Tip 74 De onbekende kracht van het “Wachten op”-lijstje

Kun je echt vertrouwen op het nakomen van jouw verzoek?

Tip74_zndlprHerken jij de situatie dat jij een heel duidelijk verzoek doet, maar dat het antwoord maar niet komt?

Of je bent helemaal vergeten dat je nog een antwoord moet krijgen op een vraag, alvorens je verder kunt gaan met jouw project?

Of je hebt iets “zo snel mogelijk” gevraagd en je krijgt het onbestemde gevoel dat de ander jouw urgentie anders interpreteert?

Of jij moet de voorgang bewaken maar je komt er maar niet aan toe, door je drukke werkzaamheden?

Of jij bent leidinggevende en je hebt belangrijkere dingen te doen dan iedereen “achter de broek aan te zitten”?

Of je bent projectleider en hebt het gevoel dat jij steeds maar weer degene bent die de zaken op de rails moet houden?

Stress door jouw eigen verzoek

Jij herkent vast wel het verzoek aan je collega waar maar niet aan voldaan wordt.

Vlak voor de deadline wil je hem daar persoonlijk aan herinneren. Blijkt hij net een dag op cursus te zijn en is hij niet te bereiken. Daar zit je dan met dat project met de naderende deadline.

Gevolg is dat jij ook je afspraken niet na kan komen en dat geeft stress.

Natuurlijk is het de taak van de ander om zijn eigen deadline te bewaken. Maar we hebben het allemaal druk. Dus waarom zou men jouw verzoek eerder behandelen dan andere verzoeken?

En hoe krijg je hier invloed op?

Minder stress, maar meer effect

Als op één of meerdere situaties van hierboven herkent dan heb ik hieronder de oplossing die jij waarschijnlijk nog niet kent. Leg een “Wachten Op”-lijstje aan.

Dit is een lijstje met alle zaken waarvoor je op een antwoord of resultaat wacht.

Bijvoorbeeld die laptop die je besteld hebt, de prijsopgave waar je om verzocht hebt, de taak die jij gedelegeerd hebt of het antwoord waar je op wacht. Of het ontvangen van de notulen of het verslag van de laatste vergadering.

Als je deze “Wachten Op”-lijst regelmatig bijhoudt, blijven deze belangrijke verzoeken op je radar staan.

Hierdoor is het eenvoudig om snel even een mail te sturen ter herinnering dat je nog op actie of antwoord wacht.

Of in de wekelijkse teamvergadering je collega persoonlijk herinneren aan de antwoorden van jouw uitstaande vragen en verzoeken.

Eerst volgende timemanagement cursus op 5 juni Amsterdam, 12 juni Rotterdam, 19 juni Eindhoven, 26 juni Maastricht, 27 juni Utrecht, 3 juli Groningen enz.
Meer info Meer data, locaties en prijs Klantervaringen

"Onze trainingen zijn populair. Wil je mee doen met onze training, wacht dan niet te lang met inschrijven."
Ik wil nu de trainingsdata en locaties in mijn mailbox

Hoe ziet een “Wachten op”-lijstje er in de praktijk eruit?

Op het “Wachten op”-lijstje komen alleen de voor jouw belangrijke zaken waar jij op wacht.

Bijvoorbeeld zaken die benodigd zijn voor jouw voortgang van een project.

Of antwoorden die jij nodigt hebt om je taak af te maken.

“Wachten-op-lijstje

Voorbeeld “Wachten-op”-lijstje

Of voortgangsinformatie, productiecijfers of verkoopresultaten die jij periodiek moet krijgen om jouw rol als leidinggevende of (project) manager goed te vervullen.

In mijn training Time Management zie ik vaak dat dit soort zaken op de To-Do lijst komen. Ik ben daar zelf geen voorstander van.

Je vervuilt het overzicht met jouw eigen taken met taken die anderen moeten doen.

Je To-Do lijstje gebruik je dagelijks, maar je “Wachten op”-lijstje maar enkele keren per week. Daarom is het praktischer om hiervan aparte lijstjes maken, zodat je deze lekker snel kan doornemen.

De kracht zit in de routine

Een “Wachten op”-lijstje gaat alleen voor jou werken als je deze op regelmatige basis doorloopt.

Afhankelijk van de mate van hectiek van jouw werkzaamheden kan dat variëren van minimaal eenmaal per week tot meerdere keren per week.

Je zou bijvoorbeeld dit als herhalende afspraak in je elektronische agenda kunnen zetten. Bijv. “Nakijken Wachten op lijst”.

Zaken met een naderende deadline waarop je geen reactie hebt ontvangen hebben nu jouw actie nodig. Op een (vriendelijke) manier attendeer je de ander op een openstaand verzoek. Is er een verzoek die al is ingelost dan kun je deze verwijderen.

Maak er een gewoonte van dat je bij ieder belangrijk verzoek aan een ander deze direct op de “Wachten op”-lijst zet. Nog eenvoudiger is om elk verzoek via mail te bevestigen en deze mail naar een mapje “Wachten op” te verslepen.

Bijvoorbeeld: “In vervolg op ons telefoongesprek verwacht ik de verkoopcijfers van vorige maand komende vrijdag.

Op deze manier kost het vastleggen hiervan de minste tijd. Zorg dan wel voor een goed onderwerp van de mail, zodat je niet steeds de mails hoeft te openen om te achterhalen waar je op wacht. Bijvoorbeeld “Verzoek verkoopcijfers vorige maand, uiterlijk vrijdag”.

Resultaat van het “Wachten op”-lijstje

Tip: Altijd maar druk? Dan is timemanagement iets voor jou:
Meer weten?

Door op één plek alle openstaande verzoeken te bewaren krijg je meer rust in je hoofd.

Jij toont jouw georganiseerdheid aan door op een structurele manier jouw verzoeken te bewaken.

Een bijkomend voordeel is dat men weet dat jij vasthoudend bent met jouw verzoeken. Men gaat daardoor zelfs jou sneller antwoorden.

Want niemand vindt het prettig dat anderen herinneren aan vergeten zaken.

Een “Wachten op”-lijst is daarom een eenvoudig hulpmiddel om in een vroeg stadium anderen te herinneren. Dit voorkomt stress aan beide kanten.

Jij denkt minder vaak op verkeerde momenten aan openstaande verzoeken, met als gevolgd dat jij ook een helder hoofd kan ervaren.

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en time-management uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een training timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company training timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement eBook zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Eerst volgende timemanagement cursus op 5 juni Amsterdam, 12 juni Rotterdam, 19 juni Eindhoven, 26 juni Maastricht, 27 juni Utrecht, 3 juli Groningen enz.
Meer info Meer data, locaties en prijs Klantervaringen

"Onze trainingen zijn populair. Wil je mee doen met onze training, wacht dan niet te lang met inschrijven."
Ik wil nu de trainingsdata en locaties in mijn mailbox

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Wil je dit artikel gebruiken op je eigen website, tijdschrift, nieuwsbrief of ander medium? Dat mag van mij na schriftelijke toestemming en als dit inclusief een bronvermelding is met een werkende link naar onze website www.eenhelderhoofd.nl met de tekst:
Geschreven door Eric van den Heuvel van Advies en begeleiding "Een HelderHoofd"
"Wij leveren nachtrust".
Ga naar www.EenHelderHoofd.nl voor nog meer slimmer werken tips.
 
Mocht je hier gebruik van willen maken dan ontvangen wij graag van jou de link naar de locatie waar je ons artikel hebt geplaatst. Indien de site of het medium waarop onze tekst geplaatst wordt niet strookt met onze normen en waarden, dan behouden wij het recht om de plaatsing te verbieden.