Meer email productiviteit : Hoe slacht je het e-mailbeest? ( Tip 40 )

email productiviteit oneindig mail checkenHoe groot is de rust die uit gaat van een lege email-inbox?

Is jouw e-mailbox nog nooit leeg geweest?

In hoeverre herken je de mentale druk van alle nog onverwerkte e-mailberichten?

Het is net als zwaartekracht. Pas als deze weg is, merk je pas als hoe deze druk op je in werkt.

Vraag maar aan André Kuipers onze Nederlandse astronaut.

Je e-mailinbox is alleen een plek waar je mail binnenkomt.

Het digitale vangnet van alle elektronische berichten die anderen naar je toesturen.

Eigenlijk is dit dezelfde functie als je deurmat waarop dagelijks je post uit je brievenbus valt.

Ik ga er vanuit dat je de post van de deurmat oppakt, deze snel doorleest, maar de post niet terug op de deurmat gooit.

E-mailprogramma is de digitale deurmat.

Grote kans dat je dit lezen en laten liggen wel met je e-mailbox doet.

De reden dat een e-mailbox vol is, is dat er nog zaken zijn waar je iets mee moet doen.

Bijvoorbeeld lezen of is de mail misschien in de toekomst nog van belang.

De urgente en belangrijke zaken heb je waarschijnlijk al afgewerkt of op gereageerd.

De oplossing: Neem direct een beslissing

De oplossing voor de emailstapel is eenvoudig. Op het moment dat je het emailbericht leest neem je direct een besluit.

Het enige extra wat je doet is dit besluit vastleggen, zodat je er niet een tweede keer over na hoeft te denken.

Voor ieder emailbericht heb je volgende keuze:

  • Verwijderen. Zaken die niet interessant zijn of na lezen niet bewaard hoeven te worden, kun je direct verwijderen met je DEL-knop op je toetsenbord.
  • Archiveren: Informatie waarop je geen actie hoeft te ondernemen maar in de toekomst misschien nog geraadpleegd moet worden. Deze berg je op in een archiefmap. Gebruik de geavanceerde zoekfunctie van je emailprogramma om iets snel terug te zoeken.
  • Delegeren: Kun je iets door iemand anders laten doen, of is het niet jouw taak, dan leg je de opdracht op iemand anders zijn bordje.
  • Beantwoorden: Kun je het antwoord binnen 2 minuten schrijven, doe dat dan direct.
  • Later: Is er geen acute reactie gewenst, maar kan dat ook volgende week of later, sleep de mail dan in het mapje `Later´.
  • Afwerken: Duurt het antwoord of de gewenste actie langer dan 2 minuten maar wil je deze als je tijd hebt wel zo snel mogelijk afwerken, sleep het bericht dan in een map met de naam Afwerken (of to-do).

Stop het oneindig mail checken

Je “mail doen” is meer dan checken, maar minder dan uitvoeren.

Je neemt eerst een besluit over alle binnengekomen mail.

Je maakt de keuze verwijderen, archiveren, delegeren, beantwoorden, later doen of direct afwerken.

Daarna ga je de acties die volgen uit dit besluit pas uitvoeren.

Door deze twee stappen te scheiden, kom je tot een lege e-mailbox.

Het voordeel is dat je hierdoor beter overzicht hebt over je werkvoorraad en snel kan beslissen wat de volgende taak is die je aanpakt.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij na schriftelijke toestemming en als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.