Hoe maak je een goede planning ondanks onvoorzien zaken

Hoe maak je een goede planning ondanks onvoorzien zaken

Een realistische planning maken

Planning nauwkeurig onvoorzienDe ideale situatie is dat je jouw planning van beschikbare uren per week vooraf compleet invult. Dit is natuurlijk wel ideaal maar is geen realistische planning.

Mijn tandarts houdt altijd rekening met ongeplande spoedconsulten in de planning. Als ik mijn reguliere controle wil plannen kan ik pas over vier weken terecht.

Heb ik acute kiespijn door een tandontsteking, dan kan ik meestal dezelfde werkdag nog langs komen. In de planning van mijn tandarts is altijd een bepaalde hoeveelheid tijd gereserveerd voor acute hulp.

Bepalen van de juiste tijdsplanning

planning is een grote puzzelHoe bepaal je zelf hoeveel tijd je in je planning moet reserveren voor onvoorzien werk?

Goede vraag. Maar niet eenvoudig te beantwoorden. Het kan afhangen van twee factoren:

  • Mate van onvoorziene zaken
  • Nauwkeurigheid van ingeschatte tijd

De mate van onvoorziene zaken in je planning

telefoon als onvoorzien in je planningBen je iemand die op een helpdesk of servicedesk zit, dan is de kans groot dat je werk tegen de 100% bestaat uit incidenten.

Deze incidenten kun je zelf niet plannen. Je weet alleen dat dit gedurende dag steeds optreedt.

Misschien kun je dan maar maximaal 10% gepland werk doen.

Of je bent iemand die ontwerpt, programmeert of bouwt, waarbij je minder last hebt van interrupties zoals telefoontjes, langslopende collega’s en storende activiteiten van anderen in je omgeving. Dan kan je misschien wel 90% van je tijd besteden aan gepland werk.

De nauwkeurige planning door ingeschatte benodigde tijd

planning maken in je outlook agendaHoe wordt bepaald hoeveel tijd je besteed aan een bepaalde klus?

Ben jij dat, doet je leidinggevende dit, of wordt dit samen bepaald?

Daarnaast is de nauwkeurigheid van de inschatting afhankelijk van de menselijke factor zoals ervaring, kennis en inzicht in de klus.

Maar ook de kans dat je tijdens de uitvoering onvoorziene zaken tegenkomt.

Bijvoorbeeld dat de opdracht gedurende het uitvoeren wordt gewijzigd door voortschrijdend inzicht of gewijzigde eisen.

Bepalen van de ongeplande tijd in je planning

verhouding gepland en ongepland in je planning

Uitlooptijd

Hoe meer onzekere factoren er zijn, hoe meer ongeplande tijd er moet zijn in je planning. Je creëert zo een buffer van tijd, zodat je bij onvoorziene zaken toch de deadline gaat halen.

Hoe groter deze buffer is, hoe groter de kans dat je de deadline gaat halen. Hoe kleiner de buffer, hoe kleiner de kans de je de deadline gaat halen.

Onvoorziene zaken

Naast een buffer voor uitloop van je klus, heb je ook nog onvoorziene tijd door storingen, spontane activiteiten of spoedklussen. Dit kan per week variëren.

Altijd druk? Volg onze
Training Timemanagement

Meten is weten

planning controleren door tijdschrijvenHeb je voor jouw functie nog niet helder wat de verhouding, gepland en ongepland werk is, start dan met een uitgangspunt.

Bijvoorbeeld 20% van je tijd voor uitloop van een klus en 10% tijd voor onvoorziene of spoedklussen. Dat is totaal 30% van het totaal aan beschikbare werkuren.

Om er achter te komen of deze verhouding voor jouw functie werkt, kun je gebruik maken van voortschrijdend inzicht.

Houd daarvoor de komende weken goed bij hoe jij je tijd besteed qua geplande tijd, uitlooptijd en tijd besteed aan onvoorziene zaken.

Planning versus realisatie

Na verloop van tijd weet je dat je in de meeste situaties een bepaalde verhouding gepland versus ongepland moet aanhouden.

Natuurlijk zijn er soms grote incidenten waardoor je planning helemaal niet haalbaar is.

Als de frequentie van deze grote incidenten beperkt blijft, is dat geen probleem.

Je hoeft dan de buffer van ongepland tijd niet nog groter te maken. Want dat zorgt dat zaken te lange doorlooptijd krijgen en je een niet werkbare planning krijgt.je agenda gebruiken om je planning te maken

Wat doe je met buffertijd die je over hebt.

Je moet accepteren dat je inschatting van onvoorziene tijd niet perfect is. Sommige weken heb je tijd te kort en andere heb je tijd over.

Zorg daarom altijd dat je een lijstje hebt met taken die geen spoed zijn maar wel nuttig zijn voor jouw team of organisatie.

Heb je in een week buffertijd over, dan kun je starten met de taken op dit lijstje. Dan besteed je jouw tijd optimaal.

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:

Boekentip: Leren organiseren

Organiseren is een belangrijk onderdeel van ons bestaan en agenda’s zijn onlosmakelijk verbonden met de vormgeving van ons dagelijks leven.

Boek: Leren organiseren – Samenwerken, managen en coachen, Willem Visser, Uitgeverij Coutinho, 239 blz

In ‘Leren organiseren‘ komen algemene principes van het organiseren aan bod, zoals plannen, samenwerken, onderhandelen, vergaderen, beleidsmatig werken en leidinggeven.

Ook gaat veel aandacht uit naar moderne varianten als projectmatig werken, projectmanagement, strategisch management, time-management, zelfsturende teams, coachen en competentieleren.

Vanuit deze brede aanpak wordt een theoretisch kader gegeven waarin de onderlinge samenhang van organisatieontwikkelingen duidelijk wordt gemaakt.

Maar de nadruk ligt op het aanleren van vaardigheden en competenties met behulp van de oefeningen en opdrachten die in het boek zijn opgenomen.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.

Tip 103