Gebruik je agenda niet als takenlijst (Tip 36)

Hoe jij ook rust in je agenda krijgt

Agenda niet als takenlijstRegelmatig zie ik, tijdens mijn begeleidingstrajecten voor persoonlijke effectiviteit, dat de agenda ook gebruikt wordt als takenlijst.

Mijn persoonlijke mening is, dat dit in de meeste gevallen niet efficiënt werkt en zelfs een groot risico met zich meedraagt.

Een agenda is zuiver een plaats om afspraken en andere zaken die op een bepaalde datum en/of tijdstip moet gebeuren vast te leggen.

Dit is niet de plaats voor een taak die onafhankelijk is van het tijdstip.

Gevaarlijk agenda gebruik

De reden hiervoor kan ik je uitleggen.Stel je schrijft in je agenda dat je op vrijdagmiddag een rapport gaat schrijven.

Dan kan het door een onverwachte wijziging van jouw prioriteiten of situatie voorkomen dat je er niet aan toekomt.

Geen probleem denk je dan, komt begin volgende week wel. De deadline is nog ruim genoeg.

Maar als je na het weekend in je agenda kijkt, ben gefocust op een nieuwe week.

De oude week is uit beeld. Dan herinner je later die week, tijdens de rit naar huis, tot je schrik, dat je nog een rapport moet schrijven.

Want de afgelopen dagen zijn toch anders gelopen dan je had gedacht. Maar nu is de deadline gevaarlijk dichtbij gekomen.

De klus is nu een urgente klus geworden, waar je morgen direct aan moet beginnen.

Omzeil het gevaar

Natuurlijk kun je iedere dag de niet afgehandelde taken naar een volgende dag verplaatsen. En als het die betreffende dag weer niet is gelukt, kun je dat weer doen.

Maar is dit niet demotiverend en zonde van je tijd? Het vertroebelt de focus op wat die dag echt moet gebeuren.

De oplossing voor meer overzicht

Agenda_2tasks-300Het is beter om naast je agenda een aparte takenlijst te hebben.

De ruimte die je hebt tussen je afspraken in je agenda, is de tijd die je beschikbaar hebt om je taken van je takenlijst af te werken.

Kom je er dan niet aan toe om een betreffende taak af te werken, dan blijft deze gewoon op je takenlijst staan.

Je hoeft dan niets te verplaatsen, waardoor je agenda netjes, schoon en overzichtelijk blijft.

Zo kost timemanagement je minder tijd aan overhead.

Maar ik wil taken plannen

Natuurlijk zal je soms taken hebben die je op een bepaalde dag wilt doen in het kader van goed timemanagement.

Maar reserveer dan in je agenda een “afspraak met jezelf” en verwijs eventueel naar de taak op je takenlijst.

Hierdoor zien jouw collega’s, die je agenda mogen inzien, dat je niet beschikbaar bent.

Je zult hierdoor minder snel ingepland worden voor een onverwachte vergadering.

Loopt je planning dan toch weer eens mis, dan hoef je niet bang te zijn, dat de taak aan je aandacht zal ontsnappen en plotseling een urgente taak wordt.

Wetenschappelijke publicaties hierover

1] Kelley, J. F., and ALPHONSE CHAPANIS. “How professional persons keep their calendars: Implications for computerization.” Journal of Occupational Psychology 55.4 (1982): 241-256.
2] Bellotti, Victoria, et al. “What a to-do: studies of task management towards the design of a personal task list manager.” Proceedings of the SIGCHI conference on Human factors in computing systems. ACM, 2004.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en time-management uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij na schriftelijke toestemming en als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.