Hoe jij ook jouw e-mailstapel kan verkleinen.

Was je e-mailbox maar een gewone brievenbus

tp28brvnb

“Knettergek word ik van mijn e-mailbox”.

Deze emotionele reactie hoor ik regelmatig in verschillende vormen tijdens de onze training Timemanagement “Je voornemens de Baas”.

Als ik dan vraag naar de oorzaak krijg ik meestal de volgende antwoorden:

  • Het einde komt nooit in zicht,
  • Het is zo veel,
  • Ik verlies het overzicht,
  • Ik voel mij schuldig dat hij nog zo vol zit,
  • Veel e-mails zijn onduidelijk, het lijkt wel een proefwerk tekstverklaren.
Altijd druk? Volg onze
Training Timemanagement

Post waar je niet gek van wordt

email post verminderenTijdens mijn workshops, cursussen en lezingen over “Je voornemens de Baas” (Timemanagement) aan professionals en ondernemers vertel ik dan meestal de overeenkomst met je brievenbus in het echte leven.

Als daar de postbezorger komt en je trakteert op een stapeltje brieven, tijdschriften en folders word je daar toch ook niet knettergek van.

Waarom is dat eigenlijk?

Wat je niet met je post moet doen

post op deurmatStel je hoort thuis je brievenbus klapperen. Je loopt naar de voordeur en pakt de zojuist bezorgde brieven op.

Je scheurt de envelop open en leest de brief. Nadat je de brief hebt gelezen denk je, dat is interessant.

Vervolgens stop je de brief weer terug in zijn envelop, plakt hem dicht en gooi je hem weer op de deurmat, onder de opening van de brievenbus.

Doe je dat? Ik denk het niet.

Elektronische post vormt helaas geen stapel

Natuurlijk zal niemand deze manier van postverwerking toepassen. Want het gevolg is dat na een maand of twee er een zodanige grote stapel post ligt, dat je je eigen voordeur niet meer in kan.

Maar waarom doen veel mensen dit dan wel met hun e-mail, hun elektronische post?

Waarschijnlijk omdat dit geen belemmerende stapel bij je voordeur vormt.

De duidelijkheid van fysieke post

Er wordt overduidelijk door de afzender aandacht besteed aan de inhoud van een fysieke brief.

Indien je een brief per post ontvangt, dan is meestal direct duidelijk wat de schrijver van het document bedoelt en wat men van jou wil.

Bijvoorbeeld een aanbieding voor het extra verzekeren voor je inboedel, een geweldige aanbieding voor een energiecontract of een rekening met het vriendelijke verzoek deze binnen 30 dagen te betalen.

Je hoeft weinig moeite te doen om helder te krijgen wat jouw fysieke actie zou moeten n.a.v. het bericht.

De onduidelijkheid van elektronische post

Heel anders is het gebruik van berichten via e-mail. De afzender heeft zijn verzoek snel in een paar regels getypt en naar jouw e-mailadres gestuurd.

De afzender hoeft daarvoor niet achter het bureau vandaan te komen om het bericht te versturen. Men hoeft zich ook niet druk te maken over postzegels.

Dus waarom volledig of duidelijk zijn in je e-mailbericht?

De ontvanger kan toch op de gelijksoortige laagdrempelige manier vragen stellen over het e-mailbericht?

En zo gaan er meerdere e-mailberichten heen en weer voor het verduidelijken van het verzoek.

De oplossing voor het verkleinen van de digitale stapel

Mocht je een e-mailbericht krijgen, met een voor jou belangrijk onderwerp. Bepaal dan eerst wat het gewenste resultaat is van het verzoek.

Bepaal dan de eerst volgende uitvoerbare stap die je moet doen om tot dit gewenste resultaat te komen. Doe deze eerste stap direct, of doe het later, door deze op je to-do-lijst te schrijven of in je agenda te noteren.

Bijvoorbeeld op het verzoek voor het aanleveren van een verkoopprognose voor komende periode, kan het opvragen van de werkelijke cijfers van vorige periode de eerste stap zijn.

Indien het e-mailbericht niet duidelijk is over het gewenste resultaat en het is wel een belangrijk onderwerp voor jou, neem dan persoonlijk contact op met de afzender voor een nadere uitleg.

Tip: Altijd maar druk? Dan is timemanagement iets voor jou:
Meer weten?

Probeer je vooral in het begin te beperken in het terugsturen van een e-mailbericht met aanvullende vragen. Hierop krijgt je waarschijnlijk weer onduidelijke antwoorden.

Want wat je niet wilt is een eindeloze “mailversatie” (conversatie via de mail), die alleen maar je digitale stapel zal vergroten. De telefoon of langs lopen hiervoor bij de afzender is dan effectiever.

Dus blijf niet meer aanmodderen met je volle e-mailbox en ga doorpakken door bij ieder verzoek na te denken over een concreet uitvoerbare actie.

Zo blijf je niet meer voortprutsen met de digitale post.

Video: Never Fear Your Inbox Again: The Simple Guide To Stopping Email Overload

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij na schriftelijke toestemming en als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.

( tip 28 20131029)