Prioriteiten stellen met de Prioriteitenmatrix! Urgent vs Belangrijk

Prioriteitenmatrix van Eisenhower. Help, ik haal urgent en belangrijk door elkaar!

Dringend prioriteiten-matrix timemanagement model eisenhower urgent belangrijk matrix dringend stephen stefen covey Delegeren secretaresse betekenis timemanagementmatrix

Prioriteiten stellen met de timemanagement-matrix van Eisenhower en Covey, hoe doe je dat?

Het missen van deadlines is een pijnlijk onderwerp bij je functioneringsgesprek, slecht voor de relatie met je collega´s en klanten.

Hoe vaak hoor je niet “Je moet je focussen” als je klaagt dat je je doelen niet bereikt?

Wat moet je met een dergelijk generiek advies?

Kijk dan eens naar het model met de kwadranten van de timemanagement prioriteitenmatrix van Dwight Eisenhower matrix en Stephen Covey.

Eerst even duidelijkheid geven over wat nu urgent is en wat nu belangrijk is.

We hebben de neiging deze termen met elkaar te verwarren.

Er zijn zoveel dingen die onze aandacht vereisen.

Soms ben je bezig om brandjes te blussen waardoor je jezelf niet kunt veroorloven om je te wijden aan creatieve taken die tijd, stilte en concentratie eisen. Hieronder de uitleg van de belangrijk-urgent-matrix die je helpt om prioriteiten te stellen.

Altijd druk? Volg onze
Training Timemanagement

Belangrijke taken

Met belangrijke taken wordt bedoeld dat het je dichter bij je doel brengt.

Maar dan moet je eerst je doel bepalen.

Als je eenmaal je doel hebt bepaald, dan kun je pas beoordelen of een taak belangrijk en relevant is.

Met focussen in het hierboven genoemde advies wordt bedoeld dat je jezelf moet richten op je doel.

Veel belangrijke taken geven pas resultaat op de lange termijn.

De timemanagement matrix om prioriteiten te stellen kan je hierbij helpen.

Urgente taken

Urgentie kwadrant tijd snel direct urgentie kwadrant The urgency effect, urgent belangrijk urgentie dringendMet urgente taken wordt bedoeld dat de betreffende taak snel afgehandeld moet worden.

Ofwel de taak is dringend.

Er zit een korte deadline op.

Urgent of dringend hoeft niet te betekenen dat het belangrijk is en andersom geldt ook een belangrijke taak hoeft niet urgent te zijn.

Een urgente taak geeft direct resultaat. Dit kan een valkuil zijn, als het niet belangrijk is. ‘The urgency effect’, of het urgentie-effect, wordt dit genoemd.

Samengevat, belangrijkheid heeft te maken met doelen en de relevantie daarvan binnen jouw rol.

Urgentie heeft te maken met tijd.

model eisenhower urgent belangrijk matrix covey tabel kwadranten prioriteiten timemanagementmatrixDe prioriteitenmatrix
President Eisenhower (V.S.) heeft de bepaling van prioriteiten uitgezet in twee dimensies.

Namelijk de mate van urgentie en de mate van belangrijkheid . Dit heeft hij weergegeven in deze timemanagement matrix.

Later heeft Stephen R. Covey deze twee dimensies ook gebruikt.

Vandaar dat sommige dit herkennen uit zijn boek Prioriteiten – Effectieve keuzes in leven en werk.

Kwadrant 1: Belangrijke en urgente taken

Nu hoor ik je denken, maar je kunt toch ook belangrijke EN urgente taken hebben.

Dat klopt. Dat zijn meestal de taken die waar je alles voor laat vallen. Meestal betekent dit een crisissituatie, bijvoorbeeld je huis staat in brand, of er ontstaat een conflict met een belangrijke klant. Je zult daarom direct gaan handelen.

 

Kwadrant 2: Belangrijk en niet urgente taken

Als een taak niet urgent is maar wel belangrijk, dan heb je de ruimte om goed na te denken over de uitvoering van de belangrijke taak en deze kun je dan ook gedegen plannen.

Dit zijn de taken waarop je jezelf goed kunt focussen, omdat deze taken je dichter bij je doel zal brengen.

Dit zijn de taken zoals nieuwe producten of diensten ontwikkelen, netwerken, relaties bouwen en onderhouden, scholing en oefening.

Kwadrant 3: Niet belangrijk en urgente taken

Dit urgentiekwadrant  bevat zaken die dringend maar niet belangrijk zijn. Deze combinatie wordt in de matrix meestal slecht herkend.

Dit zijn de activiteiten die alleen maar dringend en urgent zijn, meestal voor iemand anders.

Dit zijn de taken die urgent en dringend worden gepresenteerd door anderen, maar niet binnen jouw verantwoordelijkheid vallen.

Aap op je schouderNatuurlijk help je graag anderen, maar moet dit ten koste gaan van jouw doelen?

De aap moet niet op jouw schouder komen.

Het moet toch een win-win situatie geven?

Als je meestal met de urgente taken van anderen bezig bent, krijg je je eigen werk niet af.

Om hiermee om te gaan is een zekere mate van assertiviteit nodig richting de eigenaar van de urgente taak, die een beroep op je doet.

(Doe onze populaire training timemanagement)

Kwadrant 4: Niet belangrijk en niet urgente taken

Dit zijn de taken die je niet tot je doelen brengen en ook niet urgent zijn.

UitstelgedragMeestal zijn dit excuusklusjes die je gaat doen als je geen zin hebt in een belangrijke taak die moeilijk of saai is.

Bijvoorbeeld het zonder doel internetten, lange kletspraatjes, junk mail lezen, of cyberslenteren (Wat is cyberslenteren). Of nog erger luieren.


Jar of Life

werk prive balans werken leven Er zit maar 24 uur in een dag. En er zijn zoveel dingen te doen. Echter, als we beginnen met het vullen van onze dag met de andere dingen eerst dan passen later de belangrijke en noodzakelijke taken niet. Begin met de belangrijke en noodzakelijke taken. Dan, tussen de gaten van deze belangrijke en noodzakelijke taken, vullen we de andere dingen.

De betekenis van prioriteiten stellen

Het probleem met belangrijke taken is dat ze vaak geen resultaat op korte termijn brengen.

Bijna alle grote projecten hebben een lange weg te gaan voordat deze zijn afgerond. Dit in tegenstelling tot urgente taken, die meestal snel resultaat geven.

Wat voelt het al wat beter met deze prioriteitenmatrix?

Iets dat net is afgerond, of iets dat een kleine bijdrage levert aan een project die op termijn afgerond zal worden?

We hebben de neiging om voor de “quick wins” te gaan en daarom ons alleen te richten op de urgente taken.

Dit lost zich natuurlijk vanzelf op, want als je dit doet, zullen de belangrijke maar niet urgente taken op termijn vanzelf urgent worden, maar dan kost het veel meer energie om deze taak te een goed einde te brengen.

De oplossing van Covey en Eisenhower

Hoe ouder ik word, hoe meer wijsheid ik haal uit de oude regel om prioriteiten te stellen. Dat is een proces dat vaak het meest ingewikkelde menselijke probleem herleidt tot iets dat gemakkelijk te behandelen is.
-Dwight D. Eisenhouwer
 

De Eisenhower prioriteitenmatrix: Urgent en belangrijk. Video 2 min 24 sec

Gratis eBook Prioriteiten stellen doe je zo!
DOWNLOAD NU

Je kunt jezelf focussen op de belangrijke taken die niet urgent zijn, door hiervoor tijd in te plannen.

Maak in je agenda een afspraak met jezelf om tijd te reserveren voor een aantal belangrijke taken op je takenlijstje.

De overige tijd gebruik je voor de belangrijke en urgente taken.

De taken die niet urgent zijn en niet belangrijk, kun je nu al van je takenlijstje afstrepen.

Deze theorie van de prioriteitenmatrix (tabel) is onderdeel van de gereedschapskist die tijdens onze training timemanagement “Je voornemens de Baas” rijkelijke gevuld wordt. Deze wordt ook wel eens de timemanagementmatrix genoemd.

Zelf aan de slag met de prioriteitenmatrix?

Download dan nu onze blanco matrix om je eigen prioriteiten te bepalen. template prioriteitenmatrix invullen belangrijk urgent dringend eisenhower covey

Prioriteit 1 = Belangrijk en Urgent,
Prioriteit 2 = Belangrijk en Niet urgent
Prioriteit 3 = Niet belangrijk en Urgent,
Geen prioriteit = Niet belangrijk en Niet urgent. Download blanco prioriteitenmatrix

Prioriteiten boeken tip Stephen R. Covey

boek prioriteiten stephen covey urgent belangrijkTop 5 boek over persoonlijk leiderschap en timemanagement.

Prioriteiten – Effectieve keuzes in leven en werk van Stephen Covey, Uitgeverij Business Contact 17e druk,  357 pagina’s.

Stephen Covey raakt in dit boek de kern van de problematiek waar velen in hun leven mee worstelen. Ze vragen zich af of er wel voldoende evenwicht is tussen werk en privé-leven? Worden we niet geleefd worden door principes van efficiency en resultaten, in plaats van prioriteiten die ze zelf stellen, de zaken die we echt belangrijk vinden? Covey laat in dit boek zien dat timemanagement niet leidt tot een zinvol of kwalitatief beter bestaan. Hooguit leidt het ertoe dat mensen allerlei zaken sneller en beter doen. Maar keuzes voor wat we werkelijk willen doen en waarom we dat willen doen, blijven daarmee op de achtergrond.

Meer info over:  Prioriteiten – Effectieve keuzes in leven en werk
Stephen Covey, Business Contact 17e druk, 2012,  357 pagina’s.


Heb je moeite met prioriteiten stellen of wil je nog beter prioriteiten kunnen stellen en boven op je werk blijven? Volg dan onze timemanagement training "Je voornemens de baas".
Training voor jou zelf Wat deelnemers er zelf over vertellen

Vind je dit artikel over de prioriteitenmatrix interessant?

Ik heb je hulp nodig. Ik zou het leuk vinden als je mij bedankt via een “social share”, door dit artikel te delen via jouw favoriete sociale mediaplatform. Dit kan heel eenvoudig met onderstaande deellinkjes voor de meest gebruikte sociale media. Alvast bedankt.

Anderen bekeken ook de volgende artikelen:

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
 



Twee factoren die bepalen hoe wij onze tijd verdelen

Video: Urgent en belangrijk prioriteitenmatrix (73 sec.)

Er zijn twee factoren die bepalen hoe wij onze tijd verdelen. Urgentie en belangrijkheid dit geeft een schema met vier kwadranten. Kwadrant 1 gaat over zaken die belangrijk en urgent zijn. Kwadrant 1 is soms onvermijdelijk. Zorg ervoor dat je er niet teveel tijd in doorbrengt.
Kwadrant 2 gaan over zaken die wel belangrijk zijn maar niet urgent. We denken dan aan nieuwe kansen onderzoeken, planningen maken, relaties onderhouden. In dit kwadrant zal je een groot deel van je tijd moeten onderweg doorbrengen. Meer weten? Bekijk het filmpje .


Beoordeeld: 9.3 uit 10 (Aantal downloads: 3232)

De prioriteitenmatrix ook te beluisteren via SoundCloud

Druk op de afspeelknop ( ) hieronder om de podcast te beluisteren.