Hoe zorg je dat jouw verzoek als eerste wordt behandeld
Waarom reageert je collega nooit op je mail?
Hoe vaak moet je niet als een detective in je eigen thriller spelen, speurend naar je eigen verzoek, omdat de ander zwijgt als een advocaat op vakantie?
Sinds ik mensen train in persoonlijke effectiviteit, wat eigenlijk gewoon een chique manier is om te zeggen:
“hoe overleef ik deze kantoorzoo zonder gillend gek te worden?”, hoor ik het steeds vaker.
Verzoeken verdwijnen sneller dan je sokken in de wasmachine. En net als die sokken: je krijgt er zelden een terug.
Maar goed nieuws: je bent niet volledig overgeleverd aan het lot! Je kunt er wél iets aan doen.
Denk minder slachtoffer van chaos, meer held van de productiviteitssaga.
Ik heb een paar tips voor je, of zoals ik het noem: levensreddende trucs om niet kopje-onder te gaan in de e-mail-tsunami.
Het grootste probleem? Mensen die hun workflow managen zoals ik mijn planten verzorg: met goede bedoelingen, maar nul controle.
Ze wonen praktisch in hun mailbox. Ze hebben een innige relatie met hun smartphone – het is een soort symbiose geworden. Ik vermoed dat sommigen hun telefoon eerder knuffelen dan hun partner.
En toch, ironisch genoeg, denken ze dat ze bovenop hun werk zitten.
Maar geloof me: als je goed kijkt, zie je alleen nog maar een hand uit een papierlawine zwaaien. En dan hopen dat iemand ‘m ziet.
Jouw verzoek? Dat ligt waarschijnlijk ergens onder die berg.
Tussen de nieuwsbrief van 5 jaar geleden en de 42e meeting-invite voor een overleg dat net zo goed vervangen kon worden door een post-it.
Professional Timemanagement
Herken de chaoten.
Je herkent deze chaotische personen aan het feit dat zij direct jouw mails beantwoorden.
Daardoor verschuiven hun eerdere taken of taken die meer tijd nodig hebben naar de achtergrond.
Pas als deze taken urgent worden of escaleren, besteden ze er tijd aan.
Meestal wijzen anderen hen erop dat het nu echt dringend is.
Door het kabaal hierover laten ze alles vallen en starten ze aan de uitgestelde urgente klus.
De indringende of emotionele reactie van een belanghebbende veroorzaakt deze reactieve manier van werken.
Jouw voordeel van hun zwakheden.
Maar hoe kun jij dan het beste met deze personen omgaan?
Doordat zij hun gedrag niet veranderen, kun je alleen maar gebruik maken van de zwakheden van hun werkwijzen.
Namelijk zorgen dat jouw verzoek het luidste en het laatste is.
Bijvoorbeeld door de persoon persoonlijk, of indien dit niet mogelijk is, per telefoon te benaderen.
Direct na je persoonlijke gesprek stuur je een mail waarin je verwijst naar je recentelijke persoonlijke onderhoud inclusief de besproken afspraken van wat en wanneer je iets verwacht.
Blijf er boven op zitten.
Zo, nu ben jij de laatste en luidste.
Indien dit niet direct helpt moet je dit recept op korte termijn herhalen.
Het gevolg is dat de andere klussen naar de achtergrond verschuiven en jouw verzoek nu wel wordt behandeld.
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 21 mei ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Vind je dit artikel interessant?
Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:
- 5 tips om uitstelgedrag te voorkomen tijdens het thuiswerken.
- Wat is het verschil tussen druk en productief?
- De echte functie van jouw leidinggevende.
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 21 mei Utrecht, 26 mei Eindhoven, 18 juni Amsterdam, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
