Timemanagement en onverwachte acute situaties. Tip 26

Het dilemma van het plannen

Timemanagement en onverwachte acute situaties
Het is waarschijnlijk jou ook wel eens overkomen. Je maakt een keurige planning van alle taken die je vandaag gaat afhandelen, maar aan het einde van de dag vraag je jezelf af waarom niet alles is afgehandeld. Je hebt misschien wel hard gewerkt maar de niet afgehandelde taken geven je toch een slecht gevoel over wat je vandaag bereikt hebt.
In een aantal gevallen is de oorzaak dat je dagplanning niet gehaald wordt een urgente en belangrijkere taak. Bijvoorbeeld veroorzaakt door een acute situatie. Hierbij kun je onderscheid maken tussen een verwachte acute situatie en een onverwachte acute situatie.

Voorbeeld van een acute situatie

Een voorbeeld van een verwachte acute situatie is bijvoorbeeld een klant die een groot probleem heeft met één van jouw producten die essentieel is voor zijn productieproces en jou inschakelt voor hulp. Of een potentiele klant belt jou op met het verzoek om een offerte in te dienen, zodat je nog mee kan doen met de selectie van leveranciers. Maar daarbij geeft hij aan dat deze offerte op korte termijn aangeboden moet worden.
In beide gevallen is het moment van deze acute situatie niet te voorspellen. Wat je waarschijnlijk wel kunt weten is dat er een redelijke kans is dat er ooit zo´n situatie gaat voorkomen.

Timemanagement en onverwachte acute situaties

Volle agendaMaar hoe kan timemanagement daar nu rekening mee houden? Als je bij voorbaat al je agenda compleet vol zet met afspraken en taken, mis je een stuk flexibiliteit. In de 21e eeuw is de hoeveelheid tijd en aandacht dat van jou verwacht wordt alleen maar groter geworden. Het is daarom geen enkel probleem om je agenda dagen vooruit al vol te plannen. Het gaat pas mis als je op zo´n vol geplande dag geconfronteerd wordt met een acute situatie waar direct actie op ondernomen moet worden.

De oplossing voor het dilemma van plannen

Als je op dagniveau al je taken al vast gaat leggen, dan worden je taken niet meer gezien als taken die je kunt doen. Ze veranderen dan van kunnen naar moeten doen. Niets is vervelender dan taken die je moet doen, die niet doorgaan, doordat er een acute situatie zich voordoet. De oplossing ligt daarom om aan het begin van de week een takenlijst op te stellen, zonder deze taken aan een bepaalde dag te verbinden.
Het gevolg is dat je deze weektakenlijst naast je agenda legt. Je agenda is het harde landschap dat je dag bepaald. Afspraken die plaatsvinden op datum en tijdstip zijn hierbij een vast gegeven. In de ruimte om deze afspraken heen hebt je tijd om taken van je weektakenlijst af te werken. Komt er dan een acute situaties op je pad, dan ga je net als ieder ander eerst tijd hierin steken. Het verschil hierbij is dat je aan het einde van de dag weet dat je zonder schuldgevoel de andere taken op je weektakenlijst nog steeds kunt afhandelen.

Voortschrijdend inzicht in timemanagement is essentieel

Het is natuurlijk niet gewenst om aan het einde van de week nog taken op je weektakenlijst te hebben staan. Als dat regelmatig gebeurt, dan is je agenda structureel te vol, je bent meestal veel te optimistisch over hoeveel tijd je taken in beslag nemen, of er ontstaan structureel te veel onverwachte acute situatie. De enige remedie is dan om terug te kijken naar de afgelopen week en je geschatte tijd van een taak te vergelijken met de werkelijke benodigde tijd of meer ruimte vrij te houden voor onverwachte acute situaties. Zo leer je door voortschrijdend inzicht beter te plannen en krijg jij ook een helder hoofd.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en time-management uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.