Tijdsdruk op het werk. 10 tips om dit te verminderen

Tijdsdruk op het werk. 10 tips om dit te verminderen

Tijdsdruk en stress op het werk

Is tijdsdruk een gevoel dat je de afgelopen tijd vaak ervaart? Lukt het maar niet om de stress op het werk te voorkomen?

Het voelt moedeloos om steeds maar weer opzoek te gaan naar methodes om effectiever met je tijd om te gaan.

Zoals slimme tools en handvatten om de tijdsdruk beter hanteerbaar te maken.

De uitdaging bij tijdsdruk

Gedragswijziging in het algemeen is zeer moeilijk om voor elkaar te krijgen.

tijdsdruk werkdruk stress stressbal tipsDe weg van de minste weerstand is om met de grote hoeveelheid werk om te gaan door hard en langer te werken. Maar dan loop je in de valkuil dat je avonden structureel een verlenging van je werkdag zijn. Dit zal op termijn je fysiek en mentaal opbreken.

Ook al houd je van het neerzetten van een goede prestatie, je hebt er binnen de balans werk en privé last van. Dit voelt als roofbouw die niet vol te houden is.

Natuurlijk ben je gemotiveerd om hier iets aan te doen, voordat je thuis komt te zitten met stress gerelateerde klachten of nog erger een burn-out. Niet meer kunnen werken zou je echt heel erg vinden. Dat voelt als falen en wil je uitdrukkelijk voorkomen.

Soorten tijdsdruk

Klok tijdsdrukEr zijn twee soorten tijdsdruk die je op het werk tegenkomt. Permanente tijdsdruk en tijdelijke tijdsdruk

Als de tijdsdruk continue aanwezig is, of de periodes met tijdelijke tijddruk volgen elkaar razend snel op.

Dan is het tijd om hiervoor een structurele oplossing voor te zoeken.

De oorzaken van tijdsdruk

Er kunnen verschillende redenen zijn dat je tijdsdruk voelt. Bijvoorbeeld:

  • Persoonlijke kenmerken: Bijvoorbeeld perfectionisme, moeite met concentreren.
  • Slechte arbeidsomstandigheden: Rumoerige werkomgeving, slecht functionerende IT hulpmiddelen.
  • Beroepsspecifieke omstandigheden: regelmatig crisissituaties, veel ad-hoc werk.

Omgaan met tijdsdruk

Hieronder geef ik 10 tips die je kunt toepassen om tijdsdruk beter hanteerbaar te maken of te verminderen.

1. Stel je leidinggevende op de hoogte

Laat je leidinggevende weten de je onder tijdsdruk werkt. Je denkt dat je leidinggevende weet hoe vol je bordje ligt, maar dat een is verkeerde veronderstelling. Jij bent niet de enige in het team die jouw leidinggevende aanstuurt en aandacht vraagt.

Als jij bij het ontvangen van een volgende opdracht van je leidinggevende geen feedback geeft dat dit onmogelijk in de gestelde tijd uitvoerbaar is, blijft alles bij het oude.

2. Verwachtingsmanagement

Naast je leidinggevende zijn er ook anderen die niet weten hoeveel tijdsdruk jij voelt. Bij ieder verzoek dat jij krijgt is het daarom verstandig om te vragen wanneer de gewenste resultaten verwacht worden. Zijn deze verwachtingen niet reëel, stel dan een alternatief voor.

Bijvoorbeeld: “Je vraagt van mij om dit vandaag uit te zoeken, maar dit gaat pas overmorgen lukken.”. Zie ook: Vier tips om nog betrouwbaarder te worden.

Altijd druk? Volg onze
Training Timemanagement

3. Omgevingsgeluid verminderen

tijdsdruk verminderen omgevingsgeluid onderdrukkenZit jij in een kantoortuin, dan is het verstandig om het omgevingsgeluid minder hard binnen te laten komen.

Stop bijvoorbeeld je oortjes van je mobiel in je oren. Als muziek je niet afleidt zat dan zachtjes rustige instrumentale muziek op, om het omgevingsgeluid een beetje te maskeren. Er bestaan ook koptelefoons die het geluid met een technische oplossing bijna helemaal weg filteren.

Lijkt je dit wat, zoek dan op Google naar koptelefoons met “noise cancelling”.

4. Zoek een rustige omgeving om te werken

tijdsdruk minder bibliotheek stilteIs er naast geluid ook veel interrupties door collega’s, dan kan dat ook afleiden. Zoek dan tijdelijk een rustige werkplek.

Bijvoorbeeld een stilte werkplek of als die er niet is een vergaderruimte die vrij is. Zorg wel dat je de deur dicht doet. Is dit op je werk onmogelijk, kijk dan of je extern minder afleiding ervaart.

Bijvoorbeeld in een coffee-bar, een businesslobby van een hotel of op een terrasje.

Daar is wel geluid, maar minder kans dat men jou veel aanspreekt. Als dit niet voor je werkt, probeer dan eens bij de plaatselijke bibliotheek te gaan zitten.

5. Maak een lijstje met taken en vraag hulp

Takenlijst in broekzakWerk je (nog) niet met een takenlijst, dan kan het rust geven om eerst even een lijstje te maken met alle zaken die je nog moet doen.

Heb je dit overzicht compleet en heb je dan nog steeds moeite met prioriteiten stellen, vraag dan hulp hierbij.

Bijvoorbeeld door naar je leidinggevende te gaan. Zeg dan niet ”Ik heb te veel te doen”, maar vraag “Wat kan ik van dit lijstje nu laten liggen?”.

6. Heronderhandel taken

Tijdsdruk verminderen is mogelijk door gestelde deadlines ter discussie te stellen.

Tip:Weer een privéleven zonder je carrière in gevaar te brengen? Dan is timemanagement iets voor jou: Meer weten?

Niemand is blij als jij met heel veel stress half werk levert door de tijdsdruk die jij voelt.

Overleg daarom met de belanghebbende of de taak uitgesteld kan worden.

Je argument is, dat je graag goed werk levert en daarom meer tijd nodig hebt.

Vriendelijk vragen vergroot de kans om een positief antwoord hierop te krijgen.

7. Gebruik reistijd als werktijd

Heb je een behoorlijke reistijd om dagelijks naar je werk te gaan.

Of heb je regelmatig dienst- of zakenreizen.

Zorg dan dat je werkzaamheden kan doen die geschikt zijn tijdens het reizen.

Dit kan bijvoorbeeld als je met de trein reist, of als je met iemand meerijdt.

8. Stop met multitasken

Multitasken betekent meerdere taken tegelijkertijd doen.

Als dit complexe taken zijn waarbij je jezelf moet concentreren, dan is dat niet efficiënt.

Je verlegt steeds de focus omdat je brein zich maar op één ding kan concentreren.

Dit schakelen kost tijd. Je ervaart i.p.v. minder, meer tijdsdruk en je maakt meer fouten.

Als het lijkt dat jij wel twee complexe taken gelijktijdig kan uitvoeren, dan betekent dit dat je brein alleen maar heel snel kan schakelen.

Dus dat je heel veel schakeltijd hieraan verliest.

Werk daarom complexe taken achter elkaar af, in plaats van tegelijkertijd.

Multitasking is alleen maar de mogelijkheid om meer dan één ding tegelijk te verknallen
-Bron onbekend
 

9. Respecteer je pauzes

tijdsdruk lunchpauze aan bureauDoor tijdsdruk je lunch maar aan je bureau opeten lijkt je tijd te besparen, maar uiteindelijk gaat dit ten kosten van je concentratie.

Het is onmogelijk om dagelijks 8 uur achter elkaar op 100% van je mentale capaciteit te werken.

Zet daarom een klokje voor je pauze of spreek met collega’s af om samen je pauze te houden.

Of loop samen een blokje om en praat daarbij zo min mogelijk over het werk.

Je zult zien dat je met meer energie op je werkplek terugkomt en daardoor optimaler functioneert.

10. Maak je hoofd leeg

Spoken er tijdens het werken, allemaal nog zaken door je hoofd, schrijf ze dan allemaal op.

Bewaar dit lijstje totdat je de onderhanden taak hebt gerealiseerd.

Je onderbewuste beseft dan dat je de open eindjes niet zal vergeten en zal je dan minder lastig vallen om je te herinneren aan deze overige taken.

Het voordeel van minder tijdsdruk

Tip: Altijd maar druk? Dan is timemanagement iets voor jou:
Meer weten?

Lukt het jou om met bovenstaande tips tijdsdruk op je werk te verminderen, dan ervaar jij ook minder stress op je werk, word je creatiever en ervaren anderen jou weer als die leuke collega.

En uiteindelijk ervaar jij meer werkplezier.

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.

Tip 102