Takenlijst of to-do lijst met deze 8 nuttige tips die wel werken

Takenlijsten. Sommige houden er van anderen vinden het verschrikkelijk

Drukke periodes hebben we allemaal wel een keer. Je takenlijst ziet er dan overvol uit.

Er komt dan meer op je af dan je tijd hebt.

Hoe houd je dan overzicht over alles wat je nog moet doen?

Een takenlijst wordt al gauw een “takke”-lijst die je alleen maar met afgrijzen bekijkt als je er op de verkeerde manier mee omgaat.

Het lijkt wel of deze takenlijst steeds langer wordt.

Hoe krijg je dan wel een lijst waar je zonder weerzin mee werkt?

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

Onduidelijke acties

Vaak wordt een takenlijst verkeerd gebruikt. Hierdoor kom je niet in de actiestand.

Regelmatig brengen deelnemers aan mijn trainingen en 1 op 1 begeleidingssessie vaak takenlijsten mee, die niet werken.

De taak op zo’n to-do-lijst wordt te vaag beschreven. Soms zelfs met maar één woord. Enkele voorbeelden:

• Nieuwsbrief
• Magazijn
• Laptop
• Cadeau
• Mobiel

Elke keer als je een zelfstandig naamwoord ziet, ga je weer nadenken wat je ook alweer moet gaan doen.

Niet compleet of up-to-date

Je wilt dagelijks op een ontspannen manier prioriteiten stellen en de juiste keuzes maken.

Je wilt ook nakomen wat je aan anderen hebt beloofd.

Maar als je takenlijst niet volledig is dan kun je net de verkeerde taak kiezen.

Takenlijst te veel gedoe

“Het vastleggen van alles wat je moet afhandelen kost tijd, en die kom ik nou net te kort.”

Dit hoor ik vaak als excuus om geen takenlijst bij te houden.

Deze tijd verdien je dubbel en dwars terug.

Doordat je :

• betere keuzes kunt maken,
• niets meer vergeet en
• beter kan plannen.

Hier mijn tips hoe je een goede takenlijst samenstelt:

1. Stop met losse briefjes maar zet je taken op één lijst.
2. Vink de afgehandelde taken direct af. Dat geeft je meteen een goed gevoel van productief bezig zijn.
3. Zet ook je repeterende taken op de takenlijst.
4. Zet bij de taak ook de uiterste afhandeldatum, indien er een deadline is.
5. Start de taakomschrijving met een werkwoord gevolgd door een zelfstandig naamwoord of persoon. Bijv. Mailen omzetcijfers of Bellen met Frans.
6. Zet gelijksoortige taken bij elkaar, zoals bellen, mailen, lezen, beoordelen. Gelijksoortige taken achterelkaar afhandelen is efficiënter dan steeds wisselen tussen verschillende taken.
7. Start de dag met het bepalen van de drie meest belangrijke taken op je lijst en start daar zo snel mogelijk mee.
8. Zoek een slimme app voor je mobiel en PC waardoor je de takenlijst altijd bij de hand hebt. Bijvoorbeeld Microsoft To-Do, Trello, Todoist, Onenote, Evernote, Google Keep of de taken van Outlook.

Gebruik je Outlook?

Dan is het mogelijk om de takenlijst van Outlook ook op je smartphone te raadplegen en te onderhouden.

Voordeel van de takenlijst van Outlook is dat je snel van een mail een taak kan maken.

Dit gaat door drag-and-drop binnen Outlook. Hieronder vind je een kort instructiefilmpje hoe je dat kunt doen. Hier vind je nog meer gratis Outlook instructiefilmpjes.

Takenlijst met de Microsoft To-Do App

Gebruik je Outlook in de Office 365 omgeving, dan kun je ook je taken zien in de Microsoft To-Do App.

Meer hierover / literatuurverwijzing

• Boek: Alles op een rijtje – Je hoofd en je leven op orde door slim lijstjes maken, Paula Rizzo, AW Bruna, 1e druk 2016
• Boek: Opgeruimd! – De manier om orde en rust in je leven te brengen. Marie Kondo, AW Bruna, 1e druk 2015
• Artikel: Een takenlijst die jou wel rust geeft.
• Artikel: Het geheim van niets meer vergeten zonder werkdruk en werkstress.
• Video: Outlook e-mail omzetten in een taak.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 22 apr Eindhoven (bijna vol), 13 mei Rotterdam (bijna vol), 27 mei Utrecht (bijna vol), etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

073-6 232 804

Wil je dit artikel gebruiken?