Achterstand e-mail wegwerken in 3 stappen (Tip 61)

Een groot probleem bij kenniswerkers

overvolle mailboxWil je eindelijk eens af van die volle e-mail inbox?

Stoor je jezelf dagelijks aan email overload door meer dan 100 berichten in je e-mail inbox?

Hoe kom je van deze achterstand af?

Deze laatste vraag stelt men regelmatig tijdens onze populaire training time-management.

Ook vertel ik in mijn lezingen als spreker over slimmer werken, dat jouw e-mail inbox niet bedoeld is als archief.

Je laat je papieren post toch ook niet op je deurmat liggen?

Vaak zie ik bij kenniswerkers, die ik begeleid om hun persoonlijke productiviteit te vergroten, een lange lijst met e-mailberichten in hun e-mail inbox.

Soms wel 3 of meer schermen waar zij doorheen moeten bladeren om bij het einde te komen.

Door de bomen het bos niet meer zien.

De meeste e-mailberichten zijn afgewerkt of er zitten verder geen vervolgacties aan vast. 

Veel van de e-mailberichten blijven staan, omdat deze misschien nog nuttig zijn voor de toekomst.

Tip: Altijd maar druk? Dan is timemanagement iets voor jou:
Meer weten?

Voor toch wat structuur hierin, gebruikt men veelvuldig vlaggetjes of kleurcoderingen.

Maar door de grote hoeveelheid helpt dat meestal ook niet meer. Het bemoeilijkt het selecteren van de e-mailberichten waar je wel iets mee moet doen.

Zou het niet fijn zijn dat alle nog te bewaren e-mailberichten niet meer in je e-mail inbox staan?

En dat in de inbox alleen de recentelijk ontvangen mailtjes zitten?

Humor over 2 mailtjes voor 1 bijlage

Video: Twee mailtjes voor 1 bijlage. (0:27)

Grappig verhaaltje van deze stand-up comedian over mensen die twee mailtjes nodig hebben om één bijlage te versturen.

Dit fragment is van Jasper Valstar en komt uit het programma Comedy Explosion van Veronica.


Creëer weer rust en ruimte

Om dat voor elkaar te krijgen is het verstandig om te beginnen met het opschonen van je e-mail inbox.

Want hoe voller je e-mailbox is hoe moeilijker dit wordt en hoe meer je hier tegenop ziet.

Hieronder drie eenvoudige stappen voor het effectief wegwerken van je e-mail achterstand:

Stap 1 Afzender

Sorteer de e-mailberichten op afzender.

Hierdoor kun je snel alle e-mailberichten, waar je toch niets mee doet verwijderen.

Dit zijn meestal de berichten afkomstig van Linkedin, Facebook of Twitter.

Daarnaast zie je beter de e-mailberichten van de belangrijke personen waar je wel snel iets mee moet doen.

De nieuwsbrieven die je nog wel een keer wilt lezen, zou je kunnen verplaatsen naar een e-mailmap “Nog te lezen”.

Weet je niet hoe je in Outlook een map voor e-mails hiervoor aanmaakt, kijk dan naar mijn instructiefilmpje E-mailmap aanmaken in Outlook.

Hoe filter ik automatisch e-mails in Outlook Als aanvulling kunt je nog een filter maken in MS-Outlook waardoor nieuwsbrieven van een bepaalde afzenders automatisch in deze “Nog te lezen”-map komen.

Zie hiervoor het filmpje rechts.

Stap 2 Onderwerp

Sorteer de e-mailberichten op onderwerp.

Hierdoor zie je snel de e-mails die niet meer actueel of relevant zijn. Deze kun je direct verwijderen.

Als je dat te eng vindt, verplaats deze dan naar een aparte e-mailmap “Archief”. Dan kun je deze later nog altijd een keer raadplegen of alsnog verwijderen.

Stap 3 Datum

Sorteer nu je e-mail op datum.

Begin met het verwerken van alle e-mails met de recentste datum.

Dit is het omgekeerde wat mensen meestal doen.

Het probleem wat dan ontstaat bij starten met de oudste berichten is, dat je pas later een recenter e-mailtje tegenkomt met een aanvulling op het oude e-mailbericht.

Kun je er nog een keer tijd in gaan steken.

Of nog erger, er wordt later aan jou gemeld dat het verzoek door iemand anders is afgehandeld of niet meer actueel is. Dan heb je het werk voor niets gedaan.

Heb je de recentste datum afgewerkt, dan pas haal je nieuwe e-mail op.

Verwerkt deze en ga dan pas verder met de recentste datum van de overgebleven mailtjes.

Zo werk je datum voor datum je e-mailberichten af.

Als je een aantal maanden achterstand hebt, dan kan het wel wat tijd en sessies duren voordat je de hele achterstand hebt weggewerkt.

Maar als je eenmaal het aantal e-mailberichten tot maximaal 1 scherm hebt teruggebracht, krijg je het fijne gevoel dat je alles weer onder controle hebt.

Altijd druk? Volg onze
Training Timemanagement
 

Is dit artikel ook interessant voor anderen?

Ik heb je hulp nodig. Ik zou het leuk vinden als je mij bedankt via een “social share”, door dit artikel te delen via jouw favoriete sociale mediaplatform. Dit kan heel eenvoudig met onderstaande deellinkjes voor de meest gebruikte sociale media. Alvast bedankt.

Wil nog meer kennis hierover?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en time-management uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Eerst volgende timemanagement cursus op 5 juni Amsterdam, 12 juni Rotterdam, 19 juni Eindhoven, 26 juni Maastricht, 27 juni Utrecht, 3 juli Groningen enz.
Meer info Meer data, locaties en prijs Klantervaringen

"Onze trainingen zijn populair. Wil je mee doen met onze training, wacht dan niet te lang met inschrijven."
Ik wil nu de trainingsdata en locaties in mijn mailbox

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij na schriftelijke toestemming en als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.