De vier e-mailfouten die iedereen blijft maken
4 hilarisch herkenbare e-mailtips voor meer rust in je hoofd.
“Help, mijn inbox ontploft!” 📬
Je klikt op je inbox en dan is het alsof je een bijenkorf opent met honderd mailtjes die allemaal tegelijk zoemen om aandacht.
- Onderwerp: “Geen onderwerp”.
- Afzender: die collega die mailt alsof hij een duif met haast is.
- En jij? Jij bent de arme inboxmanager die probeert de chaos in goede banen te leiden.
Wil je ook rust in de tent?
Ja? Met deze 4 tips word je de Marie Kondo van de mailbox. 🧘♂️
1. De afwezigheidsmelding: jouw digitale ‘niet storen’-bordje.
We denken vaak dat een out-of-office reply alleen nodig is als we ergens onder een palmboom liggen met een cocktail in onze hand.
Onjuist!
Een afwezigheidsmelding is als een verkeersbord voor je inbox: “Verwacht geen reactie binnen 5 minuten, ik ben even aan het werk.”
Een voorbeeldje:
“Ik ben vandaag druk bezig met het temmen van mijn to-dolijst. Verwacht reactie binnen 24 uur. Heb je haast? Bel mijn collega Super-Sanne op 06-…”
Geloof me: mensen houden van duidelijkheid. En jij hebt weer ademruimte.
Professional Timemanagement
2. Onderwerpregels: de titel van je Netflix-aflevering.
Een mail met als onderwerp “vraagje” is net zo handig als een boek met de titel “bladzijden”.
Geef je mails een naam waar James Bond jaloers op zou zijn:
Wel doen: ✅ “Actie nodig: offerte klant X”
Niet doen: ❌ “hoi”
Een sterk omschrijving in je onderwerpregel is als een slimme butler: hij kondigt aan wat je te wachten staat, nog vóór je binnenkomt.
Je collega’s zullen je prijzen om je e-mail-elegantie.
Of in elk geval iets minder vaak zuchten bij je naam.
Teveel werkdruk in jouw team. Kies voor onze
In-company Training Timemanagement
3. Pingpong? Laat die bal eens liggen.
Soms wordt een e-mailgesprek zo heen en weer geslingerd dat je er een tennisarm van krijgt.
“Ping!” – jij. “Pong!” – zij.
De oplossing?
En zo’n twintig keer later ben je precies… nergens.
De magische 1:1-lijst.
Een digitale boodschappenlijst van dingen die je met iemand 1 op 1 wil bespreken, als je die toch spreekt.
Handig voor die Zoom-call, Teams-meeting of het koffieautomaatgesprek.
Kortom: stop met e-mailtennis. Kies voor een praatje bij het digitale koffiezetapparaat.
Volg onze Training Professioneel Timemanagement
4. Je mailbox is geen schuur waar je alles in flikkert.
Sommige mensen gebruiken hun inbox alsof het een bezemkast is: vol vlaggetjes, sterretjes, kleuren, labels, mapjes en mails van vorige jaren.
Fout. Je mailbox is een deurmat en geen archief.
Sorteer, archiveer en handel af met het OHIO-principe:
Eén keer vastpakken, daarna uit je handen en uit je hoofd.
Open je mail → bepaal: archiveren, beantwoorden of doorsturen → weg ermee!
Als je inbox je koelkast was, zou je er dan zes weken oude melk in laten staan? Juist. (Bekijk hier alle locaties en data van de Training Professioneel Timemanagement)
Ga naar de trainingspagina
voor meer informatie 
Slotgedachte: Mail met stijl
Beter e-mailen is niet moeilijk, maar wel goud waard.
Door verwachtingen te managen, duidelijk te schrijven, minder te mailen en je inbox niet te misbruiken als opslagplaats, verander je van een e-mail-slachtoffer in een digitale zenmeester.
En geloof me: je collega’s gaan je niet alleen begrijpen, ze gaan je misschien zelfs bedanken. (Of in elk geval minder CC’en.)
Vond je dit herkenbaar?
Deel deze blog met die ene collega die nog steeds denkt dat ‘RE:RE:RE: FW: Vraagje’ een nuttige bijdrage is aan het digitale werkgeluk.
Vind je dit artikel interessant?
Anderen bekeken ook de volgende artikelen:
- Afwezigheidsassistent instellen Outlook | Out Of Office message.
- 5 manieren tegen gijzeling door je mailbox.
- Hoe jij ook jouw e-mailstapel kan verkleinen.
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 18 juni Amsterdam, 23 juni Eindhoven, 25 juni Zwolle, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
