Altijd afgeleid op kantoor? Krijg grip op je werkdag met focusblokken

Waarom je kantoordag aanvoelt als een drukke kruising (en hoe je de weg weer vrijmaakt)

Je start je werkdag met een strakke planning en vol goede moed.

Maar voor je het weet, verandert je werkdag in een drukke kruising zonder verkeerslichten.

Telefoontjes toeteren om je aandacht, de inkomende e-mails vliegen je als passerend verkeer om de oren en collega’s lopen af en aan.

In zo’n hectische omgeving schiet je brein automatisch in de overlevingsstand.

Je bent niet meer creatief of strategisch bezig; je staat alleen nog maar verkeer te regelen.

Je werkt puur reactief. Tegen het einde van de dag ben je uitgeput, terwijl je belangrijkste taken nog onaangeraakt op je bureau liggen.

Om uit deze waan van de dag te breken, is er één krachtig medicijn: het bewust inplannen van ‘rustige uren’.

Maak van je focus een afgesloten werkplaats

Als je probeert een ingewikkeld rapport te schrijven of een strategisch plan uit te denken in een luidruchtige kantoortuin, is dat alsof je een horloge probeert te repareren tijdens een popconcert. Het lukt simpelweg niet.

Door dagelijks één of twee ‘rustige uren’ in te plannen, creëer je een mentale werkplaats waarin je ongestoord kunt bouwen. In deze storingsvrije uren verzet je vaak meer werk dan in de rest van de dag bij elkaar.

1. Zet een harde afspraak in je agenda

Behandel je rustige uren niet als een ‘vrijblijvende optie’, maar als een cruciale afspraak. Als je een afspraak hebt met een belangrijke klant, laat je je ook niet zomaar onderbreken. Je ‘rustige uur’ is een afspraak met jezelf.

• Het beste tijdstip: Veel kenniswerkers zijn het scherpst in de vroege ochtend of juist aan het einde van de middag. Kies het moment waarop jouw batterij het meest opgeladen is.
• Blokkeer de tijd: Zet het daadwerkelijk in je digitale agenda, zodat collega’s zien dat je bezet bent.

2. Bouw een denkbeeldige ophaalbrug om je werkplek

Een rustig uur ontstaat niet vanzelf; je moet het actief beschermen. Zie het als het optrekken van een ophaalbrug rondom jouw kasteel:

• Schakel de digitale ruis uit: Zet e-mailmeldingen, chatprogramma’s en je telefoon volledig op stil. Elke ‘bliep’ is een barst in je concentratie.
• Zoek de stilte op: Doe de deur van je kantoor dicht of zoek een lege spreekruimte/stilteplek op als je in een kantoortuin werkt.
• Schakel hulp in: Vraag een collega of secretaresse om gedurende dat uur als jouw ‘uitsmijter’ te fungeren. Zij vangen inkomende vragen of telefoontjes op, zodat jij niet uit je bubbel wordt gehaald. (En uiteraard doe jij later hetzelfde voor hen!)

De magie van de 20-minutengrens

Wist je dat je brein gemiddeld zo’n 20 minuten ononderbroken aandacht nodig heeft om in een staat van flow te komen?

Pas wanneer het stil wordt om je heen en je de eerste 20 minuten van diepe concentratie voorbij bent, openen de creatieve sluizen zich. Je gedachten krijgen de ruimte om verbanden te leggen en oplossingen te bedenken waar je in de hectiek nooit op gekomen was.

Beter leren plannen en organiseren?
Volg onze Training Professioneel Timemanagement

Zet vandaag de eerste stap

Kijk eens kritisch naar je agenda voor morgen. Waar kun jij een blok van 60 tot 90 minuten reserveren voor jouw ‘rustige uur’? Geef je brein de ruimte om weer te creëren in plaats van alleen te reageren.

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:

• Je inbox is een concentratiesloopkogel.
• Afgeleid? 8 tips tegen ongewenste interrupties.
• Het geheim van “Stop met mail lezen en start met werken”.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 31 aug Amsterdam, 7 sep Eindhoven, 23 sep Rotterdam, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je afdeling of team productiever wordenn?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Stel je vraag aan mij (Eric) via 073-6 232 804 of stel je vraag via mail, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.