Tijd vrijmaken om een project te doen
De Grote Project-Illusie op je takenlijst.
Ken je dat?
Je opent je takenlijst vol goede moed en daar staat ‘ie weer: het Grote Project.
Zo’n naam waar je je al schuldig bij voelt als je ‘m alleen maar leest.
Alsof hij je vanaf het scherm aankijkt en zegt: “Had je niet allang iets met mij moeten doen?”
Tijdens coachingssessies kom ik die monsters regelmatig tegen.
Van die projecten met namen als ‘Strawberry’ – lekker fris, fruitig en ogenschijnlijk onschuldig. Tot je ernaar vraagt.
Dus ik stel de vraag: “Hoe staat het met project Strawberry?”
En dan krijg ik een antwoord dat klinkt alsof ik gevraagd heb naar het weer op Pluto:
“O ja, dat… dat is een langetermijnproject.”
(Lees: “Dat ligt ergens onder een stapel papieren, in een la, achter een cactus, te wachten op betere tijden.”)
Dan kom ik met mijn follow-up, onschuldig ogend:
“Wat is de eerstvolgende actie voor dat langetermijnproject?”
En dan wordt het ineens mistig. Alsof je in een toneelstuk zit waarin iedereen zijn tekst is vergeten.
“Ehm… daar moeten we eerst nog over vergaderen met het projectteam.”
(Oftewel: “We hebben een vergadering nodig om te besluiten of we gaan vergaderen over het opstarten van het begin van de voorbereiding.”)
Kortom: het project is geen project.
Het is een fata morgana op je takenlijst.
Een schattige aardbei die zich vermomd heeft als olifant en weigert door de voordeur te passen.
Daarna vraag ik:
“Wie zitten er allemaal in dit projectteam van Strawberry?”
Dan volgt er een opsomming van functietitels of namen van interne afdelingen. Bijvoorbeeld:
- Finance,
- P&O en
- marketing.
Een aantal vragen later krijg ik te horen dat dit project nog niet is gestart, want dit wordt pas op langere termijn actueel.
De namen van de leden van het projectteam zijn daarom nog niet bekend.
Kortom alleen over de titel van het project is nagedacht.
Professional Timemanagement
De eerste stap.
Hoe lang wacht je om de eerste stap te zetten die het langetermijnproject vooruit gaat helpen?
Als de einddatum aan de horizon verschijnt?
Grote kans dat het landschap er dan helemaal anders uit ziet.
En je agenda al vol staat met andere belangrijke zaken.
Wat niet helpt is om het project “Strawberry” op je takenlijst te zetten.
Een project op je takenlijst is te onduidelijk om als taak op te pakken.
Wat wel helpt is om de eerste concreet uitvoerbare taak van het project op je takenlijst te zetten.
Wat zou je nu al kunnen doen om het gewenste einddoel van je project een stapje dichter bij te brengen?
Bijvoorbeeld een mail sturen naar de afdelingen Finance, P&O en Marketing om mensen uit te nodigen om deel te nemen aan het project “Strawberry”.
Zet deze taak op je takenlijst.
Het voordeel van een langetermijnproject is dat je ruim van te voren, zonder stress kunt nadenken, over wat die eerste stap zou moeten zijn.
Maar hoe vaak schuif je een langetermijnproject voor je uit?
Een training voor jouw team
Het gewenste resultaat.
Wanneer kun je het project doorstrepen van je projectenlijst en je daarbij goed voelen dat er weer iets van je bordje is?
Dat is eigenlijk heel simpel: “Het gewenste resultaat moet behaald zijn.”
Het is dus belangrijk om niet alleen van het project een naam, bijvoorbeeld “Strawberry” of een omschrijving te geven.
Maar je moet ook nadenken over hoe het gewenste resultaat eruit ziet als het project “Strawberry” is afgerond.
Met andere woorden, wat het gewenste succesvolle resultaat is.
Bijvoorbeeld: Ons product “Strawberry” is succesvol geïntroduceerd op de “Food and Health Summit” van komend jaar.
Nog een concreet voorbeeld
Vaak geef ik als voorbeeld het versturen van een productintroductie met een nieuwsbrief via e-mail.
Hierbij schrijf je op je projectenlijst:
“Nieuwsbrief sturen over nieuw product Strawberry”
Wat is dan het gewenste resultaat?
Dit kan zijn: “Mijn relaties zijn op de hoogte van de voordelen van Strawberry.”
Dit schrijf je bij de naam van het project.
Daarna ga je jezelf afvragen wat de eerste uitvoerbare taak is om tot dit eindresultaat te komen. Bijvoorbeeld:
“De nieuwsbrief versturen”
Naar aanleiding van dit antwoord vraag je jezelf weer af: “Wat moet ik daarvoor doen?”. Dan kan het antwoord bijvoorbeeld zijn:
”Opstellen nieuwsbrief.”
Wederom, de vraag:
“Wat moet ik daarvoor doen?”
Dan kan het antwoord zijn:
“John, vragen naar de samenstelling en voordelen van Strawberry.”
En je verwacht de volgende vraag waarschijnlijk al:
“Wat moet ik daarvoor doen?”
En dan is het antwoord :
“John bellen over Strawberry.”
Kom je tot een antwoord dat te belachelijk is om op te schrijven, dan schrijf je het vorige antwoord op je takenlijst.
Dus de telefoon oppakken en het nummer intoetsen, is te belachelijk om op te schrijven, en daarom schrijf je het voorgaande antwoord,
“John bellen over Strawberry”, op je takenlijst.
Een training voor jouw team
Voordeel van het noteren van de eerste concreet uitvoerbare stap.
In het bovenste voorbeeld zijn twee zaken verhelderd.
Namelijk het concrete gewenste doel en de eerste uitvoerbare stap om dichter bij dit gewenste doel te komen.
Beide zaken leg je vast, zodat je er niet een tweede keer over hoeft na te denken.
Want twee keer nadenken over eenzelfde uitkomst is zonde van jouw tijd.
Een bijkomend voordeel is dat met de eerste uitvoerbare stap je bij langetermijnprojecten alvast richting het gewenste doel in beweging komt.
En voor iets dat al in beweging is, is het eenvoudiger om dit in beweging te houden.
Hierdoor kun je zonder stress de eindstreep dichterbij zien komen.
Conclusie, een project doe je niet
Je kunt geen project doen, deze doorloop je alleen.
Een project bestaat uit concreet uitvoerbare taken, die tot de gewenste uitkomst leiden.
Dus je zet niet het grote project op je takenlijst, maar de concreet uitvoerbare taken.
Zo houd je het helder en concreet.
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 21 mei ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Vind je dit artikel interessant?
Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:
- Plannen van een project begint met het waarom dan pas met het wat
- Het geheim van beter leren plannen en organiseren (7 tips)
- Vergaderingen, vergif voor je productiviteit.
Boekentip: Projectmanagement, Roel Grit
Projectmanagement – Projectmatig werken in de praktijk. Roel Grit
De eerste helft van het boek geeft een toelichting op projectmatig werken, hoe het kan worden toegepast en op welke wijze een project succesvol kan worden gepland en afgerond.
De tweede helft van het boek is praktisch en biedt hulpmiddelen en vaardigheden om projecten succesvol aan te pakken. Dit deel bevat een compleet stappenplan voor de uitvoering van een project, en leert jou hoe je een plan van aanpak maakt, een rapport schrijft en een presentatie houdt.
Deze negende editie is grondig herzien.
- verbeterde structuur en aandacht voor actuele onderwerpen als Scrum;
- zeer praktijkgerichte aanpak;
- website met flitscolleges, spreadsheetmodellen en checklists.
Een greep uit de veranderingen: In hoofdstuk 1 is een paragraaf toegevoegd maatschappelijk verantwoord projectmanagement. In hoofdstuk 2 is extra aandacht voor de integriteit en de gedragscode van projectleden. In hoofdstuk 3 is het onderdeel “Oorzaken waardoor projecten mislukken” uitgebreid en aangepast. In de tweede helft van dit boek is hoofdstuk 7 over de toepassing van Scrum uitgebreid met het organiseren van een project via Agile. Daarnaast zijn de lay-out en structuur van het boek verbeterd en is de terminologie gelijkgetrokken met die in de titel P6-Methode, waardoor deze beter op elkaar aansluiten.
Boekentip: De complete projectmanager, Roel Wessels
De complete projectmanager Essentie en toepassing van projectmanagement en agile leiderschap.
Er wordt steeds meer verwacht van de projectmanager. Uitdagende doelstellingen, hoge druk op kosten en doorlooptijden, verschillende belangen van stakeholders en vele afhankelijkheden tussen deelprojecten zorgen voor een steeds grotere complexiteit. En dat in een omgeving waarin veranderingen en onzekerheden de standaard geworden zijn. Daarbij dient het creatieve vermogen van de kenniswerker maximaal te worden benut, wat vraagt om minder hiërarchische organisatievormen en multidisciplinaire samenwerking. Het beschikken over projectmanagement-vaardigheden wordt hierdoor belangrijk op bijna alle niveaus in de organisatie.
Dit boek is een aanrader want het bevat veel praktisch gerichte beschrijvingen met toepassingsvoorbeelden en anekdotes. Daarmee wordt de lezer voortdurend aangespoord om de essentie tot zich te nemen en toe te passen vanuit zijn/haar eigen stijl en persoonlijkheid. Want anders lukt het niet, is het niet vol te houden en vooral: anders geloven anderen je niet!
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 21 mei Utrecht, 26 mei Eindhoven, 18 juni Amsterdam, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
