De echte functie van je mailbox

De echte functie van je mailbox

Mailbox versus het fysieke inbakje

Tip2postbHelp, ik verlang weer naar het fysieke inbakje op mijn bureau.

Eerst wat historie. Er is een reden dat de locatie van de binnenkomende mail in een mailprogramma Inbox genoemd wordt.

Misschien heb je zelf, of herinner je, de twee- of drie gestapelde postbakjes op het bureau.

Meestal wordt het bovenste bakje gelabeld met de tekst “Inkomende post” of alleen “Post in”.

De betekenis van dit bakje was eigenlijk heel praktisch. Daar kwamen de nog te verwerken post en aantekeningen in.

Eigenlijk is het principe van verwerken van de zaken die in dit inbakje zitten heel simpel.

Zo gauw je er iets uithaalde en het gelezen had, mocht je het niet terugleggen.

Je moest dan meteen een beslissing nemen wat je er mee ging doen.

Er zijn hierbij maar een beperkt aantal keuzemogelijkheden. Namelijk je kunt het :

  • direct archiveren,
  • weggooien,
  • in het bakje “Onderhanden werk” leggen,
  • of direct doen.

Het voordeel van dit systeem is dat dit behoorlijk goed werkt als je weet hoe je hiermee om moet gaan.

Het elektronische inbakje

De inbox van je mailprogramma zou eigenlijk op eenzelfde manier moeten werken.

Het zou zuiver een plaats moeten zijn van ongelezen elektronische post.

Maar helaas is deze manier van gebruik van de inbox van het mailprogramma in praktijk niet de enige functie.

De inbox wordt ook gebruikt om eerder gelezen mail, waarvoor je een aantal handelingen voor in gedachten hebt in op te slaan.

Maar de mail hoort eigenlijk in het bakje “Onderhanden werk”.

Ook wordt de inbox gebruik als opslaglocatie voor oudere mails.

Niet verwonderlijk dat de inbox voor veel mensen een gedrocht is geworden, die de dagelijkse verwerking van je mail behoorlijk in de weg zit.

De oplossing

Zoals ik in mijn training professioneel timemanagement uitleg en in de praktijk laat zien moet de inbox van je mailprogramma weer teruggebracht worden naar de originele functie, waarvoor deze bedoeld is.

Dus alleen maar een opvangbak van binnengekomen en ongelezen e-mailberichten.

Niet een dumpplaats en verstopplaats voor allerlei onbeheerde taken en projecten.

Inbox zero training timemanagement

De voordelen

Het dagelijks leegmaken van je inbox voorkomt dat taken en projecten niet meer opvallen in een berg van oude mailberichten.

Het maakt je ook efficiënter, want zonder het legen van je inbox zal je constant door oude e-mailberichten en gearchiveerde informatie moeten bladeren.

Tijdens het legen van je inbox leg je de gevraagde werkzaamheden vast in je agenda of op een takenlijst. Daarna kun je de mail archiveren of verwijderen.

Het bespaart je tijd omdat dit een duidelijke grens aangeeft tussen de mail die verdere verwerking nodig heeft en de mail waar je een besluit over hebt genomen.

Minder mail in je inbox helpt ook bij het gebruik van een mobiel apparaat, omdat deze de mail dan sneller synchroniseert.

Door minder berichten, hoef je minder te bladeren op het kleine schermpje van je smartphone bij het bekijken van je  mail.
Teveel werkdruk in jouw team. Kies voor onze
In-company Training Timemanagement

Conclusie

Het splitsen van je ongelezen en gelezen mail is maar 1 van de simpele stappen die nodig zijn om weer orde te scheppen in de hectiek van alle dag.

Wil je meer weten hoe je overzicht en controle krijgt over je werk, volg dan de training professioneel timemanagement.

Hier leer je ook het efficiënt verwerken van de dagelijkse lawine aan informatie, om te gaan met ongewenste interrupties, uitstelgedrag, prioriteiten stellen en focussen op je doelen.

Miraculeuze Email vermenigvuldiging

Waarom martelen wij ons regelmatig met eindeloos emaildiscussies. Het drijft ons tot waanzin maar toch worden we elke keer weer in deze tijdverslindende activiteit gezogen. We ergeren ons aan deze tijdverspillende manier van communicatie en vervloeken het elke keer dat het gebeurt.

Bedrijfsgebruiken die maar niet stoppen: Email vermenigvuldiging
Video 2 min 37 sec


Nog beter hierin worden?

Volg dan onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.
Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 12 september 2022 ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

  1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

    Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 12 okt Amsterdam (bijna vol), 17 okt Utrecht, 7 nov Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

  2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

    Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

    Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

    Vraag dan hier een offerte aan.

  5. Ga je graag zelf aan de slag?

    Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.