Prioriteiten, hoe stel je die? (Tip 69)

Hoe stel je prioriteiten in je werk?

Prioriteiten stellen op het werk. Welke klus heeft prioriteit? Beslissingen makenPrioriteiten zijn belangrijk. Is wat je vaak hoort als je met iemand in gesprek gaat over je werkdruk. Maar is dat ook zo?
Want herken je bij jezelf het volgende:

  • Hard gewerkt vandaag maar niet het gevoel dat je gedaan hebt wat je had willen doen?
  • Meer te doen dan dat je tijd hebt?
  • Mijn ABC prioriteitenlijstje werkt niet niet meer?

We kennen het bijna allemaal wel. Het onbestemde gevoel dat je nu met iets bezig bent en jezelf afvraagt of dit het juiste is wat je hebt gekozen.

En je dacht nog wel dat je goed prioriteiten kon stellen.

Voordat je dit artikel verder leest raad ik je trouwens aan om het Gratis e-book "Prioriteiten stellen doe je zo !" te bekijken. Daarin leer je hoe jij zelf prioriteiten stelt en ontdek je alle technieken om dit op een snelle manier te doen. Je collega’s zullen versteld van je staan.

Waar komt dit onbestemde gevoel vandaan?

Meestal komt dit gevoel door onvolledig overzicht over alles wat er speelt en daardoor op jouw bordje ligt.

Je kunt pas goede prioriteiten stellen en de juiste taak kiezen als je weet wat jouw complete werkvoorraad is.

Het is de meest gestelde vraag tijdens mijn lezingen en trainingen over het onderwerp van effectief werken: ”Hoe stel ik prioriteiten?”

Als eerst stel ik de vraag: “Wat is jouw functie of rol?” of ”Wat zijn jouw verantwoordelijkheden?” Dat is meestal wel redelijk te beantwoorden.

Maar als ik dan vraag: ”Wat zijn binnen die verantwoordelijkheden dan al je taken en projecten die er spelen?”. Dan zie je de nadenkrimpels op het voorhoofd verschijnen.

De vraag is niet, wat doe je allemaal, maar wat behoor je allemaal te doen?

Als je dat weet, dan kun je pas prioriteiten stellen.

Zo stel je prioriteiten.

Maak drie lijsten.

Lijst A. Met alle urgente en belangrijke taken.

Zoals, die klant die zo snel mogelijk geholpen moet worden. De rapportage waar je collega op zit te wachten. Dit zijn meestal de taken die gezien jouw rol of functie op jouw bordje liggen.
( Lees hier meer over hoe je belangrijke en urgente taken kunt bepalen. )

Lijst B. Belangrijke zaken die niet urgent zijn.

Dat zijn de projecten die een gevolg zijn van de doelen op de lange termijn. Zoals een nieuwe productie of een nieuwe dienst ontwikkelen. Promotiemateriaal ontwerpen en laten maken. Procedures en werkinstructies opstellen. Maar ook jezelf scholen en je netwerk uitbreiden.

Lijst C. Vaste taken, die regelmatig terugkomen.

Zoals het opstellen van de agenda voor de maandelijkse teamvergadering. Het invullen van je urenverantwoording. Het versturen van de maandelijkse declaraties of het bestellen van de kantoorbenodigdheden.

Is alles compleet, niets vergeten?

Bekijk de lijst nu rustig en vind er wat van.

Met andere woorden, reflecteer op je werkvoorraad en bedenk voor iedere taak of dit klopt met jouw rol en functie in het bedrijf.

Het is niet ondenkbaar dat je daar moeite mee hebt. Vraag dan om hulp om samen naar deze lijst te kijken. Bijvoorbeeld je leidinggevende of een collega.
Je kunt dan samen bepalen of de taken en projecten op jouw bordje horen, de deadline reëel is of dat jouw manier van invullen van de taak anders kan.

Altijd druk? Volg onze
Training Timemanagement

Bepaal de volgorde van prioriteit

Zet nu de taken van lijst A op volgorde van uitvoeren door rekening te houden met de deadline en benodigde tijd. Als deze taken allemaal eenzelfde prioriteit blijken te hebben, bepaal dan de impact van het resultaat van deze taak op jouw afdeling of bedrijf.

Hoe meer de taak bijdraagt aan het bedrijfsbelang, hoe hoger de prioriteit moet zijn.

Pas op voor achterstallig onderhoud.

Daarna bekijk je de taken die belangrijk zijn maar niet urgent. Blokkeer in de toekomst tijd in je agenda hiervoor. Want als je de taken van lijst B niet gaat inplannen, dan worden ze vanzelf een keer urgent.

Zoals achterstallig onderhoud van je auto, waardoor je onverwacht stil komt te staan.

Of informatie negeren van nieuwe ontwikkelingen in je vakgebied, waardoor jouw klant je attent maakt op nieuwe mogelijkheden. Dan kan dit nadelig zijn voor je reputatie als specialist of adviseur.

Vervolgens plan je de vast terugkerende taken in je agenda. Bij taken met eenzelfde interval van een week of maand, kan dat eenvoudig met een herhalende afspraak in je digitale agenda (bijv. Outlook of Lotus Notes).

Rust in je hoofd

Als laatste overzie je jouw gehele plaatje en kun je beter inspelen op veranderende prioriteiten door externe factoren. Er ontstaat weer rust in je hoofd, omdat je door het totale overzicht van je werkvoorraad geen last hebt van dat onbestemde gevoel dat je misschien nu met het verkeerde bezig bent.

Wat laatste tips

Supertip: "Gratis e-book “Prioriteiten stellen doe je zo!"

DOWNLOAD NU

Blijf realistisch over wat je kunt doen op een dag. Begin de dag met je eigen plan, door 2 of maximaal 3 taken van je lijst af te werken.

De tijd die over is kun je eventueel besteden aan urgente ad-hoc taken die plotseling op je bureau landen.

Want als je zelf geen plan hebt, kom je in het plan van iemand anders terecht.

Heb je moeite met prioriteiten stellen of wil je nog beter prioriteiten kunnen stellen en boven op je werk blijven? Volg dan onze timemanagement training "Je voornemens de baas".
Training voor jou zelf Wat deelnemers er zelf over vertellen

 

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

Gratis e-book Prioriteiten stellen doe je zo !

Prioriteiten stellen doe je zo. Gratis ebook download nu

Dit gratis e-book over prioriteiten stellen heb ik speciaal geschreven voor mijn vele website bezoekers die meer willen over prioriteiten stellen.

Gratis eBook over:

  • Het meest gebruikte hulpmiddel voor stellen van prioriteiten
  • Stop verlies van tijd
  • Zo stel je beter prioriteiten in je werk
  • Laat je collega’s versteld staan
Gratis eBook Prioriteiten stellen doe je zo!
DOWNLOAD NU

Beoordeeld: 9.3 uit 10 (Aantal downloads: 3265)