Het is essentieel om prioriteiten te bepalen bij het uitvoeren van werkzaamheden.
Begin met het analyseren van je taken en identificeer de meest urgente en belangrijke activiteiten.
Richt je aandacht vooral op deze prioriteiten, terwijl overige taken als secundair kunnen worden beschouwd en eventueel uitgesteld of gedelegeerd worden. …
Je zet die belangrijke grote en moeilijke klus regelmatig op je takenlijst of in je agenda.
Toch start je steeds met die andere urgente taken.
Gevolg is iedere keer een krappe deadline en je ervaart frustratie dat je nog niet begonnen bent met die klus.
…
Als je een project uitvoert is altijd maar weer de vraag hoe je dit binnen de gestelde tijd gaat lukken.
Je wilt de tijd natuurlijk zo efficiënt mogelijk gebruiken.
Daarnaast zijn er oorzaken die de planning in de soep laten lopen.
Zoals:
Maar ook nog de voortgang van het project bijhouden en rapporteren, naast het binnen het gestelde budget uitvoeren van het project.
Dit allemaal samen kan overweldigend voelen.
Timemanagement is een van de belangrijkste pijler onder projectmanagement.
Naast het uitvoeren en management van het project is de factor tijd doorslaggevend voor een succesvol resultaat.
Timemanagement helpt je bij het beter plannen en anticiperen op onverwachte zaken tijdens de uitvoer van het project.
Naast het definiëren van mijlpalen, activiteiten en taken is het inschatten van de doorlooptijd van elk onderdeel noodzakelijk.
Een belangrijke stap hierin is om het project op te splitsen in onderdelen met een duidelijk begin en einde.
Een project kun je zien als een reis.
Deze bestaat uit de volgende vier onderdelen:
Het vertrekpunt is binnen het project het uitgangspunt.
Zoals de huidige situatie, de probleemomschrijving en de opsomming van de belanghebbenden.
De bestemming is het uiteindelijke gewenste resultaat. Wat is de bedoeling en wanneer is het af.
De routebeschrijving is het projectplan.
Dit beschrijft iedere stap van de uitvoering van het project.
Maar ook de wijze van controle en wat het eindresultaat van iedere stap is.
Verder zijn ook de volgorde en de afhankelijkheid tussen de stappen belangrijk om te definiëren.
Het vervoermiddel zijn de resources.
Zoals de mensen, materialen, de doorlooptijd en het budget om van het vertrekpunt op de bestemming aan te komen.
Stress, tijdsdruk en geen overzicht over je werk. Kies voor
Gebruik deze belangrijke timemanagementvaardigheden bij de uitvoering van het project en jouw collega’s verbazen zich over hoe goed jij in projectmanagement bent.
Je wordt hierdoor woest aantrekkelijk voor iedere projectleider of opdrachtgever.
Naast dat ene project heb je ook nog andere taken en andere projecten.
Zorg dat van al deze projecten en taken er één plek is waarop alleen jouw taken samenkomen.
Wat het beste werkt is om een takenlijst te maken voor een beperkte tijdsspanne.
Bijvoorbeeld voor één werkweek of desnoods voor één dag.
Zet deze in volgorde van prioriteit. De belangrijkste en urgente taken komen bovenaan.
Blokkeer tijd in je agenda om geconcentreerd te werken aan deze taken.
Focus vasthouden lukt alleen als je zo min mogelijk afleiding ervaart.
Als je deze focustijd in je agenda blokt zien jouw collega’s ook dat ze je niet mogen storen, of dat je niet beschikbaar bent voor overleggen en vergaderingen.
Focustijd is één van de timemanagementtips die zorgt voor optimaal tijdbeheer.
Professional Timemanagement
Net als veel professionals heb je altijd meer te doen dan je tijd hebt.
Langere werkdagen maken wil niet zeggen dat je ook productiever bent.
De manier om meer gerealiseerd te krijgen is om taken te delegeren aan andere van je team of aan een externe partij.
Bijvoorbeeld een uitzendkracht, een ZZP-er, een werkstudent of stagiaire.
Geen van bovenstaande tips is de gouden pil die zorgt dat jij de tijd op kantoor onmiddellijk zal verminderen.
Deze vaardigheden vereisen oefening en volharding.
Dus leg de lat in het begin niet te hoog en start met het werken aan je timemanagementvaardigheden.
Bijvoorbeeld door het volgen van onze Training Professioneel Timemanagement of te kiezen voor 1 op 1 begeleiding en coaching op het gebied van plannen en organiseren van je werk.
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Anderen die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 8 mei Amsterdam, 8 mei Alkmaar, 5 juni Rotterdam, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stel je vraag via mail, voor een gratis en vrijblijvend advies.
Soms is het op je werk druk. Dat kan altijd een keer gebeuren.
Incidenteel te druk zijn is niet het probleem. Structureel te druk zijn wel.
Dan moet je op zoek naar een structurele oplossing.
Je productiviteit gaat omhoog als je stopt met te druk zijn. …
Tijdens één van mijn trainingen over Professioneel Timemanagement vertelde Kees, een deelnemer aan de training, mij over de vele mailtjes die hij krijgt.
Gevolg was dat hij niet toekomt aan de grotere projecten.
“Die mailtjes bepalen mijn hele dag”, vertelde Kees emotioneel. “Ik voel …
Timeboxing kan helpen om beter grip te krijgen op je planning van je dag of week.
Maar een goede planning wil niet zeggen dat je week perfect verloopt.
De frustratie kan er uit bestaan dat je de geplande dingen niet afkrijgt door tijdlekkage.
Hoe kun je dan deze tijdlekkage beperken en het beste uit je dag halen?
Timeboxing is het antwoord hierop.
Het is een veel beproefde methode. Gebruikt door Elon Musk, Bill Gates en Cal Newport (auteur van het boek De Tijdsblokplanner en Deep Work) en vele anderen.
Het zorgt dat ze superproductief zijn.
…
Thuiswerken? Sommige zweren er bij.
Je hebt meer focus. Alleen jij, de laptop, en het geluid van de wasmachine op de achtergrond.
Alsof je in je eigen stilleven bent beland, zonder storende collega’s die uit het niets een brainstorm komen loslaten.
Hoe kijk jij tegen de situatie aan van thuiswerken?
Ben jij een professional die het thuiswerken een positieve verandering vind? Zoals:
Of ben jij iemand die ook graag wil werken op kantoor?
Omdat je het praatje mist bij het koffieapparaat of mee kan kijken bij je ervaren collega.
Dit ligt natuurlijk aan je soort werk, persoonlijkheid of ook aan je thuissituatie.
Als je iemand bent die voor zijn gevoel al veel te lang thuiswerkt heb ik een aantal tips. Deze zijn voornamelijk voor jou als je het volgende herkent: …
We denken van wel, maar in werkelijkheid vergeten we vaak om slim en intelligent te werken.
Productiviteit is geen marathon, maar een schaakpartij.
Het gaat over slim om gaan met:
Het gaat bij productiviteit om jouw inspanningen om te zetten in een zo groot mogelijk resultaat, met een minimum aan inzet.
Productief zijn is begrijpen hoe je succesvol kan zijn met minder stress en minder moeite door je tijd slimmer te gebruiken. …
Motivatie is het “motief” om iets te doen.
Het zijn persoonlijke drijfveren om tot een prestatie te komen.
Het enige nadeel is dat je vaak het motief uit het oog verliest en de daardoor de prestatie achterwege blijft.
Laatst sprak ik Frank, een deelnemer aan onze Training Professioneel Timemanagement.
Frank vertelde mij:
“Ik heb takenlijstjes en ik plan grotere klussen in mijn agenda.
Maar vaak heb ik geen motivatie om de geplande taak op te pakken.
Mijn prestaties zijn daardoor een stuk minder, dan wat ik zou kunnen!”
Herken je wat Frank mij vertelde?
…
Waarom stel je dingen uit?
Je bent niet de enige die last heeft van uitstelgedrag.
Want je herkent vast wel de volgende situaties. Zoals dat je eerst:
Het gevolg van uitstelgedrag kan zijn, dat je:
Door onze druk bezochte Open Training Professioneel Timemanagement of door onze inspirerende incompany trainingen, workshops en lezingen over plannen en organiseren van je werk, krijg jij en jouw collega’s ook vaardigheden ter voorkoming van tijdlekkage, tijdgebrek, werkstress, ongewenste onderbrekingen en alsmaar durende informatie overvloed van e-mail en interrupties.