Tip 46 Het geheim van “Stop met mail lezen en start met werken”

Wil je meer of minder rondhangen in je emailbox?

tp45stplznAls het antwoord minder is, dan heb ik hier voor je wat nuttige tips waardoor je minder in je emailbox rondhangt en meer werk uit je handen krijgt.

Tijdens een lezing of training over “Je voornemens de Baas” ( time-management 2.0) vraag ik altijd of mensen herkennen of ze eerst de urgente mails afhandelen en pas later naar de overige mails kijken.

Het zal je niet verbazen dat veel professionals dit herkennen.

(Doe onze populaire training time-management)

Zo blijf je in je emailbox rondhangen.

Het gevolg is dat deze minder urgente mails blijven staan en je deze regelmatig leest. Maar dat er dan geen actie volgt.

Sommige zetten zelfs de mail weer op ongelezen, om zo te herkennen dat er nog “iets” mee gedaan moet worden.

Gevolg is dat je deze gemarkeerde mail de volgende keer weer leest, weer besluit om niets te doen, en weer op ongelezen zet.

Het resultaat kun je raden. Er komt zeker weer een moment dat je het mailtje nogmaals leest.

Hoe efficiënt is dat? Steeds weer het mailtje lezen, er over nadenken en toch maar weer sluiten. Heb je wel eens geteld hoe vaak je dit doet, zonder echt actie te ondernemen?

Wat is de wondervraag om dit beter te doen?

Stop met lezen, start met werken is mijn motto. Maar hoe doe je dat?

Je leest je mail, je vraagt je af wat het gewenste resultaat moet zijn. Moet er iets geleverd, iets uitgezocht of een klacht opgelost worden? En wat is dan de eerste echte stap die ik dan hiervoor moet nemen?

De wondervraag is dan “Wat moet ik daar voor doen?”

Blijf deze vraag stellen totdat je een fysiek uitvoerbare actie krijgt als antwoord.

Een voorbeeld uit de praktijk

Eric-van-den-Heuvel-Een-Helder-Hoofd-visitekaartjeIemand vraagt aan je om nieuwe visitekaartjes. Wat is het gewenste resultaat? Nou je moet die persoon zijn nieuwe visitekaartjes overhandigen.

Vraag jezelf af: “Wat moet ik daar voor doen”?
Het antwoord kan dan zijn: “Nieuwe kaartjes bestellen”.

Wat moet je daar voor doen? De drukker bellen voor een prijsopgave en een levertijd.

Vraag jezelf weer af: “Wat moet ik daar voor doen?” Want heb je het telefoonnummer van de drukker?
Is het antwoord: ”Nee, maar mij collega Fred weet dit wel.” Dan is de eerste fysieke actie: “Fred mailen voor telefoonnummer van onze drukker van de visitekaartjes.”

Kijk nu heb je het zo concreet gemaakt en kom je dichter bij de gewenste uitkomt door deze eerste stap te bepalen.

Als laatste beslis je of je de eerste fysieke stap nu doet of in gaat plannen. Doe je het later, dan leg je deze eerste fysieke stap vast. Hoe je dit vastlegt kun je lezen in een ander artikel van mij: Hoe slacht je het e-mailbeest.

Ontvang je gratis geschenk: meer tijd !

tp46kdDoor maar eenmaal het mailtje te lezen, direct te besluiten wat je moet doen en dit besluit vast te leggen, verandert je werkvoorraad in een lijst met concrete fysieke acties.

Hierdoor krijgt je weer overzicht en controle over je werk. Veel overzichtelijker dan de lange lijst met mailtjes in je inbox en veel effectiever dan steeds de mailtjes op ongelezen te zetten.

De verspilde tijd die dit kost tijdens het rondhangen in je inbox kun je nu gebruiken om echt zaken af te handelen.

Vind je dit artikel interessant?

Andere die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:


Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en time-management uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij na schriftelijke toestemming en als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.