Waarom je taken altijd uitlopen (en hoe de Wet van Parkinson jou fopt)

Help mijn taken lopen altijd uit!

Je plant een uur in om een rapport uit te werken. Drie uur later ben je net klaar, terwijl het in feite om een paar kantjes ging.

Hoe kan het toch dat werk zich zo vaak gedraagt als vloeistof die zich precies aanpast aan de grootte van de vorm waar je het in giet?

Het antwoord is net zo eenvoudig als verrassend: de Wet van Parkinson.

De sponseffect-valkuil van je werkdag

Cyril Northcote Parkinson formuleerde het ooit scherp:

“Work expands so as to fill the time available for its completion.”

(bron : www.wikipedia.org)

Als kenniswerker heb je hier dagelijks mee te maken.

Je agenda is een soort accordeon.

Geef je jezelf een hele middag voor een taak, dan wordt die taak vanzelf een kolos.

Het werkt als volgt:

• De taak als een spons: Geef je een spons een half glas water, dan zuigt hij dat op. Geef je hem een hele emmer, dan absorbeert hij die emmer net zo makkelijk. Je taak slokt ongemerkt alle tijd op die je erin wilt steken.
• Vergaderingen als gas: Een overleg van 60 minuten duurt altijd 60 minuten. Als een gaswolk zet het gesprek zich uit totdat de hele ruimte (de tijdslot in Outlook) is opgevuld, ongeacht of de agenda na 20 minuten al was afgerond.

Wanneer er geen strakke grens is, ontstaat er ruimte voor perfectionisme, uitstelgedrag en randzaken. Je gaat nog één extra grafiek opmaken, leest die brontekst nóg een keer door of laat je afleiden door binnenkomende e-mails.

De kracht van de tijdscontainer

Gelukkig kun je deze wetmatigheid ook vóór je laten werken.

Als werk uitdijt naar de beschikbare tijd, gebeurt het omgekeerde namelijk ook: beperk je de tijd, dan verdicht het werk zich.

Zie een tijdslimiet niet als een strak dwangbuis, maar als een beschermende tijdscontainer. Door een vaste ‘muur’ om je taak heen te bouwen, verander je de manier waarop je werkt:

1. Scherpere focus: Met een tikkende klok in je achterhoofd transformeer je van een wandelaar die rustig rondsleudert naar een sprinter met een helder eindpunt. Je brein schakelt automatisch over naar de kern van de taak.
2. Minder afleiding: Wanneer je weet dat je maar 30 minuten hebt voor die concept-mail, haal je het niet in je hoofd om tussendoor ‘even’ je berichten te checken.
3. Beter is goed genoeg: Tijdslimieten dwingen je om te stoppen wanneer het doel bereikt is, in plaats van te verdrinken in eindeloos finetunen.

Maak van tijdslimieten een vaste gewoonte

Of het nu gaat om het uitwerken van een voorstel, het voorbereiden van een presentatie of een wekelijkse status-update met het team. Bepaal voortaan voordat je begint hoeveel tijd de taak écht waard is.

En minstens zo belangrijk, houd je er gedisciplineerd aan.

Is het uur voorbij? Dan rond je af.

Dus laat je werkdag niet overleveren aan het sponseffect van de Wet van Parkinson.

Bepaal voor elke taak en elke vergadering een harde tijdslimiet.

Je zult merken dat je niet alleen sneller klaar bent, maar ook met meer focus en energie werkt.

Welke taak in jouw werkweek kan vandaag nog een strakkere tijdscontainer gebruiken?

Vind je dit artikel?

Anderen bekeken ook de volgende artikelen:

• Je plant niet te strak, je plant te optimistisch
• Task batching, slimmer werken met minder afleiding.
• Timeboxing de timemanagementmethode die tijdlekkage stopt.

Vond je dit artikel nuttig?

Help Google om je in de toekomst sneller de beste tips te tonen. Met één klik kun je onze website instellen als jouw favoriete bron. Google laat onze artikelen en adviezen dan sneller aan jou zien wanneer je zoekt naar rust en productiviteit. Druk op de knop en zet het vinkje achter de EenHelderHoofd aan te zetten. Voeg Een Helder Hoofd toe als voorkeursbron op Google

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 7 sep Eindhoven, 23 sep Rotterdam, 23 sep Den Haag, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je afdeling of team productiever wordenn?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Stel je vraag aan mij (Eric) via 073-6 232 804 of stel je vraag via mail, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.