Hoe jij ook tijd kunt vrijmaken om een project te doen (tip 24)

De misleiding van een project op je takenlijst.

projectplanning time-management
Tijdens het coachen zie ik regelmatig bij managers projecten op hun takenlijst staan.

Als ik dan vraag:

Hoe staat het met het project X?”.

Dan krijg ik wel eens het antwoord:

“Nou, dit is een lange termijn project.”

Als tweede vraag stel ik dan:

“Wat is de eerst volgende actie die gedaan moet worden voor dit lange termijn project?”

Dan krijg ik meestal een ontwijkend antwoord in de vorm van:

“Nou, daar moeten we eerst over vergaderen, met het projectteam.”

Daarna vraag ik:

“Wie zit er in het projectteam?”

Dan volgt er een opsomming van functietitels of namen van interne afdelingen. Bijvoorbeeld: Finance, P&O en marketing.
Na nog wat vragen verder wordt uiteindelijk verteld dat dit lange termijn project nog niet is gestart, want dit is pas op lange termijn actueel.

De namen van de leden van het projectteam zijn daarom nog niet bekend. Kortom alleen over de titel van het project is nagedacht.

De eerste stap.

Hoe lang moet je wachten totdat je de eerste stap zet om voortgang te boeken op je lange termijn project?

Als de einddatum aan de horizon verschijnt?

Maar dan kan het landschap al behoorlijk gewijzigd zijn en is je agenda gevuld met andere belangrijke zaken.

Het helpt daarom niet om het project op je takenlijst te zetten. Een project op je takenlijst is te onduidelijk om als taak op te pakken.

Beter is om de eerste concreet uitvoerbare taak, waarmee je een stapje dichter bij het gewenste resultaat van het project komt, te bepalen.

Zet deze taak op je takenlijst.

Het voordeel van een lange termijn project is alleen dat je zonder stress kunt nadenken over wat die eerste stap zou moeten zijn.

Maar sommige zien het voordeel van een lange termijn project als iets dat zij steeds voor zich uit kunnen schuiven.

Het gewenste resultaat.

Wanneer kun je zeggen dat het project gereed is?

Wanneer kun je het project doorstrepen van je projectenlijst en je daarbij goed voelen dat er weer iets van je bordje is?

Dat is eigenlijk heel simpel: “Het gewenste resultaat moet behaald zijn.”

Het is dus belangrijk om niet alleen het project een naam of een omschrijving te geven. Maar je moet ook nadenken over hoe het eruit ziet als het project is afgerond, met andere woorden, wat het gewenste resultaat is.

E-mailing als concreet voorbeeld.

Vaak geef ik als voorbeeld voor een project het versturen van een e-mailing.

Hierbij schrijf je op je projectenlijst:

“E-mailing sturen over nieuwe cursus”

Wat is dan het gewenste resultaat? Dit kan zijn:

“Mijn relaties zijn op de hoogte van onze nieuwe cursus.”

Ook dit schrijf je op, bijvoorbeeld onder de naam van het project.

Daarna ga je jezelf afvragen wat de eerste uitvoerbare taak is om tot dit eindresultaat te komen. Bijvoorbeeld:

“Op de verzendknop drukken om de e-mailing te versturen”

Naar aanleiding van dit antwoord vraag je jezelf weer af: “Wat moet ik daarvoor doen?”. Dan kan het antwoord bijvoorbeeld zijn:

”Opstellen nieuwsbrief.”

Wederom, de vraag:

“Wat moet ik daarvoor doen?”

Dan kan het antwoord zijn:

“John, vragen naar de inhoud en overige gegevens van de cursus.”

En je verwacht het waarschijnlijk al:

“Wat moet ik daarvoor doen?”

En dan is het antwoord :

“John bellen om hem te vragen naar de inhoud en overige cursusgegevens.”

Kom je tot een antwoord dat te belachelijk is om op te schrijven, dan schrijf je het vorige antwoord op je takenlijstje.

Dus de telefoon oppakken en het nummer draaien, is te belachelijk om op te schrijven, en daarom schrijf je:

“John bellen over cursusgegevens”,

op je takenlijst.

Voordeel van de eerste concreet uitvoerbare stap.

In het bovenste voorbeeld zijn twee zaken verhelderd.

Namelijk het concrete gewenste doel en de eerste uitvoerbare stap om tot dit gewenste doel te komen.

Beide zaken leg je vast, zodat je er niet een tweede keer over hoeft na te denken.

Want twee keer nadenken over een zelfde uitkomst is zonde van jouw tijd.

Een bijkomend voordeel is dat met de eerst uitvoerbare stap je bij lange termijn projecten alvast richting het gewenste doel in beweging komt.

En voor iets dat al in beweging is, is het eenvoudiger om dit in beweging te houden. Hierdoor kun je zonder stress de eindstreep dichterbij zien komen.

Conclusie, een project doe je niet.

Je kunt geen project doen, deze doorloop je alleen.

Een project bestaat uit concrete uitvoerbare taken die tot de gewenste uitkomst leiden. Deze concreet uitvoerbare taken kun je uitvoeren en komen daarom op je takenlijst, dit geldt niet voor een project.

Zo houd je het helder en concreet.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en time-management uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij na schriftelijke toestemming en als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.