Je inbox is een concentratiesloopkogel

Ping. Pop-up. Mail-notificatie.

Onze inbox is geen communicatiemiddel meer. Het is een concentratieversnipperaar met notificatiegeluid. Nog voor je hersenen zijn opgestart, organiseert je laptop al een verrassingsfeestje zonder gastenlijst.

We zijn niet productiever geworden door communicatietools. We zijn vooral beter geworden in elkaar onderbreken.

Volgens onderzoek creëren e-mails, chats en notificaties een bizarre vicieuze cirkel. Want hoe vaker we worden onderbroken, hoe sneller we zelf ook anderen gaan onderbreken. Een soort digitale estafette van chaos.

Kantoorwerk anno nu lijkt soms op werken in een open keuken waar collega’s elke 3 minuten een pollepel in je soep steken. “Even een snelle vraag.”

En weg is je concentratie.

Het ironische van vooruitgang

We gebruiken technologie om sneller te communiceren, maar verliezen ondertussen gigantisch veel tijd aan het herstellen van focus.

Ons brein is namelijk geen Formule 1-auto die direct terugschakelt naar pitlanesnelheid.

Het is eerder een oude dieselmotor op een winterochtend met veel lawaai en weinig vooruitgang.

Onderzoek laat zien dat vertragingen en interrupties elkaar versterken.

Omdat iedereen altijd bereikbaar lijkt, verwachten we ook onmiddellijke reacties. En zodra een antwoord uitblijft, sturen we nog een bericht.

Alsof harder aan het gras trekken, het sneller gaat groeien.

Productiviteit is niet het probleem. Het is onze collectieve verslaving aan “direct beschikbaar zijn”.

Dus voordat je morgen weer “Heb je dit al gezien?” typt in Teams, vraag jezelf af of je hier iemand mee vooruit helpt.

Of trek je gewoon aan de noodrem in hun denkproces?

De oplossing

Goede afspraken maken over keuzes van communicatie en respectvol omgaan met de concentratie van een ander.

Om het probleem van de constante stroom aan notificaties, digitale interrupties en de cultuur van “altijd direct beschikbaar moeten zijn” op te lossen, is er een structurele en cultuurspecifieke aanpak nodig. De oplossing ligt in het verschuiven van de norm van synchrone (directe) communicatie naar asynchrone (uitgestelde) communicatie, ondersteund door duidelijke afspraken en slim gebruik van technologie.

Actieplan om de rust en focus op kantoor terug te brengen

Hier is een concreet actieplan om de rust en focus op kantoor terug te brengen:

1. Introductie van het ‘Asynchroon Eerst’-principe (De Cultuuromslag)

De grootste bron van interrupties is de verwachting dat elk bericht direct beantwoord moet worden. Dit moet worden doorbroken:

• Standaard reactietijden afspreken. Spreek als team of organisatie af wat de acceptabele reactietijd is per kanaal. Bijvoorbeeld: Teams/Chat binnen 2 tot 4 uur, e-mail binnen 24 uur.
• Dringend t.o.v. Niet-dringend. Definieer wat écht een ‘noodgeval’ is. Alleen voor acute noodgevallen mag iemand direct aan je bureau staan of bellen. Al het andere gaat via de chat of mail en wacht tot de ontvanger tijd heeft.
• De “Heb je 1 minuutje?”-check. Introduceer de regel dat ‘snelle vragen’ gebundeld worden. In plaats van 5 losse appjes, stuur je één keer per dag een overzicht of bewaar je de vragen voor een gepland 1-op-1-overleg.

2. Focusblokken en ‘Digitale Quarantaine’

Geef het brein de tijd om als die “oude dieselmotor” rustig warm te draaien en op topsnelheid te blijven, zonder interupties.

• Collectieve focustijd. Introduceer vaste dagdelen waarop de hele afdeling of het hele bedrijf ‘stil’ is (bijvoorbeeld elke ochtend tussen 09:00 en 11:00 uur). Tijdens deze uren worden er geen vergaderingen gepland en worden er intern geen Teams-berichten of e-mails verstuurd.
• Statusindicatoren serieus nemen. Als iemands status op ‘Niet storen’ of ‘In focus’ staat, is dat een heilige grens. Het is dan sociaal onacceptabel om diegene te bellen of te pingen, tenzij het kantoor in brand staat.

3. Technische Sanering (Notificatie-hygiëne)

Technologie veroorzaakt het probleem, dus technologie moet ook worden getemd.

• Notificatiegeluiden en pop-ups uitschakelen. Verplicht (of stimuleer) medewerkers om visuele en auditieve notificaties uit te zetten. Het scherm mag niet oplichten en er mag geen ‘ping’ klinken bij een nieuw bericht. Men kijkt naar berichten wanneer het hen uitkomt (pull-communicatie), in plaats van dat het bericht zich opdringt (push-communicatie).
• Gedoseerd communiceren. Spreek af dat e-mails en Teams-berichten buiten werktijd standaard met de functie ‘Verzenden plannen’ worden verstuurd, zodat collega’s ’s avonds of in het weekend niet onnodig worden getriggerd.

4. Bewustwording: De Spiegel

Breng de boodschap uit dit artikel over op de werkvloer om medewerkers bewust te maken van hun eigen gedrag.

• De ‘Noodrem-vraag’. “Help ik iemand vooruit, of trek ik gewoon de noodrem in hun denkproces?”. Hang deze quote/vraag uit de tekst op op kantoor of zet hem in de handtekening van interne communicatie
• De estafette doorbreken. Leer medewerkers dat als een antwoord uitblijft, het sturen van een tweede bericht (het “harder aanbellen”) contraproductief werkt. Geen antwoord betekent simpelweg: deze persoon is aan het werk.

Het resultaat

Door deze maatregelen transformeren we de kantooromgeving van een hectische “open keuken” naar een gestructureerde werkomgeving. Men reageert niet meer reactief op elke pop-up, maar werkt proactief in blokken van ononderbroken focus. Dit herstelt niet alleen de productiviteit, maar verlaagt ook de digitale stress en burn-outklachten aanzienlijk.

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

Anderen, die dit artikel hebben gelezen, vonden ook dit interessant.

• Hoe krijg je focus in je werk? 4 stappen om te focussen op je doel.
• Task batching, slimmer werken met minder afleiding.
• 5 pijnpunten die teamwork saboteren en wat er tegen te doen.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 8 juni Amsterdam, 17 juni Utrecht, 13 juli Utrecht, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je afdeling of team productiever wordenn?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Stel je vraag aan mij (Eric) via 073-6 232 804 of stel je vraag via mail, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.