Tip 12: De echte functie van de email-inbox

E-mail-inbox versus het fysieke inbakje

Tip2postb
Help, ik verlang weer naar het fysieke inbakje op mijn bureau.

Eerst wat historie. Er is een reden dat de locatie van de binnenkomende mail in een mailprogramma Inbox genoemd wordt.

Misschien heb je zelf, of herinner je, de twee- of drie gestapelde postbakjes op het bureau. Meestal wordt het bovenste bakje gelabeld met de tekst “Inkomend post” of alleen “Post in”.

(Doe onze populaire training time-management)


De betekenis van dit bakje was eigenlijk heel praktisch. Daar kwamen de nog te verwerken post en aantekeningen in.

Eigenlijk is het principe van verwerken van de zaken die in dit inbakje zitten heel simpel. Zo gauw je er iets uithaalde en het gelezen had, mocht je het niet terugleggen. Je moest dan meteen een beslissing nemen wat je er mee ging doen.

Er zijn hierbij maar een beperkt aantal keuzemogelijkheden. Namelijk je kunt het :

  • direct archiveren,
  • weggooien,
  • in het bakje “Onderhanden werk” leggen.

Het voordeel van dit systeem is dat dit behoorlijk goed werkt als je weet hoe je hiermee om moet gaan.

Het elektronische inbakje

De inbox van je e-mailprogramma zou eigenlijk op eenzelfde manier moeten werken. Het zou zuiver een plaats moeten zijn van ongelezen elektronische post. Maar helaas is deze manier van gebruik van de inbox van het e-mailprogramma in praktijk niet de enige functie.

De inbox wordt ook gebruikt om eerder gelezen mail waarvoor je een aantal handelingen voor in gedachten hebt in op te slaan. Maar de mail hoort eigenlijk in het bakje “Onderhanden werk”.

Ook wordt de inbox gebruik als opslaglocatie voor oudere mails. Niet verwonderlijk dat de inbox voor vele mensen een gedrocht is geworden, die de dagelijkse verwerking van je mail behoorlijk in de weg zit.

De oplossing

Zoals ik in mijn trainingen en workshop time-management uitleg en in de praktijk laat zien moet de inbox van je e-mailprogramma weer teruggebracht worden naar de originele functie, waarvoor deze bedoeld is. Dus alleen maar een opvangbak van ongelezen e-mailberichten. Niet een dumpplaats en verstopplaats voor allerlei onbeheerde taken en projecten.

De voordelen

Het dagelijks leegmaken van je inbox voorkomt dat jouw taken en projecten worden begraven in een berg van oude e-mailberichten. Het maakt je ook efficiënter, want zonder het legen van je inbox zal je constant door oude e-mailberichten, oude taken en gearchiveerde informatie moet bladeren.

Het legen van de inbox helpt projecten en taken, die beschreven zijn in e-mailberichten, te verhelderen en overzicht te krijgen.

Het bespaart je tijd omdat dit een duidelijk grens aangeeft tussen de mail die verdere verwerking nodig heeft en mail die niet meer nodig is om te lezen.

Minder mail in je inbox helpt ook bij het gebruik van een mobiel apparaat, omdat deze de mail dan sneller synchroniseert en dat je minder berichten hebt om op een klein schermpje van je smartphone of tablet doorheen te bladeren bij het vinden van nieuwe berichten.

Conclusie

Het splitsen van je mail ongelezen en gelezen mail is maar 1 van de simpele stappen die nodig zijn om weer orde te scheppen in de hectiek van alle dag.

Wil je meer weten hoe je weer overzicht en controle krijgt over je werk, volg dan de workshop time-management”Je voornemens de baas”.

Hier leer je ook het efficiënt verwerken van de dagelijkse lawine aan informatie, om te gaan met ongewenste interrupties, uitstelgedrag, prioriteiten stellen en focussen op je doelen.

Miraculeuze Email vermenigvuldiging

Waarom martelen wij ons regelmatig met eindeloos emaildiscussies. Het drijft ons tot waanzin maar toch worden we elke keer weer in deze tijdverslindende activiteit gezogen. We ergen ons aan deze tijdverspillende manier van communicatie en vervloeken het elke keer dat het gebeurt.

Bedrijfsgebruiken die maar niet stoppen: Email vermenigvuldiging
Video 2 min 37 sec


(Doe onze populaire training time-management)

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en time-management uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij na schriftelijke toestemming en als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.