Tip 35 De kracht van een Clean Desk bij timemanagement

Tip 35 De kracht van een Clean Desk bij timemanagement

Stapel jij ook dingen op je bureau?

tp35cdVraag je jezelf wel eens af waarom die stapels alleen maar groter en hoger worden?

Elke keer neem je jezelf voor om eens even tijd te maken op die stapels weg te werken, maar het komt er niet van.

Hieronder lees je over een eenvoudige oplossing hiervoor.

De stapels de baas.

Andere prioriteiten, urgente klussen en geen zin in een saai archiveerwerk weerhouden je om de stapels te bestrijden.

Als je dit, net als veel deelnemers aan onze time-management training “Je voornemens de Baas” herkent dan vind je hieronder een oplossing voor jouw stapelgedrag.

Mean Desk versus Clean Desk

Als op je bureau van alles ligt dat te maken heeft met verschillende klussen of projecten denken anderen misschien dat je druk bezig bent. Dat is waarschijnlijk ook zo, maar tijdens het geconcentreerd werken, valt toch regelmatig je oog op alle andere zaken die rondslingeren.

Je gedachten dwalen dan af naar de andere taken en projecten waar je ook aan moet werken of waarop je op input van anderen zit te wachten. Snel herpak je de aandacht en probeer je weer het punt op te pakken waar je zojuist was gebleven.

Uit onderzoek is gebleken dat het opnieuw focussen op een taak tussen de 7 en 12 minuten kost om weer op het niveau van concentratie te komen waarop je zat voordat je afdwaalde. Gebeurt dit 5 maal tijdens je werkzaamheden, dan kost dit ruim een halfuur tot een vol uur. Deze kostbare tijd glipt je daardoor dagelijks door je vingers.

Waarom die chaos op je bureau?

Regelmatig zie ik tijdens en begeleidingstraject of coachingstraject voor beter time-management, chaos op het bureau. Overbodige zaken op je bureau komt het meest voor bij stapelaars en twijfelaars. Beide type mensen hebben hetzelfde probleem. Ze nemen meestal geen besluit wat ze er mee moeten doen en waar ze iets kunnen opbergen.

De stapelaars hebben geen idee hoe ze moeten archiveren, de twijfelaars weten nog niet wat ze met de zaken aan moeten. Gevolg is dat de zaken op het bureau blijven liggen.

Opruimen is besluiten nemen

Pak nu die stapels aan. Start door 1 voor 1 een ding van de stapel te nemen. Kijk wat het is en neem één van de besluiten:

  • Weggooien, want het is niet meer relevant
  • Archiveren, want het is alleen maar referentie materiaal
  • Uitstellen, berg het document op en schrijf de taak op een ooit/misschien lijstje met een verwijzing naar de opbergplek van het document.
  • Delegeren, stuur het document naar de persoon die de klus voor je gaat uitvoeren
  • Doe het nu, als de taak maximaal 2 minuten duurt, voer je het direct uit en daarna archiveer je het document of gooi je het document weg.

Dit geldt natuurlijk niet voor vakliteratuur die je nog moet doornemen. Maak een aparte doos met “Nog te lezen” waar je alle rondslingerende vakliteratuur en stukken die je ter kennisgeving nog moet lezen in doet. Zodoende heb je altijd iets beschikbaar om te lezen.

Altijd handig om mee te nemen als je op reis gaat en je verwacht dat je ergens moet wachten. Bijvoorbeeld op een trein, vliegtuig of in de wachtkamer van de tandarts. Dit is één van de aan te leren gewoontes die je voor goed time-management ook tijdens onze training te horen krijgt.

De voordelen van een Clean Desk

Een opgeruimd bureau heeft meer voordelen dan alleen maar het beperken van afleiding. Als je bureau netjes en opgeruimd is, kom je over als een persoon die alle touwtjes in handen heeft.

Wat denk jij van je accountant als die op zijn bureau cijfers van verschillende bedrijven open en bloot over zijn bureau verspreid heeft liggen? Waarschijnlijk denk je dat hij dat ook met jouw bedrijfsgegevens doet.

Je verwacht toch dat er vertrouwelijk met jouw cijfers omgegaan zal worden en dat de accountant overzicht en controle heeft over al jouw financiële bedrijfsdocumenten en dat deze snel zijn terug te vinden.

Stapels op het bureau geven niet de indruk dat je efficiënt werkt of dat je time-management vaardigheden bezit.
Hoe prettig is het als de schoonmaakdienst eindelijk eens je opgeruimde bureau onderhanden kan nemen, waardoor jij de volgende ochtend je niet mee hoeft te storen aan koffievlekken en koekkruimels.

Jouw eerste stap naar een Clean Desk

Nu snap ik best dat als je een notoire stapelaar bent, je niet direct een clean desk kan realiseren. Je zal daarvoor eerst wat tijd moeten inruimen.

Om te beginnen plan je iedere week een halfuurtje in je agenda om de stapels aan te pakken. Totdat je alles hebt weggewerkt leg je alle zaken die nu niet op je bureau thuis horen uit het zicht.

Dit beperkt de afleiding. Om het bureau vanaf nu opgeruimd te houden start je als gewoonte vijf minuten voordat je naar huis gaat met je bureau op te ruimen. Want een opgeruimd bureau is essentieel voor effectief time-management en helpt je om een helder hoofd te krijgen.

Time-management publicaties hierover

The Journal of Psychology, Volume 117, Issue 2, 1984, The Messy Desk Effect: How Tidiness Affects the Perception of Others

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement e-book zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Eerst volgende Cursus Professioneel Timemanagement op

18 dec Rotterdam (bijna vol), 16 jan Eindhoven, 22 jan Den Bosch, 29 jan Amsterdam, 3 feb Utrecht, 11 feb Rotterdam, 17 feb Eindhoven, etc.

Meer info Meer data, locaties en prijs Klantervaringen

"Onze trainingen zijn populair. Wil je mee doen met onze training, wacht dan niet te lang met inschrijven." Ik wil nu de trainingsdata en locaties in mijn mailbox

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.