Meer productiviteit met mail: Hoe slacht je het e-mailbeest?

Meer productiviteit met mail: Hoe slacht je het e-mailbeest?

email productiviteit oneindig mail checkenHoe groot is de rust die uit gaat van een lege mailbox?

Is jouw mailbox nog nooit leeg geweest?

In hoeverre herken je de mentale druk van alle nog onverwerkte e-mailberichten?

Het is net als zwaartekracht. Pas als deze weg is, merk je pas hoe deze druk op je in werkt.

Vraag maar aan André Kuipers onze Nederlandse astronaut.

Je mailbox is alleen maar een plek waar je mail binnenkomt.

Het digitale vangnet van alle elektronische berichten die anderen naar je toesturen.

Eigenlijk is dit dezelfde functie als je deurmat waarop dagelijks je post uit je brievenbus valt.

Ik ga er vanuit dat je de post van de deurmat oppakt, deze doorleest, maar de envelop niet dichtplakt en terug op de deurmat gooit.

Want dan kun je over een tijdje niet meer door je deur, door dit grote stapel fysieke post.

Je inbox is de digitale deurmat

Tip:Weer een privéleven zonder je carrière in gevaar te brengen? Dan is Professioneel Timemanagement iets voor jou: Meer weten?

Grote kans dat je het open maken, lezen en laten liggen wel met je inbox doet.

De reden dat een mailbox vol is, is dat er nog zaken zijn waar je iets mee moet doen.

Bijvoorbeeld nadenken over een antwoord, uitzoeken van de vraag, of misschien is de mail in de toekomst nog van belang.

De urgente en belangrijke zaken heb je waarschijnlijk al afgehandeld of op gereageerd.

De oplossing: Neem direct een beslissing

De oplossing voor de emailstapel is eenvoudig. Op het moment dat je het emailbericht leest neem je direct een besluit.

Voor ieder emailbericht heb je volgende keuzes:

  • Verwijderen. Zaken die niet interessant zijn of na het lezen niet bewaard hoeven te worden, kun je direct verwijderen met je DEL-knop op je toetsenbord.
  • Archiveren: Informatie waar voor jou geen actie aan berg je op in een archiefmap. Terugvinden kan eenvoudig met de geavanceerde zoekfunctie van je mailprogramma.
  • Delegeren: Kun je iets door iemand anders laten doen, of is het niet jouw taak, dan leg je de opdracht op iemand anders zijn bordje.
  • Beantwoorden: Kun je het antwoord binnen 2 minuten schrijven, doe dat dan direct.
  • Later: Is er geen acute reactie gewenst, maar kan dat ook volgende week of later, sleep de mail dan in het mapje `Later´.
  • Afhandelen: Duurt het antwoord of de gewenste actie langer dan 2 minuten maar wil je deze als je tijd hebt wel zo snel mogelijk afhandelen, sleep het bericht dan in een map met de naam Afhandelen (of to-do).
Beter leren plannen en organiseren?
Volg onze Training Professioneel Timemanagement

Stop het oneindig mail checken

Je “mail doen” is nadenk wat je met de mail gaat doen.

Je neemt eerst een besluit over alle binnengekomen mail.

Je maakt de keuze verwijderen, archiveren, delegeren, beantwoorden, later doen of direct afwerken.

Daarna ga je de acties die volgen uit dit besluit pas uitvoeren.

Door deze twee stappen te scheiden, kom je tot een lege mailbox.

Het voordeel is dat je hierdoor beter overzicht hebt over je werkvoorraad en snel kan beslissen wat de volgende taak is die je aanpakt.

Nog beter hierin worden?

Klik hier om mee te doen met de Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

  1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

    Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 13 jun Amsterdam, 14 jun Zwolle, 17 jun Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

  2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

    Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

    Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

    Vraag dan hier een offerte aan.

  5. Ga je graag zelf aan de slag?

    Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.

Tip 40