Tip 71 Snel kiezen wat je wel of niet doet

Ja nee stikker

 

Heb jij ook altijd een volle week?

Altijd druk? Dan is het “Ja”-zeggen tegen het ene automatisch een “Nee” tegen iets anders.

Ze zeggen wel eens: “Tijd is geld”

Net als tijd is geld maar één maal uit te geven.

Tik-tak-tik-tak

Maar geld kun je ook op de bank laten staan en hierover rente krijgen. Bij tijd is dat niet zo. Je kunt de tijd niet opsparen. De klokt tikt door.

Soms krijg je intuïtief een idee om iets te gaan doen. Een klant of een aardige collega vraagt je om een gunst. Je bent een behulpzame collega en begint er direct aan.

Achteraf blijkt dat het niet zo handig is geweest om hieraan tijd te besteden.

Je komt daardoor in tijdnood bij andere zaken die je nog moet afhandelen.

Moet ik dit nu doen?

Vaak is de oorzaak hiervan dat je liever direct handelt dan eerst na te denken of de taak wel bij jou hoort.

Zoals nadenken of er misschien iemand anders is die dit kan uitvoeren.

Of het wel een belangrijke en urgente taak is, of het direct moet en of het wel de juiste manier is om de klus uit te voeren.

Vooraf keuzes maken

Dit kun je oplossen door vooraf al na te denken waar je focus ligt. Dit heel concreet maken zal je helpen om snel keuzes te kunnen maken. Een mooi hulpmiddel dat ik vaak gebruik bij het coachen van druk bezette personen is de Ja/Nee lijst.

Ja/Nee lijst

Ik laat eerst de weken vooraf aan het coachen een logboek bijhouden van wat je allemaal doet en hoeveel tijd dit kost. Met deze lijst gaan we dan aan de slag.

Je kunt dit natuurlijk ook zelf doen.

Je pakt een leeg vel papier en verdeelt dit met een verticale streep in tweeën.
Bovenaan de linker kolom schrijf je met grote letters “JA” en de rechter kolom krijgt een “NEE”.

In de linker kolom komen de klussen te staan die bij je rol en functie horen.

In de rechter kolom komen de klussen die niet bij je rol en functie horen en je eigenlijk niet had moeten uitvoeren.

Maar in deze “Nee”-kolom komen ook de klussen die je kunt delegeren aan anderen.

Ja-nee-lijstje

Tijd te kort?

Door het bijhouden van het logboek weet je hoeveel tijd iedere klus duurt.

Kost het totaal van de klussen in de “Ja”-kolom meer tijd dan je hebt, dan zit daar het probleem.

Bekijk dan nog een keer de “Ja”-kolom en verplaats zaken van naar rechts van de “Ja”-kolom naar Nee-kolom.

Kun je hierover moeilijk zelf beslissen, bespreek dit dan met je manager hoe hij denkt dat jij je taken binnen de normale werkweek kunt afhandelen

 

Inzicht biedt hulp

Voor jouw manager geldt dat als de taken inzichtelijk worden gemaakt met hoeveel tijd jij er aan besteed hebt, hij er ook iets zinnig over kan zeggen.

Je word dan niet afgescheept met de boodschap “Je moet jezelf beter organiseren”, of met de tekst “We hebben het allemaal druk”.

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en time-management uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.