Hoe begin ik mijn werkdag zonder werkstress

Een “gewone” dag achter je bureau

werkdag zonder werkstressHelp ! Ik weet niet waar ik mee moet beginnen.

Herken je de volgende situatie. Je zit achter je bureau en je denkt: “Waar zal ik eens mee beginnen?”.

Uit gewoonte zet je de computer aan en open je het mailprogramma.

Terwijl er nieuwe mailtjes automatisch binnenstromen, zie je nog de openstaande mailtjes van de vorige keer.

Je zucht diep tijdens de gedachte dat email maar een slechte uitvinding is. Houdt het dan nooit op? Hoe krijg ik mijn mailbox, deze bak met elektronische berichten, eens een keer helemaal leeg? Uit schuldgevoel van de nog vele openstaande mailtjes begin je maar eens de berichten te sorteren op datum en begin je te lezen bij het oudste bericht. En hoop je de werkstress te kunnen beperken.

Altijd druk? Volg onze
Training Timemanagement

Een betere start van de dag

Stel je een voor hoe de hierna beschreven volgende start van de dag jou zou bevallen? Je zit achter je bureau en pakt een lijstje van alle zaken die deze week aandacht van jou nodig hebben en je agenda. Je afspraken in je agenda zijn harde feiten. Bijvoorbeeld tijdens de lunch vanmiddag een overleg met je accountant, om drie uur een klant terugbellen, aan het einde van de dag de auto wegbrengen voor een onderhoudsbeurt en ´s-avonds een verjaardagsfeest van een familielid. Hoe vul je nu de tijdsruimte in tussen deze eerder geplande afspraken en met welke taak ga ik dat doen?

Werkvolgorde niet alleen afhankelijk van prioriteit

Hoe bepaal ik de eerst volgende taak die ik zal gaan doen? Dit is één van de meest gestelde vragen van de deelnemers aan onze training “Je voornemens de baas” ( Timemanagement 2.0 ).

Natuurlijk heb ik daar een antwoord op gebaseerd op de verworven kennis uit de vele boeken over time-management en mijn ervaringen met mijn timemanagement workshops en timemanagement coaching bij verschillende bedrijven. Ik hanteer de volgens regel: “What’s the next STEP.”. Hierbij staat S.T.E.P. voor de 4 letters van de volgende vier afwegingen om te kiezen uit je lijst met taken.

1 Situatie

Niet alle taken kun je overal doen. Voor sommige taken heb je een computer nodig, internet verbinding, een telefoon of een bepaalde persoon. Om iets door te lezen dat op papier staat, heb je niet zoveel nodig, behalve misschien je leesbril en voldoende licht. Als je taken op je lijst onderverdeeld in situatie beperk je al de keuzemogelijkheden. Bijv. achter de computer, telefoon, bij Marcel op kantoor. Als je deze ochtend op kantoor bent en je weet dat je vanmiddag in de trein zit, dan kun eenvoudig het lezen van dat rapport uitstellen tot vanmiddag.

2 Tijdsduur

Het zou prettig zijn om de hoeveelheid tijd tussen twee agenda-afspraken te gebruiken om een taak van begin tot einde af te werken. Weer een taak afhandelen en doorstrepen van je lijst geeft zo’n goed gevoel. Dat is een beter gevoel dan een taak die half af is wegleggen en deze later weer oppakken. Daarom selecteer je alleen uit de taken die binnen het de beschikbare tijdsduur uit te voeren zijn. Dan ben je goed op weg met timemanagement. Hierdoor wordt je uiteindelijke keuzemogelijkheden weer kleiner.

3 Energie

Sommige taken zijn moeilijk en kosten veel energie. Andere taken zijn zo routine geworden en kosten maar heel weinig energie. Als je van jezelf weet wanneer je op de dag veel energie hebt, kies je de moeilijke en complexe taak. Heb je weinig energie meer over, dan kies je iets wat zonder veel nadenken uitgevoerd kan worden. Bijvoorbeeld je bureau opruimen, kantoorbenodigdheden bestellen. Of nog beter het uitzendbureau bellen voor de inhuur van een assistent, omdat je binnen timemanagement ook leert om te delegeren.

4 Prioriteit

De keuze mogelijkheden uit je takenlijst is nu een stuk kleiner geworden. Als laatste is de prioriteit van belang. Doordat je nu overzicht hebt over je taken en daarbij duidelijk hebt wat je doelen zijn is het kiezen eenvoudig geworden. Je weet zelf heel goed welke taken je dicht bij je doelen zal brengen, vandaar dat je gevoel je meestal de beste raad geeft.

Beter leren plannen en organiseren? Volg onze
Training Timemanagement

Hoe ontstaat de takenlijst

Een voorwaarde dat bovenstaande STEP-methode in combinatie met timemanagement werkt is, dat je naast goed agendabeheer ook een lijst hebt met de taken die deze week je aandacht nodig hebben. De lijst ontstaat doordat je gedurende de dag alle inkomende zaken verzamelt waar je nog iets mee moet. Later, ruim je tijd in om alles wat je verzameld hebt te behoordelen en direct te beslissen of deze zaken wel of niet aandacht van je nodig hebben. De zaken die zo gauw als je tijd hebt afgewerkt moeten worden komen op deze lijst.

Gevolg is meer rust in je hoofd en meer gedaan krijgen

Deze methode van het scheiden van het verzamelen van inkomende zaken, afzonderlijk beslissen en later pas uitvoeren noem ik professioneel uitstellen. Geef je zelf een minuut tijd om het inkomend verzoek te behoordelen en te beslissen wat je ermee gaat doen. Leg dit besluit dan ook vast. Dit is een proactieve manier van werken.
Hiermee voorkom je dat je steeds dezelfde inkomende verzoeken moet bestuderen, weer na moet denken wat je er mee gaat doen, opzij legt om later wederom deze te boordelen. Wat je ook niet wil is dat een zaak die het laatste binnenkomt of het meeste aandacht vraagt toch weer je aandacht afleidt en je er dan maar meteen aan begint. Dit is een reactieve manier van werken. Zeker je inbox van je email bevat zo’n valkuil.

Jouw volgende stap

Wil je meer overzicht en controle over je werk. Start dan vandaag om een lijst aan te leggen met zaken die deze week je aandacht verdienen. Schrijf de overige zaken voor de volgende week of later op een andere lijst. Begin de dag met je agenda en met de lijst voor deze week en denk aan S.T.E.P..

Succes.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en time-management uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.