Hoe kom je van renner naar planner

Plannen ondanks onverwachte gebeurtenissen

van renner naar plannerSoms voel je jezelf de speelbal van de organisatie. Plotseling komt er extra werk door een nieuwe klant of opdracht.

Snel extra mensen erbij zetten lukt niet.

Want iedereen heeft het al zo druk. Elke dag komen er nieuwe taken en verzoeken op je af.

Het liefste wil je iedereen helpen en altijd maar “ja” zeggen.

Of misschien is het in jouw organisatie wel een cultuur om op ieder ad-hoc verzoek maar ja te zeggen.

Rennen lijkt de enige oplossing

Natuurlijk kun je op je strepen gaan staan. Tegen iedere ongeplande of ad-hoc klus nee zeggen.

Maar dat is niet de oplossing. Je moet het in de organisatie samen doen. Maar door onvoorwaardelijk tegen alles maar “Ja” te zeggen zet jou in een spagaat.

De dag heeft maar een beperkt aantal uren. Zeg je tegen het ene ja, dan zeg je automatisch nee tegen een andere taak. Want de dag is niet onbeperkt rekbaar in tijd.

Langer doorwerken of pauzes overslaan kan incidenteel. Als dit structureel wordt, dan moet er ook een structurele oplossing voor komen.

Beter plannen en organiseren

Naast terugkerende werkzaamheden komen er ook onverwachte ad-hoc klussen gedurende een dag op je af.

Als van te voren je hele dag al gepland is, brengt dat de reguliere taken in gevaar.

Er moet dus een gezonde balans zijn tussen vooraf gepland en ruimte voor ad/hoc verzoeken.

Wat die verhouding is, is per organisatie en functie verschillend.

Heb je veel klantcontact dan krijg je meer ad-hoc verzoeken. Heb je bijna geen klant contact en zijn collega´s in mindere mate afhankelijk van jou, dan is dat beperkter.

Zorg eerst voor helderheid

Krijg je dan toch een ad-hoc verzoek, loop dan even deze checklist af:

  • Is het verzoek duidelijk,
  • Wanneer moet het af zijn,
  • Hoeveel tijd kost het je,
  • Past het in je huidige planning.

Doe aan verwachtingsmanagement en ben duidelijk of de wensen door jou te realiseren zijn. Koppel dat dan terug naar de verzoeker.

Rust en resultaat

Als je dagelijks een beetje tijd besteedt aan het plannen, dan geniet je ook van de voordelen die je werk aangenamer maken. Zoals:

Bedenk dat als je geen plan hebt voor de dag, dan kom je vanzelf in het plan van iemand anders terecht.

Altijd druk? Volg onze
Training Timemanagement

Vind je dit artikel met tips over plannen nuttig?

Ik heb je hulp nodig. Ik zou het leuk vinden als je mij bedankt via een “social share”, door dit artikel te delen via jouw favoriete sociale mediaplatform. Dit kan heel eenvoudig met onderstaande deellinkjes voor de meest gebruikte sociale media. Alvast bedankt.

Meer hierover / literatuurverwijzing

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij na schriftelijke toestemming en als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.

(tip 93)