Hoe begin ik mijn werkdag zonder werkstress?

Een “gewone” dag achter je bureau

Help ! Ik weet niet waarmee ik moet beginnen.

Herken je de volgende situatie:

Je zit achter je bureau en je denkt: “Waar zal ik eens mee beginnen?”.

Uit gewoonte zet je de computer aan en open je het mailprogramma.

Terwijl er nieuwe mailtjes automatisch binnenstromen, zie je nog de openstaande mailtjes van de vorige dagen.

Je zucht diep tijdens de gedachte dat e-mail maar een slechte uitvinding is.

Houdt het dan nooit op?

Hoe krijg ik mijn mailbox, deze irritante bak met elektronische berichten, eens een keer helemaal leeg?

Uit schuldgevoel van de nog vele openstaande mailtjes begin je maar eens de berichten te sorteren op datum en te lezen bij het oudste bericht.

Ondertussen probeer je de werkstress te beperken.

Een betere start van de dag

Stel je eens voor hoe de hierna beschreven volgende start van de dag jou zou bevallen?

Je zit achter je bureau en pakt een lijstje van alle zaken die deze week aandacht van jou nodig hebben en je agenda.

Je afspraken in je agenda zijn de harde feiten. Zoals bijvoorbeeld:

• Tijdens de lunch een overleg met de accountant, mevrouw Donna Cavallo
• Om drie uur de firma “Spoed-Is-Goed” terugbellen
• Aan het einde van de dag je auto wegbrengen naar vakgarage “Orange Car Service” voor een onderhoudsbeurt
• En ´s-avonds een verjaardagsfeest van je zwager Bart.

Hoe vul je nu de tijdsruimte in tussen deze eerder geplande afspraken en met welke taak ga ik dat doen?

Werkvolgorde is niet alleen afhankelijk van prioriteit

Hoe bepaal ik de eerst volgende taak die ik zal gaan doen?

Dit is één van de meest gestelde vragen van de deelnemers aan onze Training Professioneel Timemanagement.

Natuurlijk heb ik daar een antwoord op gebaseerd op de verworven kennis uit de vele gelezen boeken over timemanagement en mijn ervaringen in het volgen en geven van trainingen, workshops en coachingssessies.

Ik hanteer de volgende regel:

“What’s the next STEP”.

Hierbij staat S.T.E.P. voor de 4 letters van de volgende vier afwegingen om te kiezen uit je lange lijst met taken.

1. Situatie

Niet alle taken kun je overal doen.

Voor sommige taken heb je een computer nodig, internetverbinding, een telefoon of een bepaalde persoon.

Andere taken kun je beter doen tijdens je thuiswerkdag zodat je jezelf langere tijd achter elkaar kan concentreren.

Voor bepaalde taken is het beter om op kantoor te zijn, zodat je snel je collega’s kan raadplegen.

Taken die bestaan uit lezen en beoordelen, kun je op bijna iedere plek doen, zelfs buiten op een bankje in het park, terwijl je geniet van de natuur of de zon.

Als je taken op je lijst onderverdeeld per situatie beperk je al de keuzemogelijkheden.
Bijvoorbeeld:

• Taken voor achter de computer,
• beltaken,
• of taken voor op kantoor.

Als je in de trein zit, is het praktisch om dan dat lange rapport te lezen.

2. Tijdsduur

Het zou prettig zijn om de hoeveelheid tijd tussen twee afspraken te gebruiken om een taak van begin tot einde af te handelen.

Het van je lijst afstrepen van een taak  geeft zo’n goed gevoel.

De Duitsers hebben daar een mooie term voor: “Enlistungsvreude”

Dat is een beter gevoel dan een taak die half af is wegleggen om deze later weer op te pakken.

Daarom selecteer je alleen uit de taken of deeltaken die binnen de beschikbare tijdsduur uit te voeren zijn.

Hierdoor verklein je de uiteindelijke keuzemogelijkheden.

Dan ben je goed op weg met jouw timemanagement.

3. Energie

Sommige taken zijn moeilijk en kosten veel energie.

Andere taken zijn routine geworden en kosten maar heel weinig energie.

Als je van jezelf weet wanneer je op de dag veel energie hebt, kies je de moeilijke en complexe taken.

Heb je weinig energie meer over, dan kies je iets wat zonder veel nadenken uitgevoerd kan worden. Bijvoorbeeld:

• Je bureau opruimen,
• kantoorbenodigdheden bestellen
• uren invoeren.

Of nog beter het uitzendbureau bellen voor de inhuur van een assistent, omdat je binnen timemanagement ook leert om te delegeren.

4. Prioriteit

De keuze mogelijkheden uit je takenlijst is nu een stuk kleiner geworden.

Als laatste is de prioriteit van belang.

Doordat je nu overzicht hebt over je taken en daarbij duidelijk hebt wat je doelen zijn is het kiezen eenvoudig geworden.

Je weet zelf heel goed welke taken je dichter bij je doelen zal brengen, vandaar dat je gevoel meestal de beste raad geeft.

Heb je moeite met prioriteiten stellen, gebruik dan de prioriteitenmatrix.

Hoe ontstaat de takenlijst

Een voorwaarde dat bovenstaande STEP-methode goed werkt, is dat je goed je agenda beheert.

Daarnaast heb je een lijst nodig met alle taken die deze week je aandacht nodig hebben.

De lijst ontstaat doordat je gedurende de dag alle inkomende zaken verzamelt waar je nog iets mee moet doen.

Op een later moment ruim je tijd in om alles wat je verzameld hebt te behoordelen en direct te beslissen of deze zaken wel of niet aandacht van je nodig hebben.

De zaken die je zo snel mogelijk, als je tijd, hebt moet oppakken, komen op deze lijst.
Teveel werkdruk in jouw team. Kies voor onze
In-company Training Timemanagement

Gevolg is meer rust in je hoofd en meer gedaan krijgen

Deze methode van het scheiden van het verzamelen van inkomende zaken, afzonderlijk beslissen en later pas uitvoeren, noem ik professioneel uitstellen.

Geef je zelf een minuut de tijd om het inkomend verzoek te beoordelen en te beslissen wat je ermee gaat doen.

Leg dit besluit dan vast op je takenlijst.

Dit is een proactieve manier van werken.

Hiermee voorkom je dat je steeds hetzelfde inkomende verzoek, zoals een mail, moet bestuderen, omdat je jouw eerder genomen besluit niet hebt vastgelegd.

Wat je ook niet wil is dat een verzoek die het laatste binnenkomt of het meeste aandacht vraagt toch weer je focus afleidt doordat je er meteen aan begint.

Dit is een reactieve manier van werken. En heel vaak bevat je mailbox zo’n valkuil.

Jouw volgende stap

Wil je meer overzicht en controle over je werk.
Start dan vandaag met:

• een lijst aanleggen met zaken die deze week je aandacht verdienen.
• de overige zaken de je later wil doen op een andere lijst te noteren.
• de dat te starten met je agenda en een plan van de uit te voeren taken van je lijst
• gebruik hiervoor de hierboven beschreven systematiek van S.T.E.P..

Want als je geen plan maakt voor de dag, kom je vanzelf in het plan van een ander terecht.

Succes.

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:

• Drie redenen waarom jouw takenlijst niet werkt.
• Takenlijst maken – Dit zijn de valkuilen.
• 8 nuttige tips voor een takenlijst die wel werkt.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 22 apr Eindhoven (bijna vol), 13 mei Rotterdam (bijna vol), 27 mei Utrecht (bijna vol), etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.