Tip 21: Time-management gelijkenis van een kok en een advocaat

Time-management van de kok

Time-management gelijkenis van een kok en een advocaat

Help, er brand weer iets aan!

Heb je wel eens een professionele kok in een druk restaurant bezig gezien?

Zijn fornuis staat vol met potten en pannen en zijn ovens zijn gevuld.

Al het keukengerei dat vaak nodig is staat onder handbereik.

Naast de klok wordt er gebruik gemaakt van ogen, mond, neus en handen om te bepalen wat de volgende actie is.

Bijvoorbeeld gas lager zetten omdat het gerecht al goudbruin is, proeven of er nog gekruid moet worden, voelen of het vlees de juiste gaarheid heeft. Er is duidelijk overzicht en controle over alles wat er onder zijn verantwoordelijkheid plaats vind.

Time-management van de advocaat

Laatst hoorde ik van een advocaat dat haar werk lijkt op iemand die achter een fornuis staat met zeer veel potten en pannen. Soms moet er in geroerd worden, soms kan het gas wat lager en soms weer wat hoger gezet worden.

Overzicht en controle zijn hierbij ook van essentieel belang anders brand er iets aan of wordt het gerecht nog deels rauw opgediend. Met andere woorden, het doel is om geen fouten te maken of fatale termijnen te overschrijden, die de belangen van de klant kunnen beschadigen.

Gebeurt dat wel, dan kost het extra tijd om de schade te beperken of om het resultaat te redden.

Terugverdientijd time-management voor advocaten, juristen en notarissen

Hoeveel kost desorganisatie? Zelfs een paar minuten per dag zoeken naar bestanden, documenten, telefoonnummers, boeken en benodigdheden zorgen opgeteld voor een aanzienlijk bedrag in de loop van een jaar.

Als een advocaat een uurtarief heeft van slechts € 150 en de advocaat verliest slechts zes minuten per dag aan desorganisatie, dat loopt dit al op tot een verlies van € 3.300 per jaar.

Zie hieronder het schema om in te schatten hoeveel desorganisatie van invloed is op jouw declaraties.

Als je dit verlies 10 tot 20% kunt voorkomen, dan is de investering in een time-management training voor een advocaat binnen het jaar terugverdient.

(Doe onze populaire training time-management)

Jouw time-management probleem

Heb je zelf ook het gevoel dat er met je werk zo veel potten en pannen op het vuur staan dat je het overzicht en de controle verliest? Brand er soms iets aan of nog erger, springt de vlam in de pan? Ben je bang dat je een gerecht vergeet of een volgende stap overslaat?

Jouw time-management oplossing

Het wordt time-management genoemd, maar eigenlijk is het taakmanagement. Het gaat om de vraag over welke taken zo snel mogelijk aandacht nodig hebben en welke nog even kunnen blijven liggen.

Om dit overzicht te bewaren moet je niet je hoofd gebruiken als centrale opslagplaats van alle taken die je moet doen of die je aandacht nodig hebben. Een klein aantal zaken zal je waarschijnlijk wel onthouden en paraat hebben. Maar worden dit er meer dan zeven, dan zal er zeker een taak aan je aandacht ontsnappen. En dan vliegt de vlam in de pan en moet je alles laten vallen om de brand te blussen.

Een alternatief voor opslag in je hoofd

Je hoofd heb je nodig om creatief en innovatief te zijn. Dit kan omdat je brein kan combineren en verbanden kan leggen. Deze eigenschap komt het beste tot zijn recht als je een helder hoofd hebt.

Het heldere hoofd ontstaat als je brein verlost wordt van zaken die te pas en te onpas je aandacht vragen, doordat je steeds alles proberen te onthouden.

Probeer eens de volgende methode om een helder hoofd te creëren. Elke keer als je een idee hebt of een verzoek van een ander krijgt, schrijf je dit op. Dit kan op een stuk papier, een lijstje of in notitieprogramma op je computer of je smartphone.

Verwerk de verzamelde aandachtspunten op deze lijst regelmatig tot concrete uitvoerbare taken. Is het een taak die zo snel mogelijk moet gebeuren, dan komt dit op je to-do lijstje voor deze week. Is het een taak die later uitgevoerd mag worden, dan zet je deze op een “ooit/misschien” lijst.

Dit kun je ook doen met je e-mailberichten. Een emailbericht dat zo snel mogelijk verwerkt moet worden, sleep je naar de map ‘To do’, mag het volgende week of later, dan sleep je deze naar de map ‘Ooit/misschien’.

Overzicht en controle

Dit resulteert in een beperkte met taken op je to-do lijst en een (waarschijnlijk) langere ooit-misschien lijst. Minimaal 1 keer per week schoon je de to-do lijst op, door afgewerkte taken te verwijderen of door te strepen. Daarna neem je de ooit-misschien lijst door en zet dan de taken die nu wel actueel zijn op de to do lijst.

Meer weten?

Bovenstaande methode is een klein onderdeel praktische training “Je voornemens de baas”. De complete methode geeft je overzicht en controle over alles wat aandacht nodig heeft. Wil je hier meer over weten, lees dan onze tips op onze website of abonneer je op onze nieuwsbrief. Nog beter is het volgen van onze workshop `Je voornemens de baas` waarbij de uitleg van de principes van o.a. Stephen R. Covey, Merlin Mann en Mihaly Csikszentmihalyi vertaald worden naar praktisch dagelijks gebruik en je met je eigen takenlijst, projectenlijst en je agenda aan de slag gaat, zodat je ervaart hoe dat in jouw specifieke situatie gaat werken. Deze investering van een halve dag, zorgt ervoor dat je de rest van je leven de tijd terug krijgt, die je nu verliest met het jongleren van al je taken.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en time-management uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.