Opgelet! Voorkom de aap op je schouder (Tip 76)

De metafoor van een aap op je schouder


Aapje op je schouder management Gezegde Apen schoudersHerken je dat na de bespreking van een probleem of situatie met een collega of medewerker jij ongewenst iets op je actielijst erbij hebt gekregen?

De zogenaamde aap op je schouder.

Gebeurt het vaker dat jij iets oplost waarvan jij niet de probleemeigenaar hoort te zijn?

Stel je hebt haast om je kantoor te verlaten en een collega of medewerker die je in de gang tegenkomt verteld je een probleem.

Omdat je haast hebt zeg je maar snel “Ik zal er over nadenken.” Prompt ligt het probleem op jouw bordje en de ander kan het terzijde leggen.

William Oncken was een Amerikaanse managementschrijver en spreker. In 1974 publiceerde hij een artikel voor een originele time management methode tegen deze ongewenste delegatie.

Altijd druk? Volg onze
Training Timemanagement

Aap op je schouder

Waar staat de aap voor?

De aap stelt een project, actie, dossier, besluit of probleem voor waar iemand anders eigenaar van is.

Deze aap heeft de bijzonderheid van de schouder van je medewerker of collega naar jouw schouder te springen of lekker in jouw armen te gaan liggen.

Maar meestal is dit niet gewenst of ben jij niet de juiste persoon waar de aap belandt.

De analogie van het aapje op jouw schouder illustreert de overdracht van het initiatief van jouw medewerker of collega.

Terwijl het eigenlijk niet de bedoeling was dat de aap van de schouder van de rechtmatige eigenaar afsprong. Jij moet de aap eten geven, en dat kost tijd.

Gebeurt dit vaak? Dan ben je binnenkort ”hoofdverzorger” van een hongerige apenkooi wat jouw leven onmogelijk maakt.

Om niet overstelpt te worden door deze “apen” heeft William Oncken zeven stappen opgesteld om dit timemanagement probleem effectief te beheren.

1) Plannen

Terugkerende drukke periodes, zoals voorbereidingen van de begroting, maandelijkse rapportages, en audits zijn voorspelbaar.

Zet de deadlines alvast in je agenda en blokker ruim voor de deadline tijd in je agenda om er aan te werken.

Bijvoorbeeld “Budget maken, geen afspraak plannen!”

2) Anticiperen

Voorkom dat jouw planning in de knoop komt door steeds maar weer ad-hoc te reageren op verzoeken.

Pak ieder verzoek of probleem planmatig aan.

3) Reguleren

Verzeker jezelf ervan dat medewerkers of collega’s niet hun dossiers en problemen doorgeven die binnen hun verantwoordelijkheid liggen.

4) Identificeer

Voordat je start met de aanpak van het probleem, is het nodig om te controleren of de verzoeker het probleem niet zelf kan oplossen. Dat kan met vragen stellen. Bijvoorbeeld:

  • Kun je duidelijk omschrijven wat precies het probleem is?
  • Voor welke onderdelen zoek je hulp?
  • Welke acties zijn er al ondernomen?

Doel is om de verzoeker uit te dagen om eerst zelf er over na te denken. Bijvoorbeeld met de vraag: “Bepaal eerst zelf één of meerdere mogelijkheden om het op te lossen, en kom dan bij mij terug als je nog steeds geen besluit kunt nemen.”

5) Ontvangen

Het ontvangen verzoek moet onderling worden besproken.

Het beste 1 op 1 of via de telefoon.

De crux zit hem erin om samen de eerst volgende stap te bepalen.

Het uitvoeren van de eerste stap blijft de verantwoordelijkheid van de verzoeker.

6) Beperk tijd

Samen met de verzoeker tot een besluit komen hoeft niet meer dan 5 tot 15 minuten te duren.

Duurt het langer, dan heeft de verzoeker zich niet goed voorbereidt.

Het lijkt dan meer op socializen of hij heeft niets anders te doen.

7) Ben helder

Is het antwoord positief of negatief, de besluiten moeten duidelijk zijn.

Anders komt de verzoeker meerdere malen terug op de inhoud, wat resulteert in frustratie en verspilling van tijd.

Haal die aap van je schouder als leidinggevende manager aapjes apen schoudersTen slotte is het altijd verstandig om het uiteindelijke gewenste doel te bepalen.

Zorg dat de besproken oplossing duidelijk en begrepen is.

Zo help je jouw collega of medewerker vooruit te komen maar zit het aapje niet op jouw schouder.

Beter leren plannen en organiseren? Volg onze
Training Timemanagement

Vind je dit artikel over apen op je schouders interessant?

Ik heb je hulp nodig. Ik zou het leuk vinden als je mij bedankt via een “social share”, door dit artikel te delen via jouw favoriete sociale mediaplatform. Dit kan heel eenvoudig met onderstaande deellinkjes voor de meest gebruikte sociale media. Alvast bedankt.

Wil nog meer kennis hierover?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

 

De One Minute Manager en de apenrots

De One Minute Manager en de apenrots

De auteurs schetsen in dit boek een treffend beeld voor deze situatie: er is zojuist een aap van zijn schouders op de uwe gesprongen! En voor u het weet, heeft u zo een bureau vol andermans apen en komt u aan uw eigenlijke werk niet meer toe. Blanchard, Burrows en Oncken leiden u stap voor stap door de procedures om alle apen weer terug te krijgen bij hun rechtmatige verzorgers.

Ik kan je dit boek van harte aanbevelen.

 

Beoordeeld: 9.3 uit 10 (Aantal downloads: 3265)

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij na schriftelijke toestemming en als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.