Waarom vaste e-mailtijden de grootste leugen van kantoorland is
De Inbox-Illusie van vaste mailblokken
Je kent het wel, dat glimmende advies uit de zelfhulpboeken voor productiviteit: “Bekijk je mail maar twee keer per dag op vaste tijden.”
Hoe vaak heb jij geprobeerd om je mail op vaste tijden te checken, om vervolgens na twintig minuten alweer gillend te bezwijken onder de notificaties?
Alsof je inbox een soort tamme goudvis is die je braaf om 09:00 en 15:00 uur een snufje vlokkenvoer geeft.
Die vlieger gaat anno nu echt niet meer op.
Vaste tijden voor je e-mail zijn een middeleeuwse methode die je productiviteit juist vakkundig de nek omdraait.
Als kantoorwerker weet je dat je inbox geen rustig kabbelend beekje is, maar een op hol geslagen wildwaterbaan.
Als je daar maar twee keer per dag met je emmertje langsgaat om water te scheppen, staat de rest van de dag de hele boel onder water.
Het idee dat je de digitale storm kunt temmen door simpelweg je klok erop gelijk te zetten, is alsof je een brand probeert te blussen met een strak gepland koffiemomentje.
Het moet radicaal anders. In plaats van jezelf te gijzelen in een rigide tijdschema waar de werkelijkheid toch lak aan heeft, kun je veel beter leren surfen op de golven van de binnenkomende chaos.
Het gaat niet om wanneer de klok het aangeeft, maar om hoe flexibel en scherp je reageert zonder dat je de hele dag als een konijntje in de koplampen naar je scherm blijft staren.
Gooi die kunstmatige voorgebakken tijdsblokken dus overboord en claim de regie over je eigen workflow terug op een manier die wel werkt voor de waan van de dag.
Volg onze Training Professioneel Timemanagement
De Oplossing: Word de DJ van je eigen inbox
Het moet dus radicaal anders. Stop met het kopiëren van andermans standaardtijden en ga je mail behandelen als de volumeknop van een mengpaneel.
Het beste tijdstip om je mail te openen is namelijk niet gekoppeld aan de klok, maar aan je mentale energieniveau en de aard van je werk.
De gouden regel? Stem je inbox af op de status van je batterij:
- De Creatieve High (Knop op nul). Begin je dag niet in de inbox-loopgraven. Als je hersenen ’s ochtends fris zijn, bezit je kostbare energie. Dit is hét moment om die complexe rapportage te schrijven of dat strategische plan te smeden. Hou de mailradio hier nog even op standje ‘mute’.
- De Post-Lunch Dip (Volume omhoog). Ken je dat inkakmoment rond een uur of twee, waarbij je hersenen de textuur van bloemkoolpuree aannemen? Dat is het perfecte organische moment voor je mail. E-mails beantwoorden vereist vaak minder diepe denkkracht. Door je mail te bewaren voor je energiedips, transformeer je een productiviteitskiller in een nuttige taak voor een moment waarop je toch al geen zware intellectuele arbeid kunt verrichten.
- De Uitloop-Sluiting (De eindsprint). Plan je laatste mailronde strategisch net vóór het einde van je werkdag. Niet om nieuwe projecten te starten, maar om de administratieve losse eindjes aan elkaar te knopen zodat je met een helder hoofd je laptop kunt dichtklappen.
In plaats van jezelf te gijzelen in een rigide tijdschema, surf je zo mee op de natuurlijke golven van je eigen scherpte. Je mail past zich aan jou aan, in plaats van andersom.
Professional Timemanagement
Anderen, die dit artikel hebben gelezen, vonden ook dit interessant.
- Acht snelle tips voor minder mails in je inbox.
- De vier e-mailfouten die iedereen blijft maken.
- De 5 slimme regels voor een gezamenlijke mailbox die wel werkt.
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 8 juni Amsterdam, 17 juni Utrecht, 13 juli Utrecht, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je afdeling of team productiever wordenn?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stel je vraag via mail, voor een gratis en vrijblijvend advies.
Wil je dit artikel gebruiken?
Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.Acht snelle tips voor minder mails in je inbox
