Tip 41 Rug tegen de muur? Zo maak je het hoofd leeg.

tip41RGMR_klr2Herken je de situatie dat je het zo druk hebt met dingen die nog afgehandeld moeten worden?

Voel je jezelf tegen de spreekwoordelijke muur staan?

Eén van de mogelijkheden is om eerst je hoofd leeg te maken in plaats van ongecontroleerd maar wat taken te gaan afhandelen.

Zo maak je het hoofd leeg

Pak een leeg stuk papier en een potlood of pen die lekker in de hand ligt en prettig schrijft. Schrijf nu alle zaken op die in je opkomen waar je nog “iets” mee moet.

Schrijf deze op zonder daar een oordeel over te vellen, want dat doe je later pas. Is je vel papier vol, pak je gewoon een nieuw vel. Kun je heel snel typen, dan kun je ook een lijst maken in je favoriete tekstverwerken of spreadsheet programma.

Maar soms is een stuk papier en pen toch efficiënter en sneller. Heb je meteen een excuus om eens van je computer weg te gaan.

Kijk nog even om je heen of je nog onderwerpen vindt die nog niet de revue zijn gepasseerd.

Een hulpje om je hoofd leeg te maken

Vind je het moeilijk om diverse onderwerpen te verzinnen waar je misschien nog openstaande taken van kan bepalen?

Dan heb ik een hulpje voor je. Op internet vond ik een mooie lijst met vele mogelijke onderwerpen die je op ideeën kan helpen: wiki.43folders.com/index.php/Trigger_List
Deze lijst is in het Engels, maar met behulp van Google Translate is deze snel vertaald: Vertaalde triggerlist

Grove planning op week, maand en jaar

Markeer de taken die je echt zo snel mogelijk moet afwerken. Het liefst deze week nog, met de letter “W”.

Markeer de taken die je deze maand af wilt hebben met de letter “M”.

En als laatste markeer je de taken die je dit jaar wilt af hebben met de letter “J”. De overige taken zijn dan taken die je ooit wel eens gaat afwerken. Maar het besluit hierover ga je pas later nemen.

Plan de taken van vandaag

Kies nu een beperkt aantal taken uit de lijst die je deze week (“W”) wilt afwerken en vandaag echt kan doen.

Ben niet te optimistisch wat je vandaag nog allemaal kan doen. Je kunt beter een te korte lijst opstellen, die je zeker gaat halen. Een ambitieus lange lijst, die je niet gaat halen geeft aan het einde van de dag alleen maar een slecht gevoel.

Houd er rekening mee dat een onverwachte situatie of telefoontje je planning kan veranderen. Heb je na het afwerken van je daglijstje straks toch nog tijd over, dan kun je alsnog een extra taak kiezen.

Planning van de volgende dag

Aan het einde van de dag pak je de grote lijst er weer bij te pakken. Maar je kijkt alleen naar de taken die je deze week (“W”) wilt afwerken.

Markeer dan alvast de taken die je morgen zeker wilt gaan doen. Je weet daardoor aan het einde van de werkdag waar je morgen direct aan kan gaan beginnen.

Planning van komende week

Aan het einde van week, pak je weer de grote lijst. Uit de taken van deze maand (“M”), maak je een selectie voor komende week. De “M” streep je door en je maakt er een “W” van.

Planning komende maand en jaar

Aan het einde van de maand markeer je uit alle taken voor dit jaar (“J”) de taken die je komende maand  gaat  uitvoeren. De “J” streep je door en je maakt er een “M” van. 

Aan het einde van het jaar markeer je uit alle overige taken die nog geen markering hebben, de taken die je het nieuwe jaar zal gaan uitvoeren, door er een “J” voor te zetten.

Een korte samenvatting

Tip-41-jaar-maand-dag-planning-samenvatting

Samengevat maak je eerst je jaarlijst (“J”), daaruit kies je de taken voor de maandlijst (“M”). Uit de maandlijst kies je de taken voor de komende week (“W”).

Deze laatste is dan weer de keuzelijst voor het einde van de dag voor de taken van de komende dag.

Vind je de verdeling van jaar, maand en week te grof, dan kun je ook kiezen voor jaar, kwartaal, maand en week.

Sommige vinden de periode van een maand vervelend. Zij kiezen dan voor een 4-weekse periode als alternatief voor een maand, omdat het week einde dan samenvalt met het einde van de 4-weekse periode.

Een laatste tip

Gedurende de week ontstaan er zeker nieuwe taken. Schrijf deze meteen op je lijst. Is de taak urgent. Neem hem dan op in je weeklijst (“W”). Is het niet urgent, dan bepaal je aan het einde van de week of het een taak is voor de komende week, komende maand of jaar.

Is het een taak die je waarschijnlijk dit jaar helemaal niet gaat doen, dan laat je deze gewoon staan, zodat je aan het einde van het jaar deze weer kan beoordelen.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en time-management uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij na schriftelijke toestemming en als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.