams en je middag in een vergaderruimte.

Het probleem is niet dat vergaderen altijd nutteloos is. Het probleem is dat we vergaderen alsof tijd gratis is.

Dat is hij niet.

Een vergadering met acht mensen die een uur duurt, kost geen uur. Die kost acht mensuren. En als de vergadering uitloopt, groeit de rekening vrolijk mee.

Gelukkig hoef je niet alle vergaderingen af te schaffen. Je moet ze vooral slimmer organiseren.

Begin niet met de agenda, maar met het doel

Veel vergaderingen beginnen met een agenda vol onderwerpen:

• Project X bespreken
• Voortgang bespreken
• Planning doornemen
• Rondvraag

Klinkt keurig. Maar wat moet er na afloop anders zijn?

Een goede vergadering heeft een concreet doel. Bijvoorbeeld:
“Aan het einde van deze vergadering hebben we een besluit genomen over de planning van project X.”

Dat is iets anders dan: “We gaan de planning bespreken.”

Het verschil lijkt klein, maar het verandert de hele vergadering.

Als het doel een besluit is, hoef je niet twintig minuten naar elkaars voortgang te luisteren. Dan verzamel je vooraf de informatie die nodig is om dat besluit te nemen.

Geen doel = geen vergadering.

Dat klinkt streng. Het is vooral vriendelijk voor je agenda.

De helft van de vergadertijd zit vaak in de rek

Een vergadering van een uur duurt vaak een uur omdat hij zo is ingepland. Niet omdat er daadwerkelijk zestig minuten nodig zijn.

Probeer eens een vergadering van 60 minuten terug te brengen naar 30 minuten.

Niet door twee keer zo snel te praten.

Maar door jezelf vooraf drie vragen te stellen:

1. Wat moet er aan het einde bereikt zijn?
2. Welke informatie hebben deelnemers vooraf nodig?
3. Welke onderwerpen horen écht in de vergadering?

Alles wat vooraf kan worden gelezen, hoeft niet tijdens de vergadering te worden voorgelezen.

Een rapport van vijf pagina’s gezamenlijk hardop doornemen is ongeveer hetzelfde als iedereen uitnodigen om samen naar een menukaart te kijken voordat je bestelt.

Stuur de informatie vooraf. Laat mensen hem vooraf zelf lezen.

Gebruik de vergadertijd voor wat mensen samen wel moeten doen: nadenken, afwegen, besluiten en afspraken maken.

Nodig alleen de mensen uit die nodig zijn

Een klassieker op kantoor: iemand wordt uitgenodigd “omdat die misschien iets kan toevoegen”.

Dat is het vergaderequivalent van een boodschappenkarretje meenemen naar de supermarkt voor één pak melk.

Vraag jezelf bij iedere deelnemer af: Moet deze persoon erbij zijn om het doel van de vergadering te bereiken?

Niet iedereen hoeft aanwezig te zijn bij ieder onderdeel.

Misschien heeft iemand alleen informatie nodig uit het eerste kwartier. Dan hoeft die persoon niet automatisch een uur te reserveren.

En andersom: als iemand niets kan bijdragen én niets hoeft te beslissen, vraag je je af waarom diegene überhaupt in de uitnodiging staat.

Minder deelnemers betekent niet alleen minder kosten. Het betekent vaak ook minder ruis.

Gebruik de vergadering niet als inbox

“Dat bespreken we wel even in de vergadering.” Is een gevaarlijke zin.

Want voor je het weet, wordt de vergadering een soort gezamenlijke inbox waar alles in wordt gegooid wat iemand onderweg tegenkomt.

Een vraagje? Op de agenda.

Een mailtje waar niemand uitkomt? Op de agenda.

Een probleem dat eigenlijk één-op-één opgelost kan worden? Op de agenda.

Een onderwerp dat vorige week al besproken is? Uiteraard: ook op de agenda.

Maak daarom onderscheid tussen:

• Informatie delen → mail, document of chat.
• Eenvoudige vraag → rechtstreeks aan de juiste persoon.
• Besluit nodig → mogelijk een vergadering.
• Complex probleem met meerdere belangen → vergadering.
• Samen creëren of brainstormen → vergadering, mits goed voorbereid.

Niet elk probleem verdient een vergadertafel.

Zet een timer op je overleg

Een simpele techniek die verrassend goed werkt: timeboxen.
Geef ieder onderwerp een maximale hoeveelheid tijd.
Bijvoorbeeld:

• 5 minuten: stand van zaken
• 10 minuten: knelpunt bespreken
• 10 minuten: opties afwegen
• 5 minuten: besluit en afspraken

En dan is de tijd op.

Niet: “We zijn er bijna, dus laten we nog twintig minuten doorgaan.”

Want “bijna klaar” is in vergaderland een rekbaar begrip. Een beetje zoals “ik ben er over vijf minuten” bij iemand die nog onder de douche staat.

Een timebox dwingt je om te kiezen.

• Wat is belangrijk?
• Wat moet vandaag?
• Wat kan wachten?

En wat hoeft eigenlijk helemaal niet besproken te worden?

Maak van de laatste vijf minuten geen bijzaak

Een vergadering zonder duidelijke afspraken is als een voetbalwedstrijd zonder scorebord: iedereen heeft meegedaan, maar niemand weet precies wat de stand is.

Reserveer daarom altijd tijd voor drie dingen:

1. Wat hebben we besloten?
2. Wie doet wat?
3. Wanneer gebeurt dat?

En maak de afspraken zo concreet mogelijk.
Niet: “Jan gaat hier nog even naar kijken.”
Maar: “Jan controleert de cijfers en stuurt vrijdag vóór 12.00 uur een voorstel rond.”

Dat is het verschil tussen een voornemen en een afspraak.

Vergaderingen zijn ook een kwestie van gedrag

Een efficiënte vergadering ontstaat niet door een mooi vergadersjabloon in Outlook.

Het gaat om gedrag.

Durf jij te zeggen: “Wat moeten we vandaag precies besluiten?”
Durf je iemand te onderbreken als een discussie afdwaalt?
Durf je een onderwerp te parkeren?
Durf je een vergadering na 25 minuten te beëindigen als alles besproken is?

En misschien wel de moeilijkste:
Durf je een vergadering helemaal niet te plannen?

Dat laatste levert soms de meeste tijd op.

Een kort telefoongesprek. Een chatbericht. Een document met een duidelijke vraag. Of gewoon even bij iemand langs lopen.

Niet iedere hobbel in de weg hoeft te worden omgebouwd tot een rotonde.

Maak vergaderen weer functioneel

Slimmer vergaderen betekent niet dat je voortaan met een stopwatch in de hand door kantoor rent.

Het betekent dat je bewuster omgaat met de tijd van jezelf en van anderen.

Een goede vergadering heeft daarom meestal vijf kenmerken:

1. Een duidelijk doel
2. De juiste deelnemers
3. Goede voorbereiding
4. Een strakke tijdsindeling
5. Concrete afspraken aan het einde

En misschien is dat wel de belangrijkste verandering: stop met vergaderen omdat het in de agenda staat.

Vergader omdat er iets is dat je samen beter, sneller of slimmer kunt oplossen.

Want je agenda is geen Tetris-spel waarin alle lege vakjes gevuld moeten worden.

Welke vergadering in jouw agenda zou je morgen zonder enig probleem kunnen halveren – of helemaal schrappen?

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

Anderen, die dit artikel hebben gelezen, vonden ook dit interessant.

• Zeven tips voor sneller vergaderen.
• Haal meer uit je tijd door Resultaatgericht Samenwerken.
• Vergaderingen, vergif voor je productiviteit.

Vond je dit artikel nuttig?

Help Google om je in de toekomst sneller de beste tips te tonen. Met één klik kun je onze website instellen als jouw favoriete bron. Google laat onze artikelen en adviezen dan sneller aan jou zien wanneer je zoekt naar rust en productiviteit. Druk op de knop en zet het vinkje achter de EenHelderHoofd aan te zetten. Voeg Een Helder Hoofd toe als voorkeursbron op Google

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 28 sep Utrecht, 2 okt Amsterdam, 5 okt Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je afdeling of team productiever wordenn?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Stel je vraag aan mij (Eric) via 073-6 232 804 of stel je vraag via mail, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.