Projecttijdbeheer
Als je een project uitvoert is altijd maar weer de vraag hoe je dit binnen de gestelde tijd gaat lukken.
Je wilt de tijd natuurlijk zo efficiënt mogelijk gebruiken.
Daarnaast zijn er oorzaken die de planning in de soep laten lopen.
Zoals:
- Onverwachte zaken en ad-hoc-klusjes,
- Andere gelijktijdig lopende projecten,
- Teamgenoten die iets van je willen,
- Gewijzigde eisen en vragen van de opdrachtgever of van je leidinggevende.
Maar ook nog de voortgang van het project bijhouden en rapporteren, naast het binnen het gestelde budget uitvoeren van het project.
Dit allemaal samen kan overweldigend voelen.
Timemanagement tijdens de voortgang van je project.
Timemanagement is een van de belangrijkste pijler onder projectmanagement.
Naast het uitvoeren en management van het project is de factor tijd doorslaggevend voor een succesvol resultaat.
Timemanagement helpt je bij het beter plannen en anticiperen op onverwachte zaken tijdens de uitvoer van het project.
Waarom is timemanagement belangrijk binnen projectmanagement?
Naast het definiëren van mijlpalen, activiteiten en taken is het inschatten van de doorlooptijd van elk onderdeel noodzakelijk.
Een belangrijke stap hierin is om het project op te splitsen in onderdelen met een duidelijk begin en einde.
Een project is als een reis in de tijd
Een project kun je zien als een reis.
Deze bestaat uit de volgende vier onderdelen:
- Het vertrekpunt,
- de bestemming,
- de routebeschrijving en
- het vervoermiddel.
1. Het vertrekpunt
Het vertrekpunt is binnen het project het uitgangspunt.
Zoals de huidige situatie, de probleemomschrijving en de opsomming van de belanghebbenden.
2. De bestemming
De bestemming is het uiteindelijke gewenste resultaat. Wat is de bedoeling en wanneer is het af.
3. De routebeschrijving
De routebeschrijving is het projectplan.
Dit beschrijft iedere stap van de uitvoering van het project.
Maar ook de wijze van controle en wat het eindresultaat van iedere stap is.
Verder zijn ook de volgorde en de afhankelijkheid tussen de stappen belangrijk om te definiëren.
4. Het vervoermiddel
Het vervoermiddel zijn de resources.
Zoals de mensen, materialen, de doorlooptijd en het budget om van het vertrekpunt op de bestemming aan te komen.
Dit zijn de drie belangrijke timemanagementvaardigheden binnen projectmanagement
Gebruik deze belangrijke timemanagementvaardigheden bij de uitvoering van het project en jouw collega’s verbazen zich over hoe goed jij in projectmanagement bent.
Je wordt hierdoor woest aantrekkelijk voor iedere projectleider of opdrachtgever.
1. Scheid de projectentakenlijst van je persoonlijke takenlijst.
Naast dat ene project heb je ook nog andere taken en andere projecten.
Zorg dat van al deze projecten en taken er één plek is waarop alleen jouw taken samenkomen.
Wat het beste werkt is om een takenlijst te maken voor een beperkte tijdsspanne.
Bijvoorbeeld voor één werkweek of desnoods voor één dag.
Zet deze in volgorde van prioriteit. De belangrijkste en urgente taken komen bovenaan.
2. Regel een rustige werkplek
Blokkeer tijd in je agenda om geconcentreerd te werken aan deze taken.
Focus vasthouden lukt alleen als je zo min mogelijk afleiding ervaart.
Als je deze focustijd in je agenda blokt zien jouw collega’s ook dat ze je niet mogen storen, of dat je niet beschikbaar bent voor overleggen en vergaderingen.
Focustijd is één van de timemanagementtips die zorgt voor optimaal tijdbeheer.
3. Doe niet alles zelf
Net als veel professionals heb je altijd meer te doen dan je tijd hebt.
Langere werkdagen maken wil niet zeggen dat je ook productiever bent.
De manier om meer gerealiseerd te krijgen is om taken te delegeren aan andere van je team of aan een externe partij.
Bijvoorbeeld een uitzendkracht, een ZZP-er, een werkstudent of stagiaire.
Leer je tijd effectief gebruiken
Geen van bovenstaande tips is de gouden pil die zorgt dat jij de tijd op kantoor onmiddellijk zal verminderen.
Deze vaardigheden vereisen oefening en volharding.
Dus leg de lat in het begin niet te hoog en start met het werken aan je timemanagementvaardigheden.
Bijvoorbeeld door het volgen van onze Training Professioneel Timemanagement of te kiezen voor 1 op 1 begeleiding en coaching op het gebied van plannen en organiseren van je werk.
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is
Eric van den Heuvel van
EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Vind je dit artikel interessant?
Anderen die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 17 juni Utrecht, 13 juli Utrecht, 14 juli Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je afdeling of team productiever wordenn?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
Vraag dan hier een offerte aan.
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is?
Stel je vraag aan mij (Eric) via
073-6 232 804 of
stel je vraag via mail, voor een gratis en vrijblijvend advies.
Wil je dit artikel gebruiken?
Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.
Word jij ook gek van die eindeloze stroom e-mails in de gezamenlijke inbox 📬?
“Help, mijn inbox ontploft!” 📬
We denken vaak dat een out-of-office reply alleen nodig is als we ergens onder een palmboom liggen met een cocktail in onze hand.
Een mail met als onderwerp “vraagje” is net zo handig als een boek met de titel “bladzijden”.
Soms wordt een e-mailgesprek zo heen en weer geslingerd dat je er een tennisarm van krijgt.
Sommige mensen gebruiken hun inbox alsof het een bezemkast is: vol vlaggetjes, sterretjes, kleuren, labels, mapjes en mails van vorige jaren.
Het is essentieel om prioriteiten te bepalen bij het uitvoeren van werkzaamheden.
Soms is het op je werk druk. Dat kan altijd een keer gebeuren.
Timeboxing kan helpen om beter grip te krijgen op je planning van je dag of week.
We denken van wel, maar in werkelijkheid vergeten we vaak om slim en intelligent te werken.