Takenlijst maken – Dit zijn de valkuilen

Takenlijst maken – Dit zijn de valkuilen

Dit vertellen ze niet als je een takenlijst maakt

Jouw takenlijst geeft je een goed gevoel als je er weer een taak van af kan strepen.

Waarschijnlijk maak je wel eens een takenlijstje omdat iemand jou dat geadviseerd heeft. Aan het einde van de dag frustreert dit to-do lijstje jou, omdat er nog een groot aantal werkzaamheden op blijven staan. Of dat er meer taken zijn bijgekomen dan er zijn afgehandeld.

Welkom bij de grote groep professionals die deze valkuil van een takenlijst ook ervaren.

Je wilt rust in je hoofd. Dus geen takenlijst gebruiken is niet de oplossing. Hier lees je hoe je een goede takenlijst maakt, door de meeste valkuilen te voorkomen.

Waarom een takenlijst

De takenlijst geeft je overzicht in de zaken waardoor jij jouw doelen bereikt. Het helpt je om dingen niet te vergeten, zonder dat je er steeds aan moet denken. Dat geeft meer rust in je hoofd. Het blijkt dat als jij je taken op één plek vastlegt je gemiddeld 25% productiever bent, dan als je dat niet doet.

Werkdruk beu?
Tem je werk met Professioneel Timemanagement. Meer weten?

Ook als je het heel druk hebt, helpt een takenlijst om beter te kiezen wat je wel of niet doet. Bijvoorbeeld de taken die het meeste effect hebben op jouw resultaten.

Bewust kiezen, geeft je meer rust in je hoofd. Dit heeft als voordeel dat je het werk beter geconcentreerd kunt doen en kwalitatief beter werk aflevert.

Zo voorkom je takenlijsttrammelant

Wat is een goede takenlijst. Veel ellende met takenlijsten ontstaan door verkeerd gebruik. Hieronder de meest voorkomende kwellingen.

1. Niet volledige takenlijst

Je takenlijst bevat niet alles wat er op je bordje ligt. Er zit ook nog veel in je hoofd, in je schrijfblok, op losse briefjes en tussen je mailberichten. Op het moment dat je takenlijst niet volledig is, blijft het onrustig in je hoofd. Schrijf daarom alles op dat

geeltjes op je gezicht als takenlijst

  • nog in je hoofd zit
  • op losse blaadjes staat
  • op je voicemail is ingesproken
  • verzoeken die ge-appt zijn
  • en opdrachten in email

2. Te lange to-do-lijst

Heel plichtsgetrouw vul jij je takenlijst met alles wat er op je pad komt. De lijst bestaat uit tientallen tot honderd taken.

De moed zakt je al in de schoenen als je deze lijst bekijkt. Het wordt een tijdrovende klus om te kiezen wat je nu gaat doen.

Beter is om de lijst in tweeën te splitsen. De eerste takenlijst bevat alles dat je deze week gaat doen. De zogenaamde “De week”-lijst

De tweede lijst bevat alle overige taken. Zo hoef je gedurende week alleen maar op de “Deze week”-lijst te kijken. De tweede lijst bekijk je voordat de nieuwe week begint.

Je verhuist dan alles wat je in de nieuwe week wilt doen naar de “Deze week”-lijst.

3. Einde van de dag-ellende

Horloge kijken takenlijst afhandelenAan het einde van de dag verzucht je dat de lijst nooit leeg komt.

Je gaat daardoor met een slecht gevoel naar huis.

Beter is om aan het begin van de dag maar drie taken te kiezen die je gaat doen.

Deze markeer je met een gele stift of schrijf je op een daglijstje. Door de lat niet zo hoog te zetten voorkom je een todolijstdepressie aan het einde van de dag.

Heb je deze drie af, dan herhaal je dit. Wil je hierover meer weten lees dan mijn artikel over de productieve kracht van de drieslag.

4. Vage verwachtingen

spoed takenlijstKleine taken hebben meestal voorrang. Omdat je deze snel kunt afstrepen van je takenlijst. Eén van de redenen van uitstelgedrag is te grote taken en het vaag houden van taken.

Een taak als “Kennissessie”, ”Voorjaarsbeurs” of “Nieuwsbrief” is te vaag.

Schrijf er duidelijk bij wat de eerste uitvoerbare stap is.

Bijvoorbeeld: Lijst emailadressen opvragen bij afdeling verkoop. Je komt dan sneller in de actiestand.

Daarna verzin je direct de volgende uitvoerbare stap en schrijf je die op de takenlijst, als je deze niet direct kunt uitvoeren.

5. Showstoppers

Showstopper takenlijstRegelmatig ben je afhankelijk van de medewerking van je collega’s, leidinggevenden, klanten of leveranciers.

Voordat je jouw taak kunt afronden heb je antwoorden of materiaal van deze anderen nodig.

Steeds zie je deze taak langskomen, maar kun je geen voortgang boeken.

Zet deze taken waarbij je zit te wachten op een aparte “Wachten-op” lijst.

Bijvoorbeeld: “Nieuwsbrief / Wacht op emailadressen van afdeling marketing” Zo vervuil je niet je lijst met jouw overige taken van deze week.

Op regelmatige basis loop je de “Wachten op”-lijst langs en check je de beloofde levertermijnen.

6. Agenda-aversie

agenda-aversie takenlijstOm maar niets te vergeten, prop je jouw agenda vol met alle taken die je nog moet doen. Iedereen heeft dagen die niet zo lopen als gepland.

Gevolg is dat de taken in de agenda weer verschoven moeten worden naar de volgende dag. Zo blijf je tijd verspillen door taken te verschuiven.

Door dit niet productieve gedrag, krijg je alleen maar tegenzin om je agenda te openen.

En als je vergeet de openstaande taken te verschuiven, dan vallen deze uit beeld. Ze veranderen vanzelf in spoedklusjes als iemand jou er aan moet herinneren.

De beste plaats voor taken die niet tijdgebonden zijn is je takenlijst, niet je agenda.

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement
(fysiek en online live te volgen)

7. Onvoldoende to-dolijst toewijding

geen toewijding Als je alle tips van hierboven uitvoert, dan is dit nog geen garantie voor succes.

De belangrijkste succesfactor van een takenlijst is het dagelijks onderhoud.

Als je toch weer gebruik gaat maken van losse briefjes of je geheugen, dan is je lijst niet meer compleet.

Een goede keuze maken van wat je nu gaat doen geeft dan nog steeds de onrustige gedachten of je wel de juiste keuze hebt gemaakt.

Discipline en toewijding gaat je hierbij helpen.

Voordeel van een takenlijst

Takenlijst in broekzakEen takenlijst geeft je inzicht in je werkzaamheden. Je kunt hierdoor beter prioriteiten stellen en dagelijks belangrijke zaken realiseren.

Daarnaast geeft het ook inzicht voor anderen, zoals je directe collega of duobaancollega, je leidinggevende of je zakenpartner.

Door bovenstaande valkuilen te voorkomen, kun jij ook een succesvolle professional zijn die minder jongleert met taken en meer werkzaamheden kan afhandelen.

Wil je weten hoe je dat het slimst je werk kunt organiseren? Dan is onze training “Je voornemens de Baas” over timemanagement en zelfmanagement iets voor jou. Daar leer ik je een nieuwe gewoonte zodat een takenlijst voor jou echt een succesvol hulpmiddel wordt.

Mogelijke lijst apps voor je telefoon

Takenlijst met de Microsoft To-Do App

Takenlijst maken met Microsoft To-Do app

Takenlijst met de Google Keep App

Takenlijst Google Keep App

Eerstvolgende Cursus Professioneel Timemanagement op

11 juli Eindhoven, 12 juli ONLINE LIVE, 12 sep Amsterdam, 13 sep Zwolle, 20 sep Utrecht, 26 sep Eindhoven, 30 sep Rotterdam, etc.

Meer info Meer data, locaties en prijs Klantervaringen

"Onze trainingen zijn populair. Wil je mee doen met onze training, wacht dan niet te lang met inschrijven."

We hebben niet alle data gepubliceerd. Wil je ze allemaal, vraag ze dan aan met onderstaande knop.

Ik wil nu alle trainingsdata en locaties in mijn mailbox

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

  1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

    Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 11 juli Eindhoven, 12 juli ONLINE LIVE, 12 sep Amsterdam, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

  2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

    Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

    Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

    Vraag dan hier een offerte aan.

  5. Ga je graag zelf aan de slag?

    Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.

Tip 98