Vergaderingen, vergif voor je productiviteit (Tip 85)

Vergaderingen, vergif voor je productiviteit (Tip 85)

Vergaderen? Niet doen!

De ergste onderbrekingen van alle zijn vergaderingen. Dit is waarom:

  • Ze hebben meestal woorden en abstracte concepten, geen echte dingen.
  • Ze brengen gewoonlijk een absurd kleine hoeveelheid informatie per minuut over.
  • Ze veranderen van koers gemakkelijker dan een dronken tor op glad ijs.
  • Ze hebben een grondige voorbereiding nodig, waar de meeste mensen geen tijd voor hebben.
  • Ze hebben vaak agenda’s die zo vaag zijn dat niemand echt begrijpt wat het doel is.
  • Ze bevatten vaak minstens één vergaderongedierte die onvermijdelijk zijn beurt krijgt om de tijd van iedereen te verspillen met onzin of onnodige herhalingen.
  • Ze worden voortgebracht door andere vergaderingen. Een bijeenkomst leidt tot een andere bijeenkomst, die leidt tot een andere, enzovoort.

Stop met vaste bloktijden

Vergadertips Outlook blokken met tijd halve en hele uren is niet effectief. Vergaderingen beter plannen.Het is ook jammer dat vergaderingen meestal gepland zijn als tv-programma’s.

Je zet dertig minuten of een uur in de agenda, omdat zo je Outlook agenda werkt (je zult nooit zien dat iemand een acht minuten vergadering met Outlook gaat plannen).

Jammer.

Als het maar acht minuten duurt om het doel van een vergadering te bereiken, dan is dat de hele tijd die je moet uitgeven.

Verleng deze acht dan niet tot dertig minuten.

Stop de verspilling door vergaderingen

Tip: Altijd maar druk? Dan is timemanagement iets voor jou:
Meer weten?

Als je erover nadenkt, zijn de ware kosten van vergaderingen verrassend.

Laten we zeggen dat je een afspraak wilt plannen die één uur duurt en je nodigt tien mensen uit om deze bij te wonen.

Dat is eigenlijk een tien-uurs vergadering, niet een vergadering van één uur.

Je ruilt tien uur productiviteit in voor één uur vergaderingstijd.

En het is waarschijnlijk meer dan vijftien uur, want er zijn mentale omschakelkosten die voortkomen uit het stoppen met wat je aan het doen bent.

Maar ook fysieke omschakelkosten doordat je ergens anders heen gaat om te ontmoeten.

Na de vergadering moet je opnieuw je werk weer oppakken, vanaf het punt waar je eerder bent gebleven.

Denk eerst na

Supertip: "Gratis e-book “Prioriteiten stellen doe je zo!"

DOWNLOAD NU

Is het ooit goed om tien of vijftien uur productiviteit te verruilen voor één uur vergadering?

Soms, misschien.

Maar dat is een vrij zware prijs om te betalen.

Beoordeeld op basis van pure kosten, worden vergaderingen van deze grootte snel een kostbare zaak, i.p.v. een goede investering.

Denk na over de tijd die je eigenlijk kwijt bent en vraag jezelf af of het echt de moeite waard is.

Als je besluit dat je absoluut moet samenkomen, probeer de vergadering dan productief te maken door je aan deze eenvoudige regels te houden:

  • 1. Stel een wekker in. Als die af gaat is de vergadering over. Punt.
  • 2. Nodig zo weinig mogelijk mensen uit.
  • 3 Zorg voor een duidelijke agenda.
  • 4. Begin met een specifiek probleem.
  • 5. Ontmoet op de plaats van het probleem in plaats van een vergaderzaal. Wijs naar de echte dingen en stel echte veranderingen voor.
  • 6. Eindig met een oplossing en maak iemand verantwoordelijk voor het uitvoeren ervan.
Altijd druk? Volg onze
Training Timemanagement

Vind je dit artikel over vergaderen interessant?

Ik heb je hulp nodig. Ik zou het leuk vinden als je mij bedankt via een “social share”, door dit artikel te delen via jouw favoriete sociale mediaplatform. Dit kan heel eenvoudig met onderstaande deellinkjes voor de meest gebruikte sociale media. Alvast bedankt.


Anderen bekeken ook de volgende artikelen:

Literatuurverwijzing

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.