Tip 22: Verplaats eens de focus van de deadline naar de startline

Help, ik overschrijd altijd mijn deadline.

Overscheiden van de deadlineHerken je soms het volgende.

Je plant het einde van een project en je haalt de deadline precies op tijd.

Of je speelt voetbal, komt met de bal in de buurt van het doel en je denkt: “Niet op de keeper schieten“.

En wat gebeurt er, je schiet rechtstreeks de bal in de armen van de keeper.

Conclusie. Je focust jezelf op het verkeerde punt. Dit is ook zo met timemanagement.

Eerst volgende timemanagement cursus op 4 sept Rotterdam, 12 sept Utrecht, 21 sept Amsterdam, 25 sept Den Bosch, 5 okt Eindhoven, 10 okt Rotterdam enz.
Schrijf je in Meer data, locaties en prijs Klantervaringen

"Onze trainingen zijn populair. Wil je mee doen met onze training, wacht dan niet te lang met inschrijven."

Het ging weer net goed.

Hetzelfde gebeurt met je projecten, ondanks je timemanagement vaardigheden. Je denkt aan de uiterste opleverdatum en stelt de start nog even uit.

Tijd genoeg denk je. Hoe verder de einddatum dichterbij komt, hoe vaker je denkt:

Nou, als ik eens twee weken achter elkaar door kan werken, haal ik het gemakkelijk.

Het gevolg is dat je te krap voor de einddatum start, met stress het project moet afwerken en lange dagen moet maken.

Toch red je het net en je denkt: “De volgende keer zal ik toch wat meer ruimte reserveren voor onverwachte zaken”.

Te ruim plannen is ook geen oplossing.

Een tegengesteld effect krijg je als te ruim een project plant.

Vooral als kenniswerker merk je dat je werk niet hard omkaderd is.

Een presentatie kan nog mooier, een investeringsaanvraag kan nog gedetailleerder, het marketingplan kan nog dieper gaan, een pleitnota kan meer overtuigender.

Je kunt natuurlijk voor elke deeltaak de doorlooptijd in schatten en vermenigvuldigen met een uitloopfactor.

In plaats van de geschatte 4 uur, gebruik je de factor 1½ en reserveer je 6 uur voor de betreffende deeltaak.

Dit zal een behoorlijke impact hebben op de doorlooptijd van een project met meerdere deeltaken, omdat niet iedere deeltaak in praktijk zal uitlopen.

Een ander nadeel hierbij is dat de geplande tijd van de deeltaak soms vanzelf vol loopt met het werk dat je moet doen.

Dit fenomeen is beschreven in de Wet van Parkinson, die beschrijft dat het werk toeneemt om de beschikbare tijd op te vullen. Deze wet wordt regelmatig in timemanagement boeken beschreven.

Te krap plannen is ook niet de manier.

Als je een project te krap heb ingepland kan dat een behoorlijke dosis stress opleveren.

Maar het is zeer moeilijk om onder druk creatief en innovatief te zijn, omdat je steeds de naderende deadline ziet.

Er zijn natuurlijk altijd mensen die zeggen dat zij onder druk beter presteren.

Dat zal zeker waar zijn voor routineklussen, maar niet voor taken waar je veel moet nadenken, analyseren en moet combineren.

Ga jezelf eens na, waar krijgt jij de beste ideeën? Meestal op plaatsen waar je niet met je werk bezig bent. Bijvoorbeeld in bad, onder de douche of onderweg in auto of trein.

Meestal in situaties waar je tot rust bent, maar zelden in een stress gevende situatie.

 

De oplossing om relaxed het project af te maken.

Zelden bestaat een wat langer durend project uit één en dezelfde handeling.

Meestal zijn er deeltaken te onderscheiden. Een goede manier van timemanagement is dat je van iedere individuele deeltaak de doorlooptijd in gaat schatten.

Indien alle deeltaken opvolgend uitgevoerd moeten worden, weet je de geschatte einddatum, waarbij er geen tegenslagen of inschattingsfouten zijn opgetreden.

Voor deze tegenslagen tel je nog extra tijd bij de totaal geschatte doorlooptijd als uitloopbuffer voor het gehele project.

De lengte van deze uitloopbuffer is afhankelijk van de ervaring met soortgelijke projecten. Minder ervaring, betekent meestal een grotere uitloopbuffer, meer ervaring meestal een kleinere uitloopbuffer.

De totale doorlooptijd teruggerekend vanaf de deadline is de uiterste startdatum van het project.

Het voordeel van deze methode is dat je de deeltaken in de reëel geschatte tijd probeert uit te voeren. Mocht er toch een deeltaak uitlopen, waardoor je later met de volgende taak kunt starten, dan komt de deadline niet in gevaar, door de uitloopbuffer aan het einde van het project.

Je beperkt hierdoor een groot deel van de werkstress, je hebt geen last van de Wet van Parkinson en je krijgt steeds meer vertrouwen in je eigen timemanagement vaardigheden.

Succes met je volgende project.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en time-management uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.