10 tips om tijdrovers legaal en snel om zeep te helpen

10 tips om tijdrovers legaal en snel om zeep te helpen

Minder gedaan dan je van plan bent

tijdrovers tijdverspillingHerken je dat je vaak meer te doen hebt dan je tijd hebt?

Herken je dat je dag met goede voornemens begint, maar toch niet alles af hebt wat je had willen doen?

Mensen hebben de gewoonte om tijdsduur te positief in te schatten.

Daarnaast gebeuren er dagelijks zaken die ongemerkt onze tijd stelen.

Met onderstaande tips kun je veel voorkomende tijdrovers snel en legaal nek de om draaien. Als je deze toepast zal je meer grip krijgen om die hectische dagen te voorkomen waarbij alles anders loopt dan je gepland hebt.

1 Kom uit je e-mail inbox

Dit is nummer één van alle tijdrovers. Stop met leven in je e-mailbox, en slacht dat e-mailbeest.

Werk slimmer met e-mail en check je mailbox op vaste tijdstippen van de dag. Neem direct een besluit over het e-mailbericht:

  • Doen,
  • Delegeren,
  • Dumpen,
  • of Ooit-misschien.

Pak wat vaker de telefoon voor moeilijke vragen of situaties. Dat scheelt al heel veel op- en neer sturen van e-mailberichten. Veel nuttiger is om een korte samenvatting van het telefoongesprek te sturen, zodat je zeker weet dat je gesprek helder is overgekomen.

Een uitspraak tijdens mijn time-management training is vaak:

Wie veel mail verstuurd kan ook veel mail verwachten.

Dit houdt ook in dat je zuinig moet zijn met anderen als CC op te nemen.

2 Zet social media en e-mail geluidjes

Even snel kijken naar die pop-pup of pingel van een nieuwe mail is dodelijk voor je productiviteit.

Tip: Altijd maar druk? Dan is Professioneel Timemanagement iets voor jou:
Meer weten?

Bepaal zelf wanneer je naar je nieuwe mail kijkt en zet die pop up uit. In MS-Outlook kun je dit vinden onder:

Bestand -> Opties -> E-Mail -> “Ontvangst van bericht”.  Zet daar alle vinkjes uit.

Je kan ook nog de berichtengeluidjes op je telefoon uitzetten. Op je iPhone bij instellingen, berichten centrum, kies de social media app en zet geluiden uit. Op een Android telefoon kun het geluid uitzetten via instellingen via het menu van de social media app.

3 Stop met uitstelgedrag

Mensen hebben de neiging om pijn te vermijden en plezier te verkrijgen. Dat is de oorzaak van uitstellen van vervelende taken.

Begin met die vervelende klus waar je al dagen tegen aan zit te hikken als eerste. Onthoud daarom de afkorting DERK: “Doe Eerst Rot Klus”. Ik heb daar al eerder een artikel over geschreven.

4 Beperk vergadertijd

Spreek vooraf hoe laat je stopt met de vergadering. Vraag je af of je wel bij iedere vergadering aanwezig moet zijn. Hoe weet je dat deze vergadering belangrijk is en bijdraagt tot het realiseren van jouw doelen.

Misschien kunnen sommige zaken ook 1 op 1 worden besproken.

5 Besteed wachttijd nuttig

We hebben allemaal nog wel te lezen materiaal liggen, waar we niet aan toe komen.

Reis je veel via openbaar vervoer of moet je vaak wachten tijdens afspraken of vergaderingen? Zorg dan dat je altijd van dit nuttige leesvoer klaar hebt liggen om mee te nemen.

Zoek op het vliegveld een koffiebar, verwen je zelf met een lekkere espresso, thee of fruitsap en duik met je neus in je vakliteratuur of business rapporten.

6 Beperk langdradige collega’s

Je kent ze wel de collega’s die frequent gebruik maken van jouw open deur beleid.

Ze blijven maar vertellen terwijl je nog 100 andere dingen te doen hebt. Vertel dit gewoon rustig.

De volgende goede tip komt van een deelnemer van mijn workshop, hij vertelde: “Ik sta op, pak een stapel papier onder mijn arm en loop richting de deur. In alle gevallen reageert de bezoeker met het excuus dat hij niet wist dat je geen tijd had.”

Wil jij je nog beter wapenen tegen ongewenst interrupties, lees dan dit artikel daarover.

7 Stel een maximum in voor social media gebruik

Je checkt net even je favoriete social media kanaal en voor dat je het weet klik je door van het ene bericht naar het volgende bericht.

Of je verliest je zelf in een grappig filmpje van een piano spelende hond in een clownspak die al je vrienden al ge-‘liked’ hebben. Zet een alarm voor een maximale social media surftijd. Of nog beter, plan deze tijd na je werkdag.

8 Plan storingsvrije tijd

Die moeilijke klus komt maar niet af. Je wordt steeds onderbroken door anderen die langs komen of jou bellen. Zo kom je nooit in een flow.

Ga op een alternatieve werkplek zitten en vertel niemand dit. Zeker met flexplekken is dit goed mogelijk.

Zet je mobiele telefoon uit en vraag een collega om voor een uurtje jouw bureautelefoon te beantwoorden. Als tegen prestatie kun je op dezelfde manier jouw collega een uurtje storingsvrije tijd geven. Zo komen jullie allebei toe aan het afwerken van die ene als maar durende klus.

9 Omzeil bureaucratie

Vertel je leidinggevende welke doelen je op korte termijn wil gaan realiseren en hoe je dat gaat doen. Vertel ook wat de bijdrage aan de klantgerichtheid of winstrealisatie is. Deel mee wat je daarvoor nodig hebt om je doel te bereiken, zonder expliciet toestemming te vragen. Noem alleen feiten en cijfers en ga aan de slag en houd je leidinggevende op de hoogte van de voortgang.

10 Doe maar 1 taak tegelijkertijd

Multitasking, meerdere dingen gelijk tijdig doen is een valkuil.

Vooral bij complexere taken. Je denkt dat je tegelijkertijd taken kunt uitvoeren maar het gevolg is dat je steeds tijd en energie verliest aan het schakelen tussen de verschillende taken. Het herfocussen op waar je mee bezig was, of het maar half aandacht geven aan een e-mail die je aan het schrijven bent is niet erg efficiënt. Beter is om de taken achter elkaar af te werken. Zo verlies je niet de tijd aan omschakelen en je opnieuw te concentreren.

Enkele tijdrovers zijn soms ook taken die niet onder jouw verantwoordelijkheid vallen. Als je niet duidelijk weet wat je taken zijn, dan is een gesprek met je leidinggevende hierover misschien de eerste stap die je moet zetten.

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
  1. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen? Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
  2. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen? Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas”
  3. Wil je met je team of afdeling productiever worden? Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
  4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover? Vraag dan hier een offerte aan.
  5. Ga je graag zelf aan de slag? Dan is mijn GRATIS timemanagement e-book zeker interessant voor jou.
Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op telefoon 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Eerst volgende Cursus Professioneel Timemanagement op

18 dec Rotterdam (bijna vol), 16 jan Eindhoven, 22 jan Den Bosch, 29 jan Amsterdam, 3 feb Utrecht, 11 feb Rotterdam, 17 feb Eindhoven, etc.

Meer info Meer data, locaties en prijs Klantervaringen

"Onze trainingen zijn populair. Wil je mee doen met onze training, wacht dan niet te lang met inschrijven." Ik wil nu de trainingsdata en locaties in mijn mailbox

 

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.

Tip 56