Zeven tips voor sneller vergaderen (tip 64)

De irritatie van iedere vergaderende kenniswerker

Sneller vergaderenHerken jij ook dat vergaderen een verspilling is van tijd en energie?

Is jouw meest gewaardeerde vergadering er eentje die niet doorgaat?

Je kent ze vast wel de periodieke of ad-hoc vergaderingen.

Je praat veel over problemen maar er komen maar weinig echte oplossingen op tafel.

Je hebt het al druk en het enige dat de vergadering oplevert is nog meer te doen.

Daarnaast wordt gedurende je afwezigheid je telefoon niet opgenomen, je voicemail volgesproken en stromen de e-mailberichten binnen.

De oplossing

Jouw gewenste oplossing is misschien het afschaffen van vergaderingen. Maar dat is niet in alle gevallen de beste oplossing. Een alternatief is om de vergaderingen effectiever te maken.


Hieronder 7 tips.

1 Korte vergaderingen houden

Iedereen heeft maar een beperkte hoeveelheid concentratie. Concentratie lijkt net een spier, die je steeds minder presteert als je deze gebruikt. Gevolg is dat je concentratieboog tussen de 5 tot 60 minuten ligt. Afhankelijk van wat je die dag nog meer hebt gedaan. En hoe groter de groep is, hoe meer arbeidstijd je verkwist. Alternatief is om bepaalde agendapunten buiten de vergadering 1 op 1 of in een kleinere groep te bespreken.

2 Houd het doel in het vizier

Natuurlijk is er een agenda. Maar daar staan regelmatig wollige zaken op als “Budget” of “Teamuitje”. Het helpt als de deelnemers bij hun voorbereiding duidelijk hebben wat het gewenste doel is van het agendapunt. Bijvoorbeeld:

  • Bepalen taakverdeling voor opstellen budget komend jaar
  • Brainstormen over locatie teamuitje

3 Niet te snel achter elkaar

Tip: Altijd maar druk? Dan is timemanagement iets voor jou:
Meer weten?

In de meeste vergaderingen bepaal je ook taken voor de deelnemers. Vaak is de doorloop tijd van een taak langer dan een week. Want we hebben het allemaal druk. Waarom dan wekelijks vergaderen? De meeste taken zijn dan nog niet afgewerkt. Je hoort dan alleen maar dat men er (nog niet) mee bezig is?

4 Houd ja-knikkers buiten

Heb je een vergadering waar het nodig is om knopen door te hakken, ben dan kritisch op wie je uitnodigt. Deelnemers die geen beslissende stem hebben en alleen in de vergadering ja-knikken voegen niets toe. Beperk het aantal deelnemers tot de vertegenwoordigers die ook beslissingsbevoegdheid hebben.Vul deze eventueel aan met iemand die nuttige kennis kan inbrengen om tot een beslissing te komen.

5 Waar ging het ook alweer over?

Zorg dat niet relevante vragen afgekapt worden. Doe je dat niet, dan dwalen de andere deelnemers al snel af met hun gedachten. Of ze pakken de telefoon om even de mail te checken op urgente zaken. Voordat je het weet ben je hun aandacht ook kwijt voor de rest van de vergadering.

6 Oplossingen in plaats van ideeën

Je kent ze wel, de onvoorbereide deelnemers aan de vergadering, die wel met ideeën komen maar niet met oplossingen. De spontaan opkomende ideeën waarover men niet verder heeft nagedacht of enige onderzoek naar heeft gedaan. Een deelnemer aan mijn training noemde dat humorvol een “brainfart”.

Bijvoorbeeld:
We moeten gezondere voeding in onze kantine aanbieden!”, oppert iemand.
Hoe zou je dit aanpakken dan?”, vraagt de voorzitter.
Dat weet ik niet. Ik dacht dat het wel een goed idee zou zijn.”, is dan het antwoord.

Iedereen geeft dan zijn mening over het idee en men is zo weer 20 minuten verder zonder een besluit te nemen. Dus direct afkappen en vragen of die persoon voor de volgende vergadering hier onderzoek naar wil doen en met één of meerdere uitgewerkte oplossingen komt!

7 Bepaal de concrete acties

Je kunt met zijn allen gaan brainstormen over oplossingen. Maar er moeten ook mensen zijn die de oplossingen concreet uitvoeren. Dus na de conclusies direct taken toewijzen aan personen. Zeg niet:

“We moeten hier eens serieus naar kijken”.

In het woordje “We” zit het gevaar. In de volgende vergadering merk je dan dat niemand zich geroepen voelt om het op te pakken. Benoem daarom de persoon of personen die hiermee aan de slag gaan.

Belangrijk is ook het noemen van een deadline voor het uitbrengen van het verslag hierover.

Literatuur over vergaderen

Boek Haantjes leggen geen eieren. Handboek voor effectief vergaderen. Wim van Gennip.Een leuk boekje waarover met humor over vergaderen wordt geschreven is Haantjes leggen geen eieren – Handboek voor effectief vergaderen. van collega spreker en trainer Wim van Gennip en co-auteur Peter de Ries.

De inhoud:  Vergaderen, vergaderen, vergaderen… we doen bijna niets anders meer! In ‘Haantjes leggen geen eieren’ wordt die vergadercultuur aangepakt met herkenbare bedrijfssituaties als voorbeeld.

Door de praktijklessen heen zijn 350 one-liners verweven, die zorgen voor een geheel nieuwe managementtechniek. Vergaderingen worden vele malen sneller en ‘geleuter’ behoort tot de verleden tijd.

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en time-management uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij na schriftelijke toestemming en als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.