Een verrassend eenvoudige oplossing
Vrijdagmiddag. Je laptop staat nog open, je inbox is nog niet leeg en in je hoofd draaien allerlei losse gedachten rond.
- Dat moet ik maandag nog doen.
- Die mail moet ik nog beantwoorden.
- Ik moet nog terugkomen op dat overleg.
- O ja, en die afspraak van volgende week.
Je sluit uiteindelijk je computer af en gaat naar huis.
Officieel zit je werkdag erop. Maar in je hoofd is de werkweek nog lang niet afgesloten.
Dan kan een wekelijkse review van ongeveer 30 minuten op vrijdag een verrassend eenvoudige oplossing zijn.
Door bewust je werkweek af te sluiten, geef je je hoofd rust én jezelf een veel betere start op maandag.
Je hoofd is geen takenlijst
Een van de grootste valkuilen op kantoor is dat we ons hoofd gebruiken als geheugensteun.
We proberen te onthouden wat we nog moeten doen, welke afspraken eraan komen, wie we nog moeten bellen en welke mail nog een antwoord nodig heeft.
Dat lijkt misschien efficiënt. Maar je brein is helemaal niet gemaakt om de hele dag een digitale takenlijst te zijn.
Sterker nog, hoe meer losse eindjes je probeert te onthouden, hoe groter de kans dat ze op onverwachte momenten weer boven komen drijven.
- Tijdens het eten.
- Onder de douche.
- Op zaterdagmiddag.
- Of precies op het moment dat je eindelijk probeert te slapen.
Een wekelijkse review helpt om die losse eindjes uit je hoofd te halen en ergens vast te leggen.
Je maakt als het ware je mentale bureau leeg voordat je het kantoor verlaat.
Waarom juist op vrijdag?
Je kunt natuurlijk iedere willekeurige dag een review doen. Maar vrijdag heeft een belangrijk voordeel.
Je hebt de hele werkweek nog vers in je geheugen.
Je weet welke afspraken zijn gemaakt, welke werkzaamheden zijn afgerond en waar je tegenaan bent gelopen.
Tegelijkertijd staat het weekend voor de deur.
Dat maakt vrijdag een ideaal moment om bewust een streep onder je werkweek te zetten.
Niet door alles koste wat kost af te krijgen.
Maar door ervoor te zorgen dat je weet wat er nog moet gebeuren en wanneer je dat gaat doen.
Dat verschil is belangrijk.
Een goed wekelijkse reviewis geen wedstrijdje met “Hoeveel kan ik nog snel afvinken voordat het weekend begint?”
Het is een moment van overzicht.
De 30-minuten-review
Je hebt hiervoor geen ingewikkeld systeem nodig.
Reserveer ongeveer 30 minuten aan het einde van je werkweek.
Zet meldingen uit, sluit eventueel je inbox en geef jezelf even de ruimte om terug te kijken.
Je kunt daarbij bijvoorbeeld de volgende vragen gebruiken.
1. Wat heb ik deze week gedaan?
Werkdruk beu?Tem je werk met Professioneel Timemanagement op
6 november.
Meer weten?
Kijk terug naar je agenda, takenlijst en eventueel je mailbox.
Wat heb je allemaal gedaan?
Deze vraag lijkt eenvoudig, maar wordt vaak vergeten.
We zijn namelijk geneigd vooral te kijken naar wat nog niet af is.
Daardoor kan het aan het einde van een drukke week voelen alsof je nauwelijks iets hebt gedaan.
Terwijl je ondertussen misschien tientallen telefoontjes hebt gepleegd, vergaderingen hebt bijgewoond, klanten hebt geholpen en allerlei problemen hebt opgelost.
Door bewust terug te kijken, krijg je een realistischer beeld van je werkweek.
2. Wat is blijven liggen?
Daarna kijk je naar wat niet is afgerond.
Niet om jezelf een schuldgevoel aan te praten.
Wel om te voorkomen dat onafgemaakte taken ergens in je hoofd blijven rondzweven.
Vraag jezelf af: “Moet dit nog gebeuren?”
En zo ja: “Wanneer ga ik dit doen?”
Een taak die alleen maar in je hoofd zit, blijft namelijk vaag.
Een taak die op een concrete plek in je planning staat, wordt een stuk rustiger.
3. Welke losse eindjes zijn er nog?
Dit is misschien wel het belangrijkste onderdeel van je wekelijkse review.
Denk aan alles wat je nog moet onthouden.
- Een mail sturen.
- Iemand terugbellen.
- Een document controleren.
- Een afspraak voorbereiden.
- Een collega iets toesturen.
- Een beslissing nemen.
- Of simpelweg: “Hier moet ik volgende week nog even naar kijken.”
Schrijf het op.
Je hoeft het niet allemaal meteen op te lossen.
Het belangrijkste is dat je erop kunt vertrouwen dat je het niet hoeft te onthouden.
Je hoofd is bedoeld om na te denken, niet om een overvolle post-it te zijn.
4. Wat moet maandag als eerste gebeuren?
Tip:Weer een
privéleven zonder je carrière in gevaar te brengen? Dan is Professioneel Timemanagement op
6 november iets voor jou:
Meer weten? Een veelgemaakte fout is dat we maandag beginnen met wat toevallig als eerste binnenkomt.
Je opent je mailbox.
Daar staat een nieuw bericht. Je reageert.
Daar komt er nog een. Je klikt door.
Voor je het weet ben je een uur verder en heb je vooral gereageerd op het werk van anderen.
Een betere aanpak is om vrijdag alvast te bepalen: “Wat is maandag mijn belangrijkste taak?”
Daarmee geef je jezelf een duidelijk startpunt.
Je hoeft maandag niet eerst opnieuw de hele werkweek uit te vinden.
Je kunt direct beginnen.
Een wekelijks review is geen extra werk
Misschien denk je nu: “Maar ik heb het al druk. Nu moet ik ook nog 30 minuten besteden aan terugkijken?”
Dat is begrijpelijk.
Toch is het belangrijk om die 30 minuten anders te bekijken.
Je investeert geen 30 minuten in administratie. Je investeert 30 minuten in overzicht en rust.
Vergelijk het met je bureau.
Als je aan het einde van de dag alle papieren, koffiekopjes en losse aantekeningen op je bureau laat liggen, begint je volgende werkdag met opruimen.
Doe je dat vooraf, dan kun je de volgende ochtend direct aan de slag.
Met je werkweek werkt het eigenlijk hetzelfde.
De wekelijkse review is het opruimen van je mentale bureau.
Voorkom dat je weekend een tweede werkweek wordt
Een van de voordelen van een goede wekelijks review merk je misschien pas nadat je vrijdag je laptop hebt dichtgeklapt.
Je hoeft niet meer voortdurend te denken: “Wat moest ik maandag ook alweer doen?”
Want je hebt het vastgelegd.
Dat geeft ruimte om je werk daadwerkelijk los te laten. En dat is belangrijk.
Een werkdag eindigt namelijk niet altijd automatisch wanneer je de deur van kantoor achter je dichttrekt.
Zeker wanneer je veel verantwoordelijkheden hebt of veel verschillende werkzaamheden door elkaar doet, kunnen gedachten over werk gemakkelijk mee naar huis gaan.
De wekelijkse review helpt om een duidelijke grens te trekken.
- Dit heb ik gedaan.
- Dit staat nog open.
- Dit ga ik maandag oppakken.
- En nu is het weekend!
Maandag begin je met een voorsprong
Stel je voor dat je maandagochtend achter je bureau gaat zitten.
Je hoeft niet eerst twintig minuten door je mailbox te bladeren om te ontdekken wat er allemaal speelt.
Je hoeft niet te graven in je geheugen.
Je hoeft niet te denken: “Waar was ik vrijdag ook alweer mee bezig?”
Je hebt vrijdag al bepaald waar je begint. Dat geeft rust.
En misschien nog belangrijker: het geeft je een gevoel van controle.
Je bepaalt zelf je startpunt, in plaats van dat je inbox dat voor je doet.
Maak van de wekelijkse review een vaste afspraak
De kracht zit uiteindelijk niet in één keer een wekelijks review doen.
De kracht zit in de herhaling.
Plan daarom iedere vrijdag ongeveer 30 minuten in je agenda.
Behandel die afspraak alsof het een normale werkafspraak is.
Niet als iets wat je alleen doet wanneer je toevallig tijd over hebt.
Want als je wacht tot je tijd over hebt, is de kans groot dat je die tijd nooit krijgt.
Je wekelijkse review wordt dan het eerste slachtoffer van de vrijdagmiddagdrukte.
En dat is zonde.
Maak er een vast onderdeel van je werkweek van.
Bijvoorbeeld het laatste halfuur van je werkdag.
Resultaat: Laptop dicht. Hoofd leeg. Werkweek afgerond.
Een kleine investering met een groot effect
Een halfuur lijkt misschien weinig.
Maar juist die kleine investering kan een groot verschil maken in hoe je je werkweek afsluit en hoe je de volgende week begint.
Je hoeft geen ingewikkelde methode te gebruiken.
Je hoeft niet ieder detail van je werk te analyseren.
Je hoeft ook niet vrijdagmiddag nog alle openstaande taken af te werken.
Je hoeft alleen maar even stil te staan bij vier belangrijke vragen:
- Wat heb ik gedaan?
- Wat is blijven liggen?
- Welke losse eindjes moet ik vastleggen?
- Wat pak ik maandag als eerste op?
Daarmee geef je je werkweek een duidelijk einde. En jezelf een helder begin.
Want misschien is timemanagement uiteindelijk niet alleen een kwestie van je tijd beter indelen.
Het gaat ook over ruimte creëren in je hoofd.
En jij?
Hoe sluit jij je werkweek af?
Heb jij al een vaste wekelijkse review op vrijdag, of neem je het risico dat je werkweek gewoon stiekem mee naar huis gaat?
Anderen, die dit artikel hebben gelezen, vonden ook dit interessant.
Nieuwste boek ADHD op KANTOOR
Timemanagement voor ADHD-ers en ADD-ers
Mijn boek ADHD op KANTOOR is nu klaar en te bestellen.
Een praktisch timemanagementhandboek om als ADHD-er te overleven binnen de kantooromgeving.
Dit boek heeft 20 hoofdstukken, van de auteur
Eric van den Heuvel. Wil je deze bestellen of in je mailbox een gratis sneak-preview van hoofdstuk 1? Klik dan op onderstaande knop.
Bestel of ontvang gratis het eerste hoofdstuk in je mailbox
van het boek ADHD op KANTOOR
Ook leidinggevenden met ADHD-ers in het team
lezen dit boek.
Vond je dit artikel nuttig?
Help Google om je in de toekomst sneller de beste tips te tonen. Met één klik kun je onze website instellen als jouw favoriete bron. Google laat onze artikelen en adviezen dan sneller aan jou zien wanneer je zoekt naar rust en productiviteit. Druk op de knop en zet het vinkje achter de EenHelderHoofd aan te zetten.
Voeg Een Helder Hoofd toe als voorkeursbron op Google
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 6 nov Utrecht, 9 nov Eindhoven, 30 nov Rotterdam, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je afdeling of team productiever wordenn?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
Vraag dan hier een offerte aan.
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is?
Stel je vraag aan mij (Eric) via
073-6 232 804 of
stel je vraag via mail, voor een gratis en vrijblijvend advies.
Wil je dit artikel gebruiken?
Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.
Je laptop is dicht, je werkdag is voorbij. Maar in je hoofd draait de kantoortuin nog op volle toeren. Had je die mail nog moeten beantwoorden? Ben je die afspraak vergeten? En wat zou je morgen als eerste oppakken?
Je hebt je computer nog maar net aangezet of je mailbox staat al in de fik.
Je agenda zit vol met afspraken waarin je vooral bespreekt wat er tijdens de volgende afspraak besproken moet worden.
Je kunt je agenda perfect hebben ingericht, je taken netjes hebben gepland en toch aan het einde van de dag het gevoel hebben dat je door een vrachtwagen bent overreden.
We kennen allemaal wel zo iemand. Die tijdens een online vergadering driftig e-mails beantwoordt, ondertussen een appje stuurt, een slok koffie neemt en tussendoor instemmend knikt alsof hij elk woord heeft gehoord.