In 3 stappen controle en overzicht over je werk (Tip 66)

De sleutel van kenniswerken is overzicht over je werk

Controle en overzicht over je werkTwijfel je wel eens over de keuze van je taak?

Bang om prioriteiten niet goed in te schatten?

Angstig om taken te vergeten?

Geen overzicht over alles wat er speelt is meestal de oorzaak hiervan.

(Doe onze populaire training time-management)

De excuses

Welke excuses heb jij om geen overzicht te krijgen over je werk?

Ik heb er een paar verzameld:

  • Ik houd niet van lijstjes.
  • Ik heb al zoveel lijstjes.
  • Ik ben creatief en dat kun je niet zijn met een lijstje.
  • Chaos vind ik prettig om in te werken, structuur beperkt mij.
  • Ik ben altijd al druk in mijn hoofd geweest, opschrijven helpt toch niet.

Dit is kleine selectie van de argumenten die ik hoor tijdens mijn lezingen, 1 op 1 begeleidingstrajecten en time-management trainingen.


Als je dan doorvraagt komt meestal naar voren dat men het wel geprobeerd heeft, maar dat men steeds het gevoel heeft dat men een soort micro-manager wordt.

Men voelt zicht ingekaderd.

Het hiaat

Dit is ook de reden dat de meeste time-management trainingen en boeken niet helpen om je verloren tijd weer terug te winnen.

De oorzaak hiervan is een hiaat tussen theorie en het doen.

De theorie is dat effectief time-management alleen werkt als je overzicht over al je taken compleet, volledig en up-to-date is.

De praktijk is dat je eerst moet nadenken wat dit dan betekent voor jouw situatie. Daar gaat het al mis.

Ik hoor dan de drogreden “Nadenken over je werk is zo verspilling van tijd, Just Do It” (Just Do It is bekend geworden door de sportschoenenreclame van Nike).

De oplossing is het concept “Je voornemens de Baas”.

Hierbij werk je met jouw eigen hulpmiddelen die je nu ook gebruikt en waar je al in thuis bent en al lekker mee werkt.

Of dat nu high tech is met computer, tablet of smartphone. Of low tech met een schrijfblok, een schriftje (bijvoorbeeld eentje met harde kaft) en een pen die lekker schrijft.

Ik leer je hierbij dat je huidige werkwijze zeer geschikt is om nog slimmer met je taken en tijd om te gaan. Ik maak je bewust van de stappen die je nu al zet.

In 3 stappen controle en overzicht over je werk

Ik zal je het hieronder kort uitleggen, wat de stappen zijn die je nu neemt en hoe je dit nog effectiever kan inzetten.

Stap 1 Verzamelen

Overal komt werk naar je toe. Zeker in deze maatschappij waar we 24 uur en 7 dagen per week de beschikking hebben over communicatie kanalen.

Het verzamelen gebeurt nu al. Alleen deels in je smartphone, deels in de computer, op papier, social media en in je hoofd.

Stap 2 Beoordelen

Alles wat op je pad komt kan een betekenis voor je hebben.

Wat is die betekenis en moet jij er iets mee doen?

Bijvoorbeeld een verzoek van een collega, een klant, of van een van je studenten.

Jij bepaalt uiteindelijk wat het gewenste resultaat hiervan is.

Hoe pak je dit aan? Dit is kenniswerken, nadenken over het resultaat van het werk.

Stap 3 Organiseren

Besluit je om de taak of het verzoek uit te voeren, dan bepaal jij of dit zo snel mogelijk moet of uitstelt tot een later moment.

Van door elkaar naar achter elkaar

Je herkent zeker deze stappen.

Je doet ze meestal direct achterelkaar, je mail komt binnen, je beoordeelt deze en gaat meteen aan de slag.

Daarna pas is het volgende mailtje aan de beurt.

Het verschil met iemand die beter overzicht heeft over zijn werk is dat hij deze stappen niet door elkaar doet.

Het verzamelen gebeurt op het moment dat iets opduikt. Hij legt dit vast, zonder te oordelen of dit voor nu of later, iets groots of kleins is.

Dan neemt hij bewust tijd om alles dat eerder al verzameld is te beoordelen.

Het besluit wat hij er mee gaat doen legt hij vast op de juiste plek.

Bijvoorbeeld in de agenda, een to-dolijstje of een andere plek.

Dus niet in je hoofd bewaren, maar opschrijven op papier, in je mobiele telefoon of je computer.

De enige voorwaarde is dat je dit lijstje regelmatig ziet.

Is alles wat je verzamelt hebt verwerkt en georganiseerd, dan kies je pas de taak die je op dat moment gaat doen.

Omdat je nu pas een compleet overzicht hebt van alles wat er speelt, kun je een goede keuze maken en dingen schrappen, heroverwegen of uitvoeren.

Alles waar je over nadenkt vertraagt

Video: Daphne Dekkers (35 sec.)

Dat kan alleen als je vasthoudt aan wat je eerder hebt bedacht.

Dan niet meer over nadenken maar dan alleen maar gaan.

Voorbereiding op de Olympische Spelen van 2016 in Rio de Janeiro (Brazilië).

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en time-management uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij na schriftelijke toestemming en als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.