Vergaderingen, vergif voor je productiviteit
Vergaderen? Niet doen!
De ergste onderbrekingen van alle onderbrekingen zijn vergaderingen.
Dit is waarom.
Vergaderingen:
- hebben meestal woorden en abstracte concepten, geen echte dingen.
- brengen gewoonlijk een absurd kleine hoeveelheid informatie per minuut over.
- veranderen van koers gemakkelijker dan een dronken tor op glad ijs.
- hebben een grondige voorbereiding nodig, waar de meeste mensen geen tijd voor hebben.
- hebben vaak agenda’s die zo vaag zijn dat niemand echt begrijpt wat het doel is.
- bevatten vaak minstens één vergaderongedierte, die onvermijdelijk zijn beurt krijgt om de tijd van iedereen te verspillen met onzin of onnodige herhalingen.
- worden voortgebracht door andere vergaderingen. Een bijeenkomst leidt tot een andere bijeenkomst, die leidt tot een andere, enzovoort.
Stop met vaste bloktijden
Het is ook jammer dat vergaderingen meestal gepland zijn als tv-programma’s.
Je zet dertig minuten of een uur in de agenda, omdat zo je Outlook agenda werkt.
Je zult nooit zien dat iemand een acht minuten vergadering met Outlook gaat plannen.
Jammer.
Als het maar acht minuten duurt om het doel van een vergadering te bereiken, dan is dat de hele tijd die je moet uitgeven.
Verleng deze acht dan niet tot dertig minuten.
Stop de verspilling door vergaderingen
Als je erover nadenkt, zijn de ware kosten van vergaderingen verrassend.
Laten we zeggen dat je een afspraak wilt plannen die één uur duurt en je nodigt tien mensen uit om deze bij te wonen.
Dat is eigenlijk een tien-uurs vergadering, niet een vergadering van één uur.
Je ruilt tien uur productiviteit in voor één uur vergaderingstijd.
En het is waarschijnlijk meer dan tien uur, want er zijn mentale omschakelkosten die voortkomen uit het stoppen met wat je aan het doen bent.
Maar ook fysieke omschakelkosten doordat je ergens anders heen gaat om te ontmoeten.
Na de vergadering moet iedereen opnieuw zijn werk weer oppakken, vanaf het punt waar je eerder bent gebleven.
Dan kom je al gauw tot een totaal van 15 uur productiviteitsverspilling i.p.v. 10 uur.
Denk eerst na
Is het ooit goed om tien of vijftien uur productiviteit te verruilen voor één uur vergadering?
Soms, misschien.
Maar dat is een vrij hoge prijs om te betalen.
Beoordeeld op basis van pure kosten, worden vergaderingen van deze grootte snel een kostbare zaak, i.p.v. een goede investering.
Denk na over de tijd die je eigenlijk kwijt bent en vraag jezelf af of het echt de moeite waard is.
Als je besluit dat je absoluut moet samenkomen, probeer de vergadering dan productief te maken door je aan deze eenvoudige regels te houden:
- Stel een wekker in. Als die af gaat is de vergadering over. Punt.
- Nodig zo weinig mogelijk mensen uit.
- Zorg voor een duidelijke agenda.
- Begin met een specifiek probleem.
- Ontmoet op de plaats van het probleem in plaats van een vergaderzaal. Wijs naar de echte dingen en stel echte veranderingen voor.
- Eindig met een oplossing en maak iemand verantwoordelijk voor het uitvoeren ervan.
In-company Training Timemanagement
Vind je dit artikel over vergaderen interessant?
Anderen bekeken ook de volgende artikelen:
- Zeven tips voor sneller vergaderen.
- Productief zijn tijdens het wachten.
- Hoe jij ook tijd kunt vrijmaken om een project te doen.
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 8 november ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Literatuurverwijzing
- Caroline Kuijper Resultaatgericht vergaderen – Handleiding voor het bereiken van optimaal vergaderresultaat. Academic Service, 2014.
- Patrick Lencioni. Vergaderen is dodelijk – Maak vergaderen weer productief en zinvol. Business Contact, 2012.
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 8 nov Eindhoven (bijna vol), 11 nov Zwolle, 22 nov Amsterdam (bijna vol), etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.