Takenlijst of to-do lijst met deze 8 nuttige tips die wel werken (tip 91)

Takenlijsten. Sommige houden er van anderen vinden het verschrikkelijk

Drukke periodes hebben we allemaal wel een keer.

Er komt dan meer op je af dan je tijd hebt.

Hoe houd je dan overzicht over alles wat je nog moet doen?

Een takenlijst wordt al gauw een “takke”-lijst die je alleen maar met afgrijzen bekijkt als je er op de verkeerde manier mee omgaat.

Het lijkt wel of deze to-do lijst steeds langer wordt.

Hoe krijg je dan wel een lijst waar je zonder weerzin mee werkt?

Altijd druk? Volg onze
Training Timemanagement

Onduidelijke acties

Vaak wordt een takenlijst verkeerd gebruikt. Hierdoor kom je niet in de actiestand.

Vaak brengen deelnemers van mijn trainingen en 1 op 1 begeleidingssessie vaak takenlijsten mee, die niet werken.

De taak op zo’n to-do-lijst wordt te vaag beschreven. Soms zelfs met maar één woord. Bijvoorbeeld:

  • Nieuwsbrief
  • Magazijn
  • Laptop
  • Cadeau
  • Mobiel

Elke keer als je een zelfstandig naamwoord ziet, ga je weer nadenken wat je ook alweer moet gaan doen.

Niet compleet of up-to-date

Je wilt dagelijks op een ontspannen manier prioriteiten stellen en de juiste keuzes maken. Maar je wilt ook nakomen wat je aan anderen hebt beloofd. Maar als je takenlijst niet volledig is dan kun je net de verkeerde taak kiezen.

Takenlijst te veel gedoe

“Het vastleggen van alles wat je moet afhandelen kost tijd, en die kom ik nou net te kort.” Dit hoor ik vaak als excuus om geen takenlijst bij te houden. Deze tijd verdien je dubbel en dwars terug. Doordat je betere keuzes kunt maken, niets meer vergeet en beter kan plannen.

Hier mijn tips hoe je een goede takenlijst samenstelt:

  1. Stop met losse briefjes maar zet je taken op 1 lijst.
  2. Vink de afgehandelde taken direct af. Dat geeft je meteen een goed gevoel van productief bezig zijn.
  3. Zet ook je repeterende taken op de takenlijst.
  4. Zet bij de taak ook de uiterste afhandeldatum indien er een deadline is.
  5. Start de taakomschrijving met een werkwoord gevolgd door een zelfstandig naamwoord of persoon. Bijv. Mailen omzetcijfers of Bellen met Frans.
  6. Zet gelijksoortige taken bij elkaar, zoals bellen, mailen, lezen, beoordelen. Gelijksoortige taken achterelkaar afhandelen is efficiënter dan steeds wisselen tussen verschillende taken.
  7. Start de dag met het bepalen van de 3 meest belangrijke taken op je lijst en start daar zo snel mogelijk mee.
  8. Zoek een slimme app voor je mobiel en PC waardoor je de takenlijst altijd bij de hand hebt. Bijvoorbeeld Wunderlist, Trello, Todoist, Onenote, Evernote of de taken van Outlook.

Gebruik je Outlook?

takenlijst outlookGebruik je Outlook?  Dan is het mogelijk om de takenlijst van Outlook ook op je smartphone te raadplegen en te onderhouden.

Voordeel van de takenlijst van Outlook is dat je snel van een mail een taak kan maken.

Dit gaat door drag-and-drop binnen Outlook. Hieronder vind je een kort instructiefilmpje hoe je dat kunt doen. Hier vind je nog meer gratis Outlook instructiefilmpjes.

Beter leren plannen en organiseren? Volg onze
Training Timemanagement

Vind je dit artikel met tips voor een takenlijst nuttig?

Ik heb je hulp nodig. Ik zou het leuk vinden als je mij bedankt via een “social share”, door dit artikel te delen via jouw favoriete sociale mediaplatform. Dit kan heel eenvoudig met onderstaande deellinkjes voor de meest gebruikte sociale media. Alvast bedankt.

Meer hierover / literatuurverwijzing

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en time-management uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij na schriftelijke toestemming en als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.